社内備品の管理台帳｜台帳の効果的な作成方法とコツをご紹介

管理台帳とは、オフィスにある備品を的確に管理するためのものです。

このページでは、管理台帳を使って備品を管理する方法をご紹介します。

管理台帳の作成方法や、管理台帳を使った備品の管理方法、備品管理を効率よく行うコツをご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

管理台帳とは？

管理台帳とは、オフィスにあるオフィス家具、OA機器、IT機器などの様々な備品を的確に管理するために作成されるものです。

管理台帳は「備品管理台帳」や「資産管理台帳」と呼ばれる場合もあり、総務部などの管理部門によって作成されます。

管理台帳に備品の名称、保管場所、利用状況、購入日などを記載しておくことで「重複して購入してしまった」「利用したい備品が故障していて使えなかった」というようなことを防いで管理できます。

管理台帳は紙で作成するのではなく、エクセルなどのツールを使用してパソコンで作成することがほとんどです。

関数などを使えば必要事項を自動入力することができ、紙の台帳よりも効率的になります。

管理台帳での備品管理が必要な理由

管理台帳を使った備品管理が必要とされる理由をご紹介します。

備品を適切な状態で管理できる

社内で備品を適切な状態で管理できます。

備品の状態をすぐに把握できるため、メンテナンスや廃棄、再購入なども素早く行うことができます。

備品管理によってムダな出費を減らしつつ、社内にある備品を常に最適な状態で管理できます。

備品を従業員が効率よく活用できる

備品管理を行うことで、備品を従業員が効率よく活用できるようになります。

備品の現在地がわかるため、備品の紛失を防ぐことができます。

すべての備品を「誰が」「どこで」使用しているかリアルタイムで把握できるようになるため、備品を使用したい時にあちこち探しまわらなくて済みます。

使いたい時にすぐに使うことができ、業務の効率アップに効果的です。

節税対策になる

備品管理は節税にもつながります。

備品管理を適切に行うことで、誰も使っていなかった備品や、故障して従業員が勝手に廃棄していた備品が見つかることがあります。

経理担当者が把握していなければ、税金を必要以上に納めてしまっているかもしれません。

このように備品管理は節税対策にも効果的です。

■関連記事：

はじめての備品管理 − 社内の備品を上手に管理するコツとツールを紹介

管理台帳の作成方法

管理台帳の作成方法について、備品を管理する際に用意すべき項目をご紹介します。

最低限用意すべき項目

ー備品の基本情報

管理番号、 備品名、 種別

ー データメンのテナンスに関する情報

登録日時、登録者、 更新日時、 更新者

必要に応じて用意すべき項目

ー保管場所、利用部門などの情報

建物、 フロア、 設置場所、 管理部門、 利用者、 利用状況（故障中など）

ー備品の購入に関する情報

購入年月日、 メーカー、 購入先、 シリアル、 保障期限

ー保守に関する情報

保守契約の有無、 保守会社、 保守開始日、 保守終了日、 保守金額、

ー固定資産に関する情報

耐用年数、 資産科目、 取得価額、

ーリースに関する情報

リース会社、 リース契約番号、 リース区分、 リース開始日、 リース期間、リース終了日、 リース金額

ー 棚卸しに関する情報

棚卸しの必要の有無、 最終ラベル発行日時、 最終ラベル発行者、 ラベル発行回数、 最終棚卸しデータ反映日、最終棚卸しデータ反映者、 最終棚卸しデータ読取日、 最終棚卸しデータ読取者

管理台帳を使った管理方法

作成した管理台帳を使い、適切に備品を管理していきましょう。

備品管理をするタイミング

管理台帳を作成するのに最適なタイミングは、移転やレイアウト変更をするタイミングです。

管理台帳を作成するには、オフィスのあちこちに点在している備品を一つ一つ確認しなければならないため、普段の業務の空き時間を使って行うことは困難です。

移転やレイアウト変更のタイミングで、管理台帳を作成しましょう。

その後少しずつ備品管理の仕組みを整えていくのがおすすめです。

管理台帳による備品管理の基本的な流れ

備品管理を行う際の基本的な流れは下記の通りです。

1. 管理台帳を作成し、備品情報を登録する
2. 台帳と現物を紐づける管理ラベルを備品に貼り付ける
3. 定期的に棚卸しをして、台帳に記録する
4. 備品管理に関するルールを決め、組織に周知する

管理台帳を使い効率よく管理するコツ

ここからは、備品管理を効率よく行うコツをいくつかご紹介します。

位置情報の管理で棚卸しの効率アップ

位置情報を管理し備品がある場所を的確に把握することで、棚卸しの効率がアップします。

会社の規模や備品の数によって位置情報の管理の仕方は様々です。

位置情報は「ビル」「フロア」の2階層、「地域」「ビル」「フロア」「エリア」「部署」の5階層など、会社の規模や備品数に合わせましょう。

下記に方法を2つご紹介します。

位置を示したPDFファイルを備品と紐づける

レイアウト上に備品の位置を示したPDF を作成し、添付ファイルの備品情報と紐づけて管理します。

この方法は固定されていて動かされることがない備品が対象です。

たとえば「建物付属設備」や「構築物」、据え付けの「装置」などがあります。

アドレスを振る

オフィス内の位置にデスクや収納庫ごとに番号をつけて、備品の位置情報として登録します。

位置情報を細かく管理すればするほど、維持やメンテナンスに労力がかかります。

「フロア」だけでなく、さらに細かく「エリア」や「部署」まで管理している場合は、同じフロア内で備品を移動した場合であって「エリア」や「部署」の位置情報を更新しなければなりません。

台帳に視覚的なデータを添付

画像など視覚的に確認できるデータを添付しておくことで、備品管理の効率がアップします。

名称だけでは区別できない備品を特定できます。

棚卸しの際は写真を見ながら探すことで棚卸しのミスを減らすことにも効果的です。

棚卸しをする時に備品の写真を撮影して添付しておくことで、備品の状態が一目でわかるようになります。

紛失しやすい保証書や説明書も備品情報と一緒にデータで管理することで、必要な時にすぐに確認できます。

まとめ

管理台帳とは、オフィスにある備品を的確に管理するために必要なものです。

管理台帳を使って備品管理をする際は、ぜひこのページでご紹介した内容を備品管理に役立てていただければと思います。

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