社員が社用パソコンを紛失！会社がすぐにするべき対応とは？

社員に会社のパソコンを貸し出すことがあると思いますが、そうすると社員が会社のパソコンを紛失してしまうことがあります。

社員に会社のパソコンを貸し出していて、社員がパソコンを紛失してしまった場合はすぐに対応することが大切です。

このページでは、社員がパソコンを紛失してしまった時にすぐにすべき対応をご紹介します。

今後の紛失を防止するための対策もご紹介するので、ぜひご覧ください。

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社員がパソコンを紛失したらすぐにするべき対応

社員が会社のパソコンを紛失してしまった時にはどうすればいいのか、するべき対応をご紹介します。

ヒアリングする

社員がパソコンを紛失したとわかったら、紛失した社員にヒアリングして事実確認をしましょう。

パソコンを紛失したら、警察などに協力してもらいながら速やかな対応をする必要があります。

そのためにも紛失した社員から紛失した時の正確な情報を聞き取りましょう。

迅速に正確な情報をヒアリングすることで会社による今後の対応のスピードが早くなり、被害を最小限に抑えることにつながります。

ヒアリングすべき内容は下記の通りです。

• 紛失したパソコンに保存されている情報の内容
• 紛失したパソコンの特徴
• 紛失したパソコンのパスワード設定などの状態
• いつどこで紛失したのか
• 紛失するまでの具体的な経緯
• いつ紛失したことに気づいたのか

パソコンを紛失した場所に問い合わせる

パソコンを紛失した場所に問い合わせましょう。

電車の車内や駅に紛失したのであれば鉄道会社へ、レストランなどのお店で紛失したのであればお店へ問い合わせます。

警察にも連絡して、紛失届を出します。

パソコンを紛失したことを連絡する

パソコンを紛失してしまったら、顧客の個人情報や取引先の企業の機密情報が流出するリスクがあります。

そのためパソコンを紛失したことで個人情報が流出している可能性があることがわかったら、すぐに被害者へ伝えなければなりません。

このことは個人情報保護法第7条によって定められています。

事情説明は、いつどのようにしてどのような個人情報が流出したのか、なるべく詳しく具体的に説明します。

情報漏洩してしまった個人情報の持ち主や取引先の企業へメールで直接連絡したり、会社のホームページやマスコミを利用して公表したりする必要があります。

パソコンを紛失したことを隠していると、企業の信用が大きく低下し、被害も大きくなる危険があるからです。

被害の及ぶ範囲を迅速に把握して連絡することで、会社の信頼が低下するのを最小限に抑えることができます。

たとえばクレジットカード情報が漏洩した場合は、お金を不正に引き出されてしまう危険があります。

個人情報が流出してしまった被害者本人がこのような二次被害を防止するためにも、事情説明が必要です。

パソコンをどのように紛失してしまったのか情報をまとめて、関係者に伝えましょう。

関連記事：社用パソコンを紛失してしまった時の対応と、今後の紛失を防止するために

謝罪する

パソコンを紛失したことを被害者に連絡するとともに、謝罪する必要があります。

事情の説明を記載したメールを送信する時や、ホームページやマスコミを利用して公表したりする時に、謝罪文も一緒に記載しましょう。

関連記事：個人情報漏の一番多い原因とは？実態調査から見えること

パソコンの紛失を防止するための対策

前もって対策しておくことで、社員のパソコンの紛失は防止することができます。

会社側で社員がパソコンを紛失するのを防ぐための防止対策を実施しましょう。

持ち出すパソコンに重要な情報を保存させない

社外へ持ち出すパソコンには重要な情報を保存させないようにしましょう。

たとえば大量の顧客情報や会社の業務資料などのような重要な情報は、社外へ持ち出しせるパソコンには保存させないようにします。

こうすることでパソコンを紛失した時のリスクを最小限に抑えることができます。

パスワード設定や暗号化をする

会社のパソコンを持ち出さなければならない場合は、万が一パソコンを紛失した場合に備えて、パスワード設定や暗号化をすることで対策できます。

パソコンにパスワードを設定させたり、ファイルを暗号化させたりして、パソコンを紛失して第三者の手に渡っても中身を見られないようにしておきましょう。

パソコンにパスワードを設定させたりファイルを暗号化させたりしても、パスワードや暗号の解読ツールがあるので突破されてしまうこともあります。

このような不正な読み出しを防ぐための暗号化ソフトもあるので、これを導入するとさらにセキュリティを強化することができます。

ルールを決めておく

パソコンの紛失防止のためのルールを決めて社員たちに守らせることで、会社全体の危機管理が向上して紛失防止につながります。

社員がパソコンを紛失するのを防止するのに効果的な社内ルールには、たとえば次のようなものがあります。

• 社外へパソコンを持ち出す場合は申請する
  
• 「顧客の個人情報」や「会社の機密情報」などパソコンに入っている情報を申請する
• 持ち出す目的を申請する
• 申請する時に紛失時の対応を確認する

社員へパソコンを紛失しないよう注意喚起する

社員たちへパソコンを紛失しないよう注意喚起することも大切です。

パソコンの紛失は社員の注意不足によって起きることがほとんどなので、注意喚起してセキュリティへの意識を向上させる必要があります。

社員一人一人がパソコンを紛失することにあるリスクについて理解して、注意することが紛失防止につながります。

社員たちへパソコンを紛失しないよう注意を呼びかけることが大切です。

パソコンを紛失することは自社や取引先企業、顧客などの関係者に大きな被害を及ぼす危険があることや、責任の重さについて伝えましょう。

セミナーや講習会を定期的に開催することは、社員たちへパソコンを紛失することの危険性を伝え、セキュリティへの意識を向上させるのに効果的です。

関連記事：会社PCを持ち出している企業・社員は必見！｜PCを紛失しない為には

まとめ

このページでは、社員がパソコンを紛失してしまった時にすぐにすべき対応と、今後の紛失を防止するための対策をご紹介しました。

社員が会社のパソコンを社外へ持ち出した時、社員が会社のパソコンを紛失してしまうことがあります。

社員がパソコンを紛失してしまった場合はすぐに対応するようにして、紛失を防止するために日々対策していくことが大切です。

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