会社PCを持ち出している企業・社員は必見！｜PCを紛失しない為には

社員が会社のPCを社外へ持ち出すことは多くあると思いますが、このように社用PCを社外へ持ち出すと、社員がPCを紛失してしまう可能性が出てきます。

ここでは、社員が会社のPCを紛失した場合について、どのようなリスクがあるのか、もし紛失してしまった時には会社側はどのような対応をすればいいのかご紹介します。

PCの紛失を防止するのに有効な防止策についても合わせてご紹介していきます。

また、法人や団体様向けに忘れ物・備品紛失などを防ぐ紛失防止ソリューション「MAMORIO Biz」をご提供しています。機能や料金の詳細、他の企業でどのように導入／成果があったかなどの事例など、資料は無料でダウンロードできるのでぜひご参考ください。

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PCの持ち出しは紛失して情報漏えいにつながる

PCを社外へ持ち出すことは紛失するリスクが伴います。

企業の規模を問わず、社員にはそれぞれ1台ずつPCが支給されているというケースがほとんどで、営業活動など持ち出したPCを社外で仕事に活用するというシーンはとても多いです。

このようにPCを持ち出す機会は多くありますが、PCの持ち出しには紛失のリスクが伴い、紛失することは情報漏えいにつながります。

個人情報の漏えいは社会的に問題となっていますが、その約45％はPCのような物品の紛失が原因です。

以下にPCを持ち出した際の情報漏えいするパターンについてご紹介します。

置き忘れや盗難による紛失

カフェなどでPCが入ったカバンを置き忘れて盗まれる、使っていて少し席を離れた際に盗まれる、電車の網棚に置き忘れるなど、PCを持ち出すと紛失する危険にさらされます。

PCの中には重要な顧客の情報などが保存されているので、悪意のある人の手に渡るとそのまま情報漏えいにつながる可能性があります。

パスワードがあっても危険

「パスワードがあるから大丈夫」と思うかもしれませんが、カフェなどでPCにパスワードを入力しているところを背後から盗み見られて、情報を取得されてしまうこともあり、これは「ショルダーハック」と呼ばれます。

カフェや電車など人が多いところでPCを使う時は、背後や周囲に警戒する必要があります。

時には離れたところからカメラの望遠レンズなどで覗き見られるという場合もあります。

USBメモリをPCに差し込まれて感染させられる

パスワードが見られていなくても、ウイルスが仕込まれたUSBメモリをPCに差し込まれてウイルスに感染させられるというケースもあります。

ウイルスに感染するとPCの情報が勝手に送信されてしまうといった被害に遭う可能性があります。

情報漏えいするとどうなる？

情報漏えいした場合にはどんな被害が起こるのかご説明します。

会社のPCには、仕事に関するメールや顧客の連絡先など個人情報が大量に保存されています。

このようなPCを紛失して個人情報が漏えいすると、たくさんの人に迷惑がかかり、会社の信用低下にもつながります。

個人情報が悪徳業者に悪用される

顧客情報などの個人情報が漏えいして詐欺グループなどの悪徳業者の手に渡ったら、不審なダイレクトメールや振り込め詐欺などの犯罪に悪用されることになります。

会社の信用が低下する

情報漏えいが起こると、流出元となった会社のイメージは低下します。

悪用されなかったとしても、情報漏えいしたことで顧客は会社の管理体制に不信感を持つので、会社への信用は低下するのです。

一度失った会社への信用を取り戻すことはとても難しいので、こうした会社への信用の低下は顧客を失うことにつながります。

1つのPCを紛失することによって、会社の存続が危ぶまれる事態に発展してしまうのです。

会社のPCが紛失したらどうすればいい？

社員が会社のPCを紛失してしまった時にするべき対応をご紹介します。

PCを紛失したとわかったら、速やかに対応しましょう。

ヒアリングをする

PCを紛失したことが発覚したら、紛失した社員からPCやその時の状況について正確な情報を聞き取る必要があります。

PCに保存されている情報の内容、紛失したPCの特徴、紛失した時のパスワード設定などの状態、紛失するまでの経緯などをなるべく詳しく報告させましょう。

的確にヒアリングすることで、情報漏えいの被害を防ぐための今後の対応がスムーズになります。

ヒアリングでは以下のような「5W1H」の観点で聞き取ると具体的に情報収集できます。

①Who：紛失の当事者は誰か

②What：何を紛失したのか

③What：紛失したものに入っていた情報は何か

④When:いつ紛失したのか

⑤Where：どこで紛失したのか

⑥Why：なぜ紛失したのか

⑦How：紛失したことが判明した理由は何か

紛失した場所に連絡する

電車やレストランなど、紛失した場所に電話で問い合わせを行います。

PCを紛失したことを、電車の車内や駅であれば鉄道会社の担当窓口、レストランなどのお店であれば店舗窓口などに速やかに問い合わせましょう。

被害が及ぶ可能性のある人に連絡・謝罪する

情報漏えいした時に被害が及ぶ可能性のある人に、PCを紛失したこと、情報漏えいする危険性があることを発信しましょう。

このような場合に事実を公表する必要があることが「個人情報保護法第7条」によって定められています。

どのように紛失してしまったのかといった経緯や、どのような個人情報が流出したのかをなるべく具体的に説明します。

状況を伝えるとともに、被害者に対して謝罪をする必要があります。

個人情報の持ち主へメールなどで連絡したり、ホームページに掲載したりしましょう。

被害者のアドレスへ簡潔な事情説明と謝罪文を記載したメールを送信します。

それと合わせて、会社のホームページのわかりやすいところに事情説明の文と謝罪文をアップしましょう。

PCを紛失したことを隠していると、被害が大きくなることにつながり、企業の信用の低下も大きくなってしまいます。

クレジットカード番号などが漏洩した場合には、被害者本人も二次被害を防止するために対策をする必要があるので、事情説明を早急に詳しくすることが大切です。

詳細な情報を公開することで被害者の不安を最小源におさえることができ、会社の信頼の低下も最小限におさえることができます。

関連記事：社用パソコンを紛失してしまった時の対応と、今後の紛失を防止するために

PCの持ち出しによる紛失を防ぐ防止策

個人情報の漏えいを防ぐために、PCの紛失を防ぐ防止策を実施しましょう。

PCの更新を徹底する

持ち出すPCは更新を徹底して、必ず最新の状態にしておきましょう。

持ち出し用のPCは社内のネットワークに常に接続されていないので、最新のアップデートがされていないことがあります。

最新の状態にアップデートしていないとパッチが適用されていないことによって攻撃を受けやすい状態になっている可能性があります。

セキュリティソフトを導入する

持ち出しPCにはセキュリティソフトを導入することも大切です。

セキュリティソフトも最新の状態に更新されている必要があります。

ウイルス定義ファイルを最新の状態にしておくことで、セキュリティソフトの効力をしっかり発揮させることができます。

パスワードを設定する

PCの紛失に備えてパスワードを設定して、悪意のある人の手に渡っても情報の入ったファイルを開けないようにしましょう。

ログインパスワードは必ず設定しておきましょう。

ログインパスワードは解析されて解除されてしまうこともあります。

PCの中には指紋認証などの生体認証によるロック機能が用意されているPCもあるので、このようなロック機能を活用することをおすすめします。

ハードディスク（HDD）にパスワードを設定することも効果的です。

重要なファイルを暗号化したり、メールソフトをパスワードで保護することもおすすめします。

重要な情報は持ち出しPCに保存させない

社外へ持ち出すPCには重要な情報を保存させないようにしましょう。

顧客情報や会社の業務資料などを持ち出し用のPCに保存しないよことで、PCを紛失した際に伴うリスクを最小限におさえることができます。

持ち出す際は事前申請を義務にする

PCを持ち出す場合は担当部者へ事前に申請することを義務にして、PCを持ち出したら記録して、誰がPCを持ち出しているのかわかるようにして管理しましょう。

持ち出しPC用の申請書を用意して、持ち出す目的、期間、使用する場所を記入します。

こうすれば持ち出したPCを「誰が使ったか」「どこで使ったか」を把握できるようになります。

持ち出し専用のPCを用意する

社外への持ち出し専用のPCを用意しましょう。

持ち出し専用のPC以外のパソコンを社外へ持ち出して外部で使用することは禁止にします。

普段から社内で使用しているPCには重要な情報が毎日蓄積されているので、そのPCをそのまま持ち出すと紛失した際の大きなリスクが伴います。

必要最低限のファイルのみをコピーして持ち出す専用のPCを用意すれば、紛失した際のリスクが大幅になくなり安全性が高くなります。

持ち出しPCを紛失するリスクを注意喚起する

持ち出しPCの紛失は、ほとんどの場合は個人の注意不足によって起きます。

社員一人一人が紛失したらどんなリスクが伴うのか理解して、注意をすることが情報漏えいの防止につながります。

PCを持ち出した場合には、セキュリティ上の大きなリスクが伴うということを社員たちにしっかり理解させましょう。

PCの紛失が会社にもたらす影響の大きさや社員の責任の重さについて、社員たちに注意を呼びかけることが大切です。

社員たちの危機管理の意識を教育していくためには、セミナーや講習会を定期的に開いて呼びかけていくことをおすすめします。

「Mamorio Biz」で会社持ち出しPCの紛失をゼロにする

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けの備品の紛失を防止できるサービスです。

取り付けるタグ型と這って使えるシール型があり、パソコンやUSBの他、IDカード、鍵、など管理したい備品に取り付けて使えます。

専用のアプリをスマホでダウンロードして、簡単なセットアップを行うと使い始めることができます。

MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から安全性やデザイン性が高く評価されています。

経済産業省が主催するプログラム「J-Startup」の採択を始め、グッドデザイン賞、2018年度 日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、デロイト トウシュ トーマツ リミテッド 2018年 日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しています。

MAMORIO Bizの製品をご紹介

MAMORIO Bizでは、それぞれの用途に合わせて「タグ型」と「シール型」の2種類のタイプがあります。

タグ型のMAMORIO S

備品に取り付けるタグ型のMAMORIO S は、様々な備品に付けて利用できます。

価格：3,000 円（税抜） / 個

サイズ：35.5mm x 19mm x 厚さ 2.8mm

重さ：2.4g

電池寿命：約1年間

シール型のMAMORIO FUDA

備品に貼って使えるシール型の MAMORIO FUDA は、タグ型のタイプが付けられないパソコンなどの機材に貼って利用できます。

価格：3,000円（税抜） / 個

サイズ：24mm x 36.2mm x 厚さ 3.4mm

重さ：3.4g

電池寿命：約1年間

参考：その他製品詳細についてはこちら

MAMORIO Bizのメリット

MAMORIO Bizのメリットについてご紹介します。

小さくてコンパクト

MAMORIOは、世界最小クラスのコンパクトな紛失防止デバイスです。

小さくて薄いタグ型、貼って使えるシール型など、利用する備品やシーンに合わせてコンパクトで邪魔にならずに紛失防止対策が可能になります。

アプリの通知によって紛失を防止できる

MAMORIOを取り付けた備品が一定の範囲内から離れると、私用スマホから会社スマホを紛失した時に通知がきて知らせてくれます。

営業先など外出先で置き忘れてしまうことで紛失するのを未然に防ぐことができます。

法人に合ったサポートが充実

紛失してしまった場合にも、専門のサポートデスクが捜索を支援するので、紛失によって起こるトラブルを最小限におさえることができます。

他にも法人向けならではの便利なサポートが充実しています。

参考：その他サポート詳細についてこちら

まとめ

ここでは社員が会社の持ち出しPCを紛失することについて、紛失するパターンや情報漏えいによるリスク、紛失した際にすべき対応や未然に防ぐ防止策についてご紹介しました。

会社のPCを社外へ持ち出すことは多いですが、PCを紛失する危険性や情報漏えいする危険性は常に伴います。

情報漏えいしてしまうと、顧客などに被害が及んだり、会社への信用が低下して顧客を失うことにもつながります。

持ち出しPCを紛失したとわかったらすぐに対応することが大切です。

今回ご紹介した内容を参考にして、日頃から持ち出しPCを紛失しないよう対策をしていただけたらと思います。