社用パソコンを紛失してしまった時の対応と、今後の紛失を防止する方法

社員が会社のパソコンを社外へ持ち出すことは多くあると思いますが、このように社用パソコンを社外へ持ち出すと社員がパソコンを紛失してしまう可能性が出てきます。

ここでは、社員が会社のパソコンを紛失した場合について、どのようなリスクがあるのか、もし紛失してしまった時には会社側はどのような対応をすればいいのかご紹介します。

パソコンの紛失を防止するのに有効な防止策についても合わせてご紹介していきます。

会社のパソコンを紛失した場合に伴うリスク

会社のパソコンの中には大切な個人情報が多く入っています。

もし会社のパソコンを紛失してしまったらどのようなリスクが伴うのかご紹介していきます。

個人情報が流出する

個人情報の流出は社会的な問題になっていますが、そのうち約45％はパソコンのような物品の紛失が原因となっています。

会社のパソコンには、仕事に関するメール、資料、顧客の連絡先などが入っているので、個人情報が大量に保存されています。

このような会社のパソコンを紛失することは、顧客や利用者のプライバシー情報や会社の機密情報など、第3者に渡ってはならないような個人情報が流出してしまうことにつながるのです。

個人情報が詐欺グループに悪用される

もし顧客情報などの個人情報が流失して詐欺グループや悪徳業者の手に渡ってしまったら、不審なダイレクトメールの発送や振り込め詐欺などに悪用されることになります。

会社への信用が低下する

流出した個人情報が悪用された場合には、流出元となった会社のイメージは大きく低下し、損害賠償を請求されることもあります。

悪用されなかったとしても、上記のように悪用される危険性があるだけでも会社はダメージを受けることになります。

顧客が会社の情報管理体制に不満を持ち、会社への信用が低下してしまうからです。

このような会社への信用の低下は顧客を失うことにつながり、一度失った会社への信用を取り戻すのはとても難しいです。

会社の情報が外部に漏れてしまうと、株価の下落やブランド力の低下につながります。

たった1つのパソコンの紛失によって、会社の経営を揺るがしてしまうような事態に発展してしまうのです。

会社のパソコンを紛失した時にするべき対応

社員が会社のパソコンを紛失してしまった時にはどうすればいいのか、するべき対応をご紹介します。

迅速にヒアリングをする

パソコンを紛失したとわかったら、警察や紛失した店舗などとの間で速やかな対応をする必要があります。

そのためにも、紛失した時についての正確な情報を紛失した社員から聞き取る必要があります。

保存されている情報の内容、紛失したパソコンの特徴、パソコンの紛失した時のパスワード設定などの状態、紛失するまでの具体的な経緯など、ポイントを押さえて報告させましょう。

こうすることで会社による今後の対応のスピードが早くなります。

以下のような「5W1H」の観点で調査して情報を整理することが大切です。

• ①Who：紛失の当事者は誰か
• ②What：何を紛失したのか
• ③What：紛失したものに入っていた情報は何か
• ④When:いつ紛失したのか
• ⑤Where：どこで紛失したのか
• ⑥Why：なぜ紛失したのか
• ⑦How：紛失したことが判明した理由は何か

紛失した場所に問い合わせる

紛失した場所に問い合わせを行います。

電車の車内や駅であれば鉄道会社の担当窓口、レストランなどのお店であれば店舗窓口など紛失した場所の管理者に速やかに問い合わせましょう。

警察にも連絡して、紛失届などの届け出を行います。

被害者に報告して謝罪する

紛失したことが発覚して個人情報が流出している可能性があることがわかったら、すぐに情報漏洩が起きた個人情報の持ち主である被害者に対して、紛失したことを報告しましょう。どのように紛失してしまったのかなどを伝えて、被害者に対して謝罪をする必要があります。

情報漏洩してしまった個人情報の持ち主へ連絡したり、ホームページやマスコミによって公表する必要があるということが個人情報保護法第7条によって定められています。

個々の被害者のメールアドレスへ謝罪と簡潔な事情説明を記載したメールを送信しましょう。それと合わせて、会社のホームページの目立つところに謝罪と事情説明の文書をアップします。場合によってはマスコミなどによる公表を行う必要があります。\

個人情報の入ったパソコンを紛失したことを隠していると、さらに企業の信用の低下を招くことになります。個人情報が流出したまま放置してしまうと、悪用されて顧客が被害を受けることにもつながります。

影響のある範囲を迅速に把握して関係者にしっかり連絡することで、会社の信頼の低下を最小限にすることができます。

事情説明では、「いつ」「どのような個人情報が」「どのような規模で」流出したのか、経緯をなるべく具体的に説明します。

詳細な情報を公開することで、被害者の不安が大きくなるのを防ぐことができます。クレジットカード番号が漏洩した場合などには、被害者本人も二次被害を防止するために対策をする必要があるので、被害者が求める事情説明をすることが必要です。

パソコンの紛失による被害を防ぐための対策

個人情報を守るために、会社側はパソコンの紛失を防ぐための防止策や、パソコンを紛失した場合に被害が広がるのを防ぐため対策を実施しましょう。

パソコンを紛失することへの注意喚起

パソコンの紛失は、個人の注意不足によって起きるという場合がほとんどです。

社員一人一人が紛失のリスクについて認識して、注意をすることが情報流出の防止につながります。

そのためにも、パソコンの紛失が会社にもたらす影響の大きさや責任の重さについて社員に啓発して注意を呼びかけることが大切です。

外部にパソコンを持ち出した場合には、セキュリティ上の大きな危険を伴うということを社員各自にしっかり理解させるようにしましょう。

そのためには危機管理の教育としてセミナーや講習会を定期的に開いて、従業員の意識にパソコンを紛失することの危険性を刷り込むことが効果的です。

重要な情報を持ち出し用のパソコンに保存させない

持ち出すパソコンには重要な情報を保存させないことが大切です。

大量の顧客情報や会社の業務資料などを持ち出し用のパソコンに保存しないようにすることで、パソコンを紛失した際のリスクを最小限に抑えることができます。

終了した案件に関する資料を持ち出し用のパソコンに長期間保存しないようにすることでも、無用な情報流出を防ぐことにつながります。

紛失したらすぐ報告するよう指導する

社員がパソコンを紛失した時にはすぐに会社に報告するよう指導しましょう。社員がパソコンを紛失しても「会社にバレたらどうしよう」「まずは自分で探そう」といった考えで、すぐに会社に報告しないという可能性があります。

会社の業務に関する資料、顧客の個人情報などの情報が流出してしまった場合には、対応が遅れれば遅れるほど、情報流出による被害が大きくなっていきます。

社員がパソコンを紛失した時にはすぐに会社に報告するよう、普段からしっかり指導しておきましょう。

暗号化・パスワード設定をさせる

仕事の都合上どうしても会社のパソコンを持ち出さなければいけない場合もあると思います。

そのような場合は、パソコンの紛失に備えてファイルを暗号化させたり、パスワードを設定して、第三者の手に渡っても簡単にファイルを開けないようにしましょう。

ですがインターネット上で入手できる解読ツールがあるので、暗号化やパスワード設定をしてもこのような解読ツールを使用すれば数分で突破されることもあります。

第三者による不正な読み出しを防ぐための暗号化ソフトを導入することで、セキュリティレベルをアップさせることができます。

パソコンを持ち出す場合は申請させる

外部へパソコンを持ち出す場合は、事前に申請させましょう。可能であれば、持ち出す情報について、個人情報や機密情報といった内容や、持ち出す目的も申請させましょう。

パソコンを持ち出すことを申請する時には、対応策や責任の所在を確認させましょう。実際に紛失が発生した場合の対応策や責任の所在を明確にしておいて、申請する時に確認させるようにします。

ルールを決めておく

ここまでご紹介した、パソコンの紛失を防止するために社員に徹底してほしいことを、会社組織全体としてのルールとして決めておくのがおすすめです。決めたルールを社員に守らせることで、ておいて、こうす社員に順守させることで社内の危機管理を向上させることができます。

会社の総務が主体となって、組織会社全体におけるルールを決めて、社員たちに周知するようにしましょう。

パソコンを紛失するリスクを軽減するための社内ルールには、例えば以下のようなルールが考えられます。

仕事量や業務スタイルを改善する

どうしても会社から情報を持ち出さなければならない状況となっている場合には、会社の業務スタイルを改善する必要があります。

例えば業務量が多すぎるせいで持ち帰り残業が長時間あるような場合が当てはまります。

勤務時間内に終わらせることができないような仕事量は、多くの情報を頻繁に持ち出さなければならなくなっているので、調整する必要があります。

仕事の割り振り方などに問題があるという場合には、仕事量を分散するなどして改善しましょう。

社用パソコンの紛失を防げるサービス「Mamorio Biz」

ここで社用パソコンの紛失を防ぐのに効果的なサービスとして「Mamorio Biz」をご紹介します。

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けの備品の紛失を防止できるサービスです。

社用パソコンなどのような紛失したくないものに「MAMORIO」タグを取り付けることで、社員がパソコンを紛失するのを防止できます。

取り付けるタグ型と這って使えるシール型があり、パソコンやUSBの他、IDカード、鍵、など管理したい備品に取り付けて使えます。

専用のアプリをスマホでダウンロードして、簡単なセットアップを行うことで使い始めることができます。

MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から安全性やデザイン性が高く評価されています。

経済産業省が主催するプログラム「J-Startup」の採択を始め、グッドデザイン賞、2018年度 日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、デロイト トウシュ トーマツ リミテッド 2018年 日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しています。

MAMORIO Bizのメリット

MAMORIOタグは小さくてコンパクトなのでパソコンに取り付けても邪魔にならず、法人に合わせたサポートが充実しています。

MAMORIO Bizのメリットについて詳しくご紹介します。

小さくてコンパクト

MAMORIOは、世界最小クラスのコンパクトな紛失防止デバイスです。

小さくて薄いタグ型、貼って使えるシール型など、利用する備品やシーンに合わせてコンパクトで邪魔にならずに紛失防止対策が可能になります。

アプリの通知によって紛失を防止できる

MAMORIOを取り付けた備品が一定の範囲内から離れると、スマホに通知がきて知らせてくれます。

営業先など外出先で置き忘れてしまうことで紛失するのを未然に防ぐことができます。

法人に合ったサポートが充実

紛失してしまった場合にも、専門のサポートデスクが捜索を支援するので、紛失によって起こるトラブルを最小限におさえることができます。

他にも法人向けならではの便利なサポートが充実しています。

参考：その他サポート詳細についてこちら

MAMORIO Bizの製品をご紹介

MAMORIO Bizでは、それぞれの用途に合わせて「タグ型」と「シール型」の2種類のタイプがあります。

タグ型のMAMORIO S

タグ型のMAMORIO S は、紛失したくないものにストラップのように取り付けて利用できます。

価格：3,000 円（税抜） / 個

サイズ：35.5mm x 19mm x 厚さ 2.8mm

重さ：2.4g

電池寿命：約1年間

シール型のMAMORIO FUDA

シール型の MAMORIO FUDA は、紛失したくないものに貼り付けて利用できます。そのためパソコンなどタグ型のタイプが取り付けられないものに最適です。

価格：3,000円（税抜） / 個

サイズ：24mm x 36.2mm x 厚さ 3.4mm

重さ：3.4g

電池寿命：約1年間

参考：その他製品詳細についてはこちら

まとめ

ここでは、社員が会社のパソコンを紛失した場合について、発生するリスクや、会社側がすべき対応、紛失や情報漏洩を防ぐための対策についてご紹介しました。

社員が会社のパソコンを社外へ持ち出すと、パソコンを紛失して情報漏洩を引き起こす可能性が出てきます。

情報漏洩が起こると、会社への信用が低下して顧客を失うことにつながります。会社の経営を揺るがすような事態に発展してしまうこともあります。

紛失や情報漏洩を防ぐために事前に対策をしておくことが大切です。社員が会社のパソコンを紛失したとわかったら、被害を最小限におさえるためにもすぐに対応しましょう。

ぜひ今回ご紹介した内容を参考にして、個人情報や会社を守るための対策をしていただけたらと思います。