会社の紛失防止対策｜紛失防止タグで行う情報漏えい対策

携帯電話、USBメモリー、パソコン、書類など、社員が会社のパソコンを社外へ持ち出すことは多くあると思います。

ですがこのように会社の備品を社外へ持ち出すことは、社員が備品を紛失してしまう可能性があります。

ここでは、会社の備品の紛失について、どのようなリスクがあるのか、また紛失を防止するのに有効な防止策についてもそれぞれの備品ごとにご紹介していきます。

会社の備品紛失の統計をご紹介

情報漏えいの原因で最も多いのは、紛失や置き忘れによるものです。

紛失や置き忘れによる情報漏えいは全体の26.2%を占めています。

引用：

では会社の備品を紛失する人はどのくらいいるのでしょうか。

会社に務める社員のうち、1年間に会社の備品を紛失した人や盗難に遭った人、紛失しそうになった人の割合を主な備品ごとにそれぞれご紹介します。

紛失する割合が最も多い備品は携帯電話で、約6.5%となっています。

次いでUSBメモリーでは約4.5%、パソコンでは約3.5%です。

• 携帯電話：約6.5％
• USBメモリー：約4.5％
• パソコン：約3.5％

引用：https://www.jnsa.org/result/incident/2010_probability.html

会社の備品を紛失してしまった場合に伴うリスク

会社の備品の中には個人情報をはじめ大切な情報がたくさん入っています。

もし会社の携帯電話などの備品を紛失してしまった場合にはどのようなリスクが伴うのか、ご紹介していきます。

個人情報が漏洩する

個人情報の漏洩は社会的な問題になっていますが、そのうち約45％は携帯電話のような物品の紛失が原因となっています。

会社の携帯電話などの備品には、仕事に関するメール、資料、顧客の連絡先などが入っていて、個人情報が大量に保存されています。

このような会社の備品を紛失することは、顧客や利用者のプライバシー情報、会社の機密情報など、第3者に渡ってはならないような大切な個人情報が漏洩してしまうことにつながるのです。

個人情報が悪徳業者に悪用される

個人情報の入った備品を紛失して悪徳業者や詐欺グループの手に渡ってしまったら、不審なダイレクトメールを発送されたり振り込め詐欺に利用されたりして、悪用されることになります。

会社への信用が低下する

個人情報が流出して悪用された場合には、流出元となった会社のイメージは大きく低下します。

悪用されなかったとしても、上記のように悪用される危険性があるというだけでも会社のイメージは低下することになります。

顧客が会社の情報管理体制に不満や不信感を持つことで、会社への信用が低下してしまうからです。

このような会社への信用の低下は顧客を失うことにつながり、一度失った会社への信用を取り戻すことは大変難しいです。

会社の情報が漏洩してしまうと、株価の下落やブランド力の低下につながります。

たった1つの備品を紛失することによって、会社の経営を揺るがしてしまうような事態に発展してしまうのです。

紛失しやすい備品とそれぞれの対策

紛失する可能性が高い備品である携帯電話、USBメモリー、パソコン、書類について、それぞれ備品ごとに有効な対策をご紹介していきます。

携帯電話・スマートフォンの紛失防止対策

携帯電話は持ち歩くことが多いのでとくに注意や対策が必要です。

遠隔ロックサービスを使う

各キャリアでは、法人携帯向けに「遠隔ロックサービス」が提供されています。

例えばソフトバンクであれば「おまかせロック」や「安心遠隔ロック」などがあります。

このようなサービスは、携帯電話を紛失した場合に、Webの管理画面から特定の操作をすることによって携帯電話を操作できないようにするというものです。

紛失は100％防ぐことができないので、こうして紛失した場合に備えることが必要です。

データ消去できるようバックアップをとっておく

携帯電話を紛失した場合に、保存している情報を拾った第三者に見られるのを防ぐ手段として、携帯電話に入っているデータを消去するという方法があります。

悪意を持った人間に拾われても、携帯電話の中のデータを全て消してしまえば、情報漏洩流出を防ぐことができます。

データを消去すると、電話帳データ、写真、インストールしているアプリ、各種設定がすべて消えてリセットされた状態になります。

バックアップを取っておけば、新しい携帯電話を用意した時にデータや設定などを紛失する前の状態に復元することが可能です。

紛失に備えてバックアップを取っておきましょう。

ですがコンテンツやアプリによっては、バックアップで復元できないものもあるので注意してください。

USBメモリーの紛失防止対策

USBメモリーはデータを持ち出すのに便利ですが小さいので紛失しやすいです。

USBメモリーを会社で管理する

USBメモリーは職場で購入して管理番号のラベルを貼ったものだけを使うようにします。

USBメモリーの保管については、鍵のかかる場所に保管して、その鍵は決められた人だけが管理しましょう。

管理番号ごとに台帳を作っておいて管理するという方法もあります。

USBメモリーを使いたい人は台帳に持ち出した日、返却する予定日、持ち出す場所、書き込む情報の内容を記入するようにします。

そして台帳に記入した内容を見せて管理者に確認を得てから、USBメモリーを持ち出すようにします。

いらなくなった情報をUSBメモリーに残したままにしない

USBメモリーの中のいらなくなった古いデータを消去しておくことで、紛失した場合の被害を軽減させることができます。

紛失してしまった場合を想定し使い終わったUSBメモリーの情報はその都度消去するようにして、リスクコントロールしましょう。

暗号化できるUSBメモリーだけを使う

社員たちに暗号化できるUSBメモリーを使わせることで、USBメモリーの紛失時に情報漏洩を防ぐことができます。

暗号化できるUSBメモリーはデータにアクセスする時に事前に設定しておいたパスワードを要求され、入力しないとデータにアクセスすることができません。

個人情報の入ったUSBメモリーを紛失してしまい、被害を受ける可能性がある取引先や顧客に謝罪や状況説明をする時にも有効です。

「紛失したUSBメモリーは暗号化されていてパスワードで保護されているので、記録された情報を見られる可能性は低い」と言うことができるので、会社のイメージダウンを軽減することができます。

パソコンの紛失防止対策

社外で仕事をする時に使っているパソコンも対策が必要です。

パスワード設定・暗号化をする

仕事で会社のパソコンを持ち出さなければいけない場合には、パソコンを紛失した時に備えてパソコンに長くてわかりにくいパスワードを設定したり、保存されているファイルを暗号化させたりして、第三者の手に渡っても簡単にデータを見られないようにしましょう。

ですがインターネット上には暗号を解読するツールがあるので、暗号化をしてもこのような解読ツールによって突破されることもあります。

第三者による読み出しを防ぐことができる暗号化ソフトがあるので、これを導入することでセキュリティレベルをアップさせることができます。

重要な情報は持ち出し用のパソコンに保存しない

社外へ持ち出すパソコンの中には重要な情報を保存させないようにしましょう。

顧客情報などの重要な情報を持ち出し用のパソコンに保存しないようにすることで、パソコンを紛失した時のリスクを抑えることができます。

USBと同じように、終了した案件に関するいらなくなった資料も、持ち出し用のパソコンには保存しないようにしましょう。

書類の紛失防止対策

紙媒体の書類についても紛失を防げるよう対策しておきましょう。

認証しないと印刷できないようにする

コピー機で書類を印刷する際に、個人のIDカードをかざさないと印刷できないようにする機能を導入すれば、いつ誰が書類を印刷したのか記録が残るようになります。

誰が何を印刷したのかがわかるようになることは、社員たちが責任をもって書類を管理することにつながるため、書類の紛失を防止するのに効果的です。

書類の電子化とペーパーレス化を進める

書類の電子化とペーパーレス化を進めることも、書類の紛失を防ぐことにつながります。

資料を読めば済む場合は、印刷せずに書類を電子化してデータを閲覧して済ませるなど、会社全体で書類の電子化とペーパーレス化を進めれば、書類が紛失する可能性が低くなります。

それぞれの備品に共通する対策

最後に、備品の紛失全体に対しての対策をご紹介します。

以下の内容は携帯電話、USBメモリー、パソコン、書類ぞれぞれに共通して行える対策です。

紛失したらすぐに報告するよう指導する

社員が備品を紛失しても「会社にバレたらどうしよう」「まずは自分で探そう」という考えで、すぐに会社に報告してこないという場合が多くあります。

ですが会社の業務に関する資料、顧客の個人情報などの情報が流出してしまった場合には、報告が遅れることでその後の対応が遅れます。

紛失後の対応が遅れれば遅れるほど、情報流出による被害は大きくなっていきます。

社員が備品を紛失した時にはすぐに会社に報告するよう、普段から社員たちにしっかり指導しておきましょう。

ルールを決めておく

会社全体としてのルールを明確に決めておいて社員に守らせることで、危機管理を向上させることができます。

会社の総務が主体となって、組織全体におけるルールを決めて社員たちに周知しましょう。

備品を紛失するリスクを減らすのに有効な社内ルールには、例えば以下のようなルールがあります。

・外部へ備品を持ち出す場合には、事前に申請することを義務にする

できれば、持ち出す情報について個人情報や機密情報といった内容や、持ち出す目的も申請させましょう。

・申請する時に対応策と責任の所在を確認させる

前もって紛失が発生した場合の対応策と責任の所在を明確にしておいて、申請する時に確認させるようにしましょう。

社員の仕事量や会社の業務スタイルを改善する

仕事量や業務スタイルによって、会社から情報を持ち出さなければならないような状況となっている場合があります。

例えば仕事量が多すぎるせいで、持ち帰り残業が長時間あるような場合が当てはまります。

勤務時間内に終わらせることができないような大量の仕事量は、多くの情報を頻繁に持ち出さなければなりません。

このような場合には、仕事の振り方を変えて仕事量を分散するなどして、会社側が業務スタイルを改善しましょう。

まとめ

ここでは、会社の備品の紛失について、伴うリスク、紛失を防止するのに有効な防止策についてご紹介しました。

携帯電話、USBメモリー、パソコン、書類などの会社の備品を社外へ持ち出すことは多くありますが、会社の備品を持ち出すと社員が備品を紛失してしまう可能性が出てきます。

備品の紛失は情報を悪徳業者に悪用されて個人情報が漏洩したり、それによって会社への信用が低下したりと大きな被害につながります。

携帯電話、USBメモリー、パソコン、書類などの備品の紛失に備えて行える対策はたくさんあるので、今回ご紹介したような対策をして防止しましょう。

会社で備品をしっかり管理して社員それぞれが注意を払って、備品の紛失を防いでいくことが大切です。

社用PCの紛失を防げるサービス「Mamorio Biz」

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けの備品の紛失を防止できるサービスです。

取り付けるタグ型と這って使えるシール型があり、パソコンやUSBの他、IDカード、鍵、など管理したい備品に取り付けて使えます。

専用のアプリをスマホでダウンロードして、簡単なセットアップを行うと使い始めることができます。

MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から安全性やデザイン性が高く評価されています。

経済産業省が主催するプログラム「J-Startup」の採択を始め、グッドデザイン賞、2018年度 日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、デロイト トウシュ トーマツ リミテッド 2018年 日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しています。

MAMORIO Bizの製品をご紹介

MAMORIO Bizでは、それぞれの用途に合わせて「タグ型」と「シール型」の2種類のタイプがあります。

タグ型のMAMORIO S

備品に取り付けるタグ型のMAMORIO S は、様々な備品に付けて利用できます。

価格：3,000 円（税抜） / 個

サイズ：35.5mm x 19mm x 厚さ 2.8mm

重さ：2.4g

電池寿命：約1年間

シール型のMAMORIO FUDA

備品に貼って使えるシール型の MAMORIO FUDA は、タグ型のタイプが付けられないパソコンなどの機材に貼って利用できます。

価格：3,000円（税抜） / 個

サイズ：24mm x 36.2mm x 厚さ 3.4mm

重さ：3.4g

電池寿命：約1年間

参考：その他製品詳細についてはこちら

MAMORIO Bizのメリット

MAMORIO Bizのメリットについてご紹介します。

小さくてコンパクト

MAMORIOは、世界最小クラスのコンパクトな紛失防止デバイスです。

小さくて薄いタグ型、貼って使えるシール型など、利用する備品やシーンに合わせてコンパクトで邪魔にならずに紛失防止対策が可能になります。

アプリの通知によって紛失を防止できる

MAMORIOを取り付けた備品が一定の範囲内から離れると、スマホに通知がきて知らせてくれます。

営業先など外出先で置き忘れてしまうことで紛失するのを未然に防ぐことができます。

法人に合ったサポートが充実

紛失してしまった場合にも、専門のサポートデスクが捜索を支援するので、紛失によって起こるトラブルを最小限におさえることができます。

他にも法人向けならではの便利なサポートが充実しています。

参考：その他サポート詳細についてこちら