同じパソコンであってもそれぞれ個別に一つ一つ管理する必要があるため、管理番号は必須です。パソコンなどの備品を購入する際に稟議書等の決裁申請書を作成すると思いますが、その際に総務部で連番で管理番号を振っていくとスムーズです。管理台帳の一番左の列に入力欄を設けるのがおすすめです。管理番号は、印刷して備品に貼り付けるなどして、すぐに管理番号がわかるようにしておきましょう。

種別

備品が多くて物品名ではなかなか見つけられないという場合も、種別を設定することで、管理台帳から備品の情報を検索する時に簡単に見つけられるようになります。たとえば「情報機器」や「オフィス家具」などの大きな種別で分類して、さらにその中で「デスク」「イス」などの小さな種別で分類しましょう。

状態

管理台帳の状態の項目は、選択式にして選べるようにしておくのがおすすめです。たとえば「使用中」「使用可能」「修理中」「廃棄済」などです。

こうすることで、社員が備品を使いたい時に管理台帳で「使用可能」というワードで絞り込んで検索して、すぐに使える備品を見つけることができます。

物品管理の手順

ここからは物品管理のやり方についてご紹介します。

物品管理を行う際の手順と、それぞれのやり方について詳しく説明していきます。

①物品管理台帳を作る

まずは物品管理を正しく行うために物品管理台帳を作成します。一般的に、紙やエクセルを使って物品管理台帳を作成している会社が多いです。

管理台帳には以下のような項目を作りましょう。

管理番号
物品名
種別
登録日
登録者
更新日
更新者
保管場所
状態

紛失や破損などがあった場合にも物品管理台帳を見ればわかるように、会社で管理する項目を決めて管理してください。

会計処理上の台帳しか用意していないという場合には、新たに物品管理用の台帳も作成しましょう。

物品管理用の台帳を作成することで、オフィス備品を一元管理することができます。

備品の情報を一元管理することによって、物品の移動や廃棄といった作業もスムーズにできます。

物品管理台帳を作成しておくことで、現物の備品管理が楽になり、監査があっても慌てることがなくなります。

備品の写真や図面、保証書なども添付すると、視覚的に把握できて見やすくなるので、棚卸しのミスも減らせます。

節税対策である減価償却分を把握することにも役立ちます。

登録情報は間違えないように注意しましょう。

名前・型番・取得価格・取得年月日・管理責任者などを正確に入力することが重要です。

②物品を分類してラベルを作る

台帳で管理がしやすいように、物品を分類しましょう。

カテゴリーや使用する頻度によって分けることをおすすめします。

分類をしたら、それぞれの物品にラベルを作ってラベリングをしましょう。

ラベルとは、備品の識別番号を記載したラベルです。

ICタグやバーコード付きのラベルなどを備品に貼りつけることで、取得日や保管場所などを把握できます。

ラベルをそれぞれの物品に貼り付けておけば、オフィスの備品管理を視覚化することができます。

ラベリングをすることによって管理や棚卸しがスムーズに行えるようになります。

手動で作成する場合には、ラベルプリンターの使用がおすすめです。

ラベルプリンターで備品情報と紐づけた識別番号を印字すして管理ラベルを発行できます。バーコード情報を一緒に添付すると、目視での確認作業も省略することができます。

③ルールや配置場所を周知する

備品の管理では、社員にルールを周知することが大切です。

複数の社員が利用しているオフィスの備品を管理するためには、管理についてのルールを設定しておく必要があります。

会社共通のルールを作っておくことで、現場の社員から経理担当者までルールに基づいて備品管理をできるようになります。

備品の使用のルールや配置場所を周知しておかないと、「台帳の情報と実際の備品の状態が違っている」という状態になりかねません。

管理が雑になって紛失や盗難にもつながってしまいます。

備品の使用ルールや配置場所についてマニュアルなどにまとめて周知するというのがおすすめです。

④定期的に棚卸しをする

備品は定期的な棚卸しが必要となります。

定期的に棚卸しをすることで、台帳に記載されている情報と、実際の備品の状態に差異がないか確認できます。

棚卸しを定期的に行うことによって、紛失・破損・故障に気がつくことができるので、物品の交換やメンテナンスができます。

適正な数を補充しておくためにも必要です。

備品の位置情報を正確に把握すると、棚卸し業務を効率化することが可能です。

大体の位置を把握しておくだけでも、台帳と備品を紐付ける作業が楽になります。

⑤備品管理の運用ルールを決める

備品の運用ルールを決めましょう。たとえば「備品を購入したり廃棄する際は承認を得る」「使用する時と返却する時には必ず管理台帳に入力する」というように運用する上で必要なルールを決めます。

社員たちが確認しやすいように、備品管理のマニュアルを作り、備品管理の運用ルールはそこにまとめて記載しておきましょう。

備品の管理を始めるタイミング

備品管理

オフィスの備品の管理は、オフィスを移転する時・レイアウトを変更する時に始めると良いです。

オフィスの備品管理はいつでもすぐにできるというものでもありません。

オフィスのあちこちにある様々な物品を一つ一つ確認していかなければならなく、大きな会社であればあるほど備品の数も膨大になるので大変です。

オフィスを移転する時など不用品を削減するタイミングに着手すればスムーズに行えます。

備品管理のコツ4つ

オフィスの備品管理を正確に効率的に行うことができるコツを4つご紹介します。

購入から管理までの流れをフロー化する

一連の流れをフロー化することで、効率良くオフィスの備品を管理することができます。

以下のような流れが一般的です。

見積→稟議→発注→納品→検収→固定資産台帳入力→現物管理

会社全体に周知する

備品管理についてのルールは会社全体に周知しましょう。

組織全体で共有しなければ管理できません。

備品の使用状況や所在がすべての社員に周知できていれば、業務の効率アップにつながります。

備品の状態を共有できれば、返却忘れや紛失を防止することができて、廃棄時期の判断もしやすくなります。

備品の場所や使用者を明確にする

備品管理の目的の一つが備品の場所や使用者を把握することです。

どこにあるのか所在を正確に把握することによって、備品をすぐに利用でき業務がスムーズに行えます。

棚卸し業務をする時も効率よく行えます。

使用者を把握できると、備品の私物化も防止できます。

めったに動かすことがない備品であれば、位置情報を記載したファイルに備品情報を紐付けておくだけでどこにあるのかを把握できます。

デスク単位で細かく管理しておきたいという場合には、備品ごとに管理番号を振り分けましょう。

備品の状態を定期的に確認する

備品を管理する際には、備品の状態を定期的に確認しましょう。

使おうと思った時に故障したり破損していると業務がストップすることにつながります。

高額な備品であれば紛失すると大きな損失になります。

社外で紛失して情報が漏洩するようなことがあれば、大きな被害につながります。

備品の状態を定期的に確認して状況を把握しておくことによって、このような事態を防ぐことができます。

備品管理の種類または方法

備品管理には多くの方法がありますが、大きく分けて「伝統的な方法」と「現代的な方法」の二つにカテゴライズできます。

伝統的な方法

伝統的な備品管理では、手書きの在庫台帳やエクセルシートを使用して、物品の入出庫を記録します。この方法はシンプルで低コストですが、人為的なミスが起きやすく、また大量のデータを管理するには手間がかかります。さらに、複数の拠点での管理が必要な場合、情報の一元管理が難しくなることもあります。

現代的な方法

一方で、現代的な備品管理ではITツールや専用のソフトウェアを活用します。バーコードやRFID（Radio-Frequency Identification）タグを使用して、リアルタイムでの在庫管理が可能です。これにより、人為的なミスを減らし、効率的な運用が可能になります。また、クラウドサービスを使用することで、複数の拠点でも一元的にデータを管理できます。

備品管理の課題

備品管理は多くの利点をもたらしますが、その過程でいくつかの課題も存在します。特に、一般的な落とし穴とその解決策について考察することが重要です。

一般的な落とし穴

過剰在庫: 必要以上に備品をストックしてしまうことで、資本を無駄にする可能性があります。
在庫切れ: 逆に、必要な時に備品が不足してしまうと、業務が滞る可能性があります。
データの不整合: 手動での管理や複数拠点での管理が行われる場合、データの不整合が起きやすいです。

解決策

過剰在庫の解消: 定期的な在庫監査を行い、必要な量だけを保管するようにします。
在庫切れの防止: 在庫レベルの最低ラインを設定し、それを下回った場合は自動で発注するシステムを導入します。
データの一元管理: ITツールを活用して、リアルタイムでの在庫管理とデータの一元管理を行います。

備品管理のベストプラクティス

備品管理を成功させるためには、いくつかのベストプラクティスがあります。特に、定期的な監査やテクノロジーの活用がその中心となります。

定期的な監査

備品の状態や数量を定期的にチェックすることで、過剰在庫や在庫切れ、さらには不正な行為を早期に発見できます。月に一度や四半期に一度の監査を設定することで、在庫の健全性を保つことが可能です。

テクノロジーの活用

現代の備品管理では、バーコードスキャナーやRFID、クラウドベースの管理システムなど、多くのテクノロジーが活用されています。これらのツールを使用することで、データの正確性を高め、業務の効率化を図ることができます。

備品管理におけるITツールの使用

現代のビジネス環境では、ITツールの活用は備品管理の効率化に欠かせない要素となっています。特に、その利点と選び方について理解することが重要です。

利点

データの正確性: バーコードやRFIDを用いることで、手動での入力ミスを減らし、データの正確性を高めます。
リアルタイム管理: クラウドベースのシステムを使用することで、どこからでもリアルタイムで在庫状況を確認できます。
効率的な業務運営: 自動発注や通知機能など、多くの便利な機能があります。

選び方

機能性: 必要な機能が全て備わっているか確認します。例えば、在庫監査、自動発注、レポート作成など。
使いやすさ: 操作が直感的で、研修期間が短いものが望ましいです。
コスト: 初期費用だけでなく、ランニングコストも考慮に入れます。
サポート: トラブルシューティングやアップデートに対応するサポートがしっかりしているかも重要です。

備品の管理はシステムを使うと効率化できる

「備品の管理が面倒」という方には、備品管理システムを導入することをおすすめします。備品の管理をシステム化することによって、備品管理台帳の作成や更新もスムーズになります。棚卸しをする場合もバーコードを読み取るだけで簡単にできるようになります。

更におすすめなのは、下記の紹介するMAMORIO BIZを活用した備品管理方法です。このようにスムーズに効率良く備品管理を行えるようになるので、気になった方は検討してみてください。

参考：製品詳細についてはこちら

参考：その他サポート詳細についてこちら

まとめ

この記事では、備品管理のやり方について、備品管理をする目的やメリット、手順やそれぞれのやり方、上手に管理するコツについてご紹介しました。

備品管理とは、会社で使用している備品を管理することです。備品管理をすることで業務の効率化や経費の削減をすることができます。

備品管理台帳を作って、備品を分類しラベリングすると管理がしやすくなります。しっかり管理していくために、備品管理についてのルールや配置場所は社員全体に周知しましょう。

備品を交換やメンテナンス、補充して万全な状態にしておくために、定期的に棚卸しをして実際の備品の状態に差異がないか確認するようにしてください。

これから備品管理をするという人は、ぜひ今回ご紹介した内容を備品管理に活かしていただけたらと思います。

はじめての備品管理 − 社内の備品を上手に管理するコツとツールを紹介

備品管理の重要性

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