資材や貸出品の出荷管理の方法とポイントを簡単に解説｜効率的な出荷管理方法

出荷管理はミスなく出荷を行うために必要な業務で、工程ごとに適切な管理をする必要があります。

このページでは、出荷管理を行う方法や、適切な出荷管理を行うポイントをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

出荷管理の業務内容

出荷管理はどのように行えば良いのか、出荷管理の業務内容と、出荷管理を行う方法をご説明します。

出荷指示書を作成する

まずはじめに出荷指示書を作成します。

出荷指示書は、出荷する商品の種類・個数・納期などを確認し作成します。

スムーズに出荷指示書を作成するためには、発送するのに時間がかかるものや、納期が近いものから出荷指示を行うことがポイントです。

取引先事や配送エリアごとに分類する場合もあります。

出荷指示書の内容に基づいて出荷担当者が出荷作業を行うことになるので、記入漏れや不鮮明なところがないことや、適切に分類されていることが大切です。

出荷準備をして必要書類を作成する

倉庫などの配送センターで、出荷担当者は出荷指示書に基づいて出荷準備をします。

指定された納期までに間に合うように配送の手続きをしましょう。

出荷準備をする際の必要書類は下記の通りです。

納品書

納品書は商品を納入する時一緒に納入するものです。

納品書には商品の詳細、数量、発送日、配送先などの情報を記載します。

注文の通りに商品が納入されていることを証明するためための書類です。

納品書の控え

納品書は商品と一緒に取引先に送付するため、納品書の控えを作成しておきます。

自社用に納品書と全く同じ内容の物を作成し、自社で保管しましょう。

受領書

受領書は、相手が商品を受取ったことを証明するための書類です。

商品を納品したら、相手は受領書に押印して返送します。

発送業者が押印を代行する場合もあります。

納品書と受領書の違いについては、納品書は商品の詳細を記載したもので、これに対して受領書は「商品を確かに受け取った」ということを証明するためのものです。

領収書

領収書は、納品した商品の代金を受け取ったことを証明するための書類です。

支払金額が5万円以上である場合は、支配金額に応じて収入印紙が必要になります。

発行済の領収書を相手が紛失した場合や、後から支払金額の相殺などが行われた場合は、領収書を再発行することがあります。

領収書を再発行する場合は、郵送した領収証が相手の手元にないことを確認した上で、再送手続きをしましょう。

領収書には下記の項目を記載します。

• 領収書の宛名
• 領収書の発行日
• 領収金額
• 但し書き
• 発行者の情報

複数の商品をそれぞれ別の納期で出荷する場合は、個別に発行するのか、受注ごとにまとめて発行するのか、このタイミングで確認しましょう。

出荷と納品をする

必要書類と商品がそろったら、顧客の元へ出荷と納品を行います。

引き渡す際は、納品書や受領書などの内容と実際の納品内容とで間違いがないか確認しましょう。

売上伝票を作成し取引を記帳する

納品を終えたら、納品書の控えなどをもとに売上伝票を作成します。

記載事項は一般的に売上日・商品名・金額などです。

出荷番号や取引先コードなども記載しておくことでより管理しやすくなります。

売上が確定したら、帳簿に取引の内容を記帳しましょう。

同時に受領書を適切に管理することによって、顧客との引き渡しに関するトラブルを防止できます。

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出荷管理を適切に行うポイント

続いて、出荷管理を適切に行うためのポイントをそれぞれご紹介します。

生産性をあげるポイント

出荷管理をスムーズにするためには、発注リードタイムの短縮や、在庫を保管しておく場所を考え、在庫状況を正確に把握することがポイントです。

現在の在庫状況がわからず、スムーズな顧客対応ができないことがあります。

顧客から追加注文や注文取り消しなどの要望が入ることもあり、このような場合にも対応できるような管理方法が必要です。

まずは発注リードタイムを把握しましょう。

発注リードタイムが長期化すると、予定外の発注に対応できなくなってしまうため、リードタイムは短縮するようにします。

次に在庫を保管しておく場所を考えます。

保管場所を管理する方法には固定ロケーションやフリーロケーションなど種類があります。自社に適した管理方法を見つけていきましょう。

在庫管理をスムーズにするために改善すべきことを明確にすることで、在庫状況を正確に把握することができ、生産性がアップします。

出荷作業の労力を減らすポイント

必要に応じてナビゲーションツールや物流コンサルタントの力を借りつつ、従業員の労力を減らせるような管理方法にしましょう。

出荷作業には納期があるため、急な作業にも対応しなければなりません。

商品の大きさや重さに関係なく納期に合わせた業務を行うことになるため、身体的に疲れやすく、ミスも生まれやすくなります。

労働者の負担を軽減し、ヒューマンエラーを防ぐために、倉庫内のロケーションを整理しましょう。

上記にもあるように倉庫での保管方法は様々で、自社や商品に適した方法を導入し、効率よく商品を管理できるようにしましょう

適した保管方法によって従業員の労力を減らすことができ、 ヒューマンエラーをなくすことにもつながります。

倉庫管理システムによっては倉庫内の最短距離を算出できるナビゲーションツールを導入してあることもあり、このようなツールは従業員の可動範囲を減らすのに効果的です。

自社に適した保管方法がわからない場合は、物流コンサルタントに聞いてみるのもおすすめです。

適正な在庫数を把握するポイント

需要を予測できる機能がついている在庫管理システムを利用しましょう。

出荷をするために在庫管理をしっかりする必要がありますが、適正な在庫数がわからないことによって出荷作業に悪影響が出てしまうことがあります。

在庫管理システムは、データを元に需要を予測できる機能がついている在庫管理システムを選びましょう。

システムには多くの種類があり、需要を常に把握できるような機能があるシステムがおすすめです。

まとめ

出荷管理はミスなく出荷を行う上で大切な業務です。

ぜひこのページでご紹介した出荷管理を行う方法やポイントを参考にして、最適な出荷管理を行っていただければと思います。