物品管理とは、会社で使用している備品を管理することです。

何をどこで管理しているのか記録したり、棚卸を行って備品が問題なく管理されているか確認します。

この記事では、はじめて備品管理をするという方に向けて、備品管理のやり方についてご紹介します。

備品管理をする目的や得られるメリットからご説明します。

手順やそれぞれのやり方、上手に管理するコツについても詳しく解説していくので、「備品管理のやり方について知りたい」という人はぜひ読んでみてください。

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備品を管理する目的

どうして社内の備品を管理する必要があるのか、まずは備品を管理する目的を確認しておきましょう。

会社で備品を管理する目的は、「業務の効率化」や「経費削減」といったメリットを得られるからです。

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業務の効率化

備品を管理することは業務の効率をアップさせることにつながります。

オフィスの備品は社員がシェアして使うということが多いです。

そのため、使いたい備品がどこにあるのか所在がわからなくなることが多くあり、そうなると備品を探し回って時間を浪費してしまいます。

また備品の状態を把握できていないと、備品が見つかっても故障などで使用できない場合は業務が遂行できなくなります。

すべての備品を保管しているのか、誰がどこで使用しているのかリアルタイムで把握することで、備品を使用したい時に探し回らずに済みます。

また備品の状態を把握できていないと、備品が見つかっても故障などで使用できない場合は業務が遂行できなくなります。

備品の管理によって状態を把握しておけば、備品が故障している場合にはすぐに修理して万全な状態にしておくことができるので、業務がストップすることも防げます。

このように、オフィスの備品を管理することによって時間の無駄をなくして業務の効率をアップさせることができます。

関連記事：会社の備品を紛失した時の対応｜役立つ紛失防止・予防策をご紹介

無駄な出費をおさえる

備品を管理することで無駄な出費をおさえることもできます。

管理がされていないと、すでにある備品を購入してしまい無駄な出費が発生することがあります。

また備品は法人税に直結しているため、誤って計上すると税金の申告にずれが生じることがあるので注意が必要です。

備品管理をすることで、ずっと誰も使っていない備品や、故障して現場のスタッフが勝手に廃棄した物品が見つかることがあります。

経理の担当者が把握していれば問題ありませんが、把握していないと不必要な税金を納めることになります。

申告した内容に間違いがあり延滞していた場合には、延滞税などを納めなければなりません。

備品を管理しておけば、こういったトラブルを防ぐことができます。

参照：総務省：対象経費（直接経費）の範囲

セキュリティー対策になる

備品を管理することはセキュリティー対策にも役立ちます。

パソコンなどのような情報を扱う機器は、きちんと管理しておかないと、情報漏洩につながってしまいます。

きちんと管理しておかないと、もし誰かがパソコンを持って去ってしまってもわかりません。たとえば社員が会社を辞めた時にそのままパソコンを持って去ってしまってそのままになってしまう可能性があります。

そのパソコンに保存されていた会社や顧客の情報が他の会社に売られたりして漏洩してしまうかもしれません。

パソコンをはじめ備品を管理することで、このような情報漏洩のリスクがなくなります。

管理番号

同じパソコンであってもそれぞれ個別に一つ一つ管理する必要があるため、管理番号は必須です。パソコンなどの備品を購入する際に稟議書等の決裁申請書を作成すると思いますが、その際に総務部で連番で管理番号を振っていくとスムーズです。管理台帳の一番左の列に入力欄を設けるのがおすすめです。管理番号は、印刷して備品に貼り付けるなどして、すぐに管理番号がわかるようにしておきましょう。

種別

備品が多くて物品名ではなかなか見つけられないという場合も、種別を設定することで、管理台帳から備品の情報を検索する時に簡単に見つけられるようになります。たとえば「情報機器」や「オフィス家具」などの大きな種別で分類して、さらにその中で「デスク」「イス」などの小さな種別で分類しましょう。

状態

管理台帳の状態の項目は、選択式にして選べるようにしておくのがおすすめです。たとえば「使用中」「使用可能」「修理中」「廃棄済」などです。

こうすることで、社員が備品を使いたい時に管理台帳で「使用可能」というワードで絞り込んで検索して、すぐに使える備品を見つけることができます。

物品管理の手順

ここからは物品管理のやり方についてご紹介します。

物品管理を行う際の手順と、それぞれのやり方について詳しく説明していきます。

①物品管理台帳を作る

まずは物品管理を正しく行うために物品管理台帳を作成します。

一般的に、紙やエクセルを使って物品管理台帳を作成している会社が多いです。

管理台帳には以下のような項目を作りましょう。

• 管理番号
• 物品名
• 種別
• 登録日
• 登録者
• 更新日
• 更新者
• 保管場所
• 状態

紛失や破損などがあった場合にも物品管理台帳を見ればわかるように、会社で管理する項目を決めて管理してください。

会計処理上の台帳しか用意していないという場合には、新たに物品管理用の台帳も作成しましょう。

物品管理用の台帳を作成することで、オフィス備品を一元管理することができます。

備品の情報を一元管理することによって、物品の移動や廃棄といった作業もスムーズにできます。

物品管理台帳を作成しておくことで、現物の備品管理が楽になり、監査があっても慌てることがなくなります。

備品の写真や図面、保証書なども添付すると、視覚的に把握できて見やすくなるので、棚卸しのミスも減らせます。

節税対策である減価償却分を把握することにも役立ちます。

登録情報は間違えないように注意しましょう。

名前・型番・取得価格・取得年月日・管理責任者などを正確に入力することが重要です。

②物品を分類してラベルを作る

台帳で管理がしやすいように、物品を分類しましょう。

カテゴリーや使用する頻度によって分けることをおすすめします。

分類をしたら、それぞれの物品にラベルを作ってラベリングをしましょう。

ラベルとは、備品の識別番号を記載したラベルです。

ICタグやバーコード付きのラベルなどを備品に貼りつけることで、取得日や保管場所などを把握できます。

ラベルをそれぞれの物品に貼り付けておけば、オフィスの備品管理を視覚化することができます。

ラベリングをすることによって管理や棚卸しがスムーズに行えるようになります。

手動で作成する場合には、ラベルプリンターの使用がおすすめです。

ラベルプリンターで備品情報と紐づけた識別番号を印字すして管理ラベルを発行できます。バーコード情報を一緒に添付すると、目視での確認作業も省略することができます。

③ルールや配置場所を周知する

備品の管理では、社員にルールを周知することが大切です。

複数の社員が利用しているオフィスの備品を管理するためには、管理についてのルールを設定しておく必要があります。

会社共通のルールを作っておくことで、現場の社員から経理担当者までルールに基づいて備品管理をできるようになります。

備品の使用のルールや配置場所を周知しておかないと、「台帳の情報と実際の備品の状態が違っている」という状態になりかねません。

管理が雑になって紛失や盗難にもつながってしまいます。

備品の使用ルールや配置場所についてマニュアルなどにまとめて周知するというのがおすすめです。

④定期的に棚卸しをする

備品は定期的な棚卸しが必要となります。

定期的に棚卸しをすることで、台帳に記載されている情報と、実際の備品の状態に差異がないか確認できます。

棚卸しを定期的に行うことによって、紛失・破損・故障に気がつくことができるので、物品の交換やメンテナンスができます。

適正な数を補充しておくためにも必要です。

備品の位置情報を正確に把握すると、棚卸し業務を効率化することが可能です。

大体の位置を把握しておくだけでも、台帳と備品を紐付ける作業が楽になります。

⑤備品管理の運用ルールを決める

備品の運用ルールを決めましょう。たとえば「備品を購入したり廃棄する際は承認を得る」「使用する時と返却する時には必ず管理台帳に入力する」というように運用する上で必要なルールを決めます。

社員たちが確認しやすいように、備品管理のマニュアルを作り、備品管理の運用ルールはそこにまとめて記載しておきましょう。

備品の管理を始めるタイミング

オフィスの備品の管理は、オフィスを移転する時・レイアウトを変更する時に始めると良いです。

オフィスの備品管理はいつでもすぐにできるというものでもありません。

オフィスのあちこちにある様々な物品を一つ一つ確認していかなければならなく、大きな会社であればあるほど備品の数も膨大になるので大変です。

オフィスを移転する時など不用品を削減するタイミングに着手すればスムーズに行えます。

備品管理のコツ4つ

オフィスの備品管理を正確に効率的に行うことができるコツを4つご紹介します。

購入から管理までの流れをフロー化する

一連の流れをフロー化することで、効率良くオフィスの備品を管理することができます。

以下のような流れが一般的です。

見積→稟議→発注→納品→検収→固定資産台帳入力→現物管理

会社全体に周知する

備品管理についてのルールは会社全体に周知しましょう。

組織全体で共有しなければ管理できません。

備品の使用状況や所在がすべての社員に周知できていれば、業務の効率アップにつながります。

備品の状態を共有できれば、返却忘れや紛失を防止することができて、廃棄時期の判断もしやすくなります。

備品の場所や使用者を明確にする

備品管理の目的の一つが備品の場所や使用者を把握することです。

どこにあるのか所在を正確に把握することによって、備品をすぐに利用でき業務がスムーズに行えます。

棚卸し業務をする時も効率よく行えます。

使用者を把握できると、備品の私物化も防止できます。

めったに動かすことがない備品であれば、位置情報を記載したファイルに備品情報を紐付けておくだけでどこにあるのかを把握できます。

デスク単位で細かく管理しておきたいという場合には、備品ごとに管理番号を振り分けましょう。

備品の状態を定期的に確認する

備品を管理する際には、備品の状態を定期的に確認しましょう。

使おうと思った時に故障したり破損していると業務がストップすることにつながります。

高額な備品であれば紛失すると大きな損失になります。

社外で紛失して情報が漏洩するようなことがあれば、大きな被害につながります。

備品の状態を定期的に確認して状況を把握しておくことによって、このような事態を防ぐことができます。

備品の管理はシステムを使うと効率化できる

「備品の管理が面倒」という方には、備品管理システムを導入することをおすすめします。備品の管理をシステム化することによって、備品管理台帳の作成や更新もスムーズになります。

棚卸しをする場合もバーコードを読み取るだけで簡単にできるようになります。

更におすすめなのは、下記の紹介するMAMORIO BIZを活用した備品管理方法です。

このようにスムーズに効率良く備品管理を行えるようになるので、気になった方は検討してみてください。

タグを使った備品管理サービス「Mamorio Biz」

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けの備品の紛失を防止できるサービスです。

取り付けるタグ型と這って使えるシール型があり、パソコンやUSBの他、IDカード、鍵、など管理したい備品に取り付けて使えます。

専用のアプリをスマホでダウンロードして、簡単なセットアップを行うと使い始めることができます。

MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から安全性やデザイン性が高く評価されています。

経済産業省が主催するプログラム「J-Startup」の採択を始め、グッドデザイン賞、2018年度 日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、デロイト トウシュ トーマツ リミテッド 2018年 日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しています。

MAMORIO Bizの製品をご紹介

MAMORIO Bizでは、それぞれの用途に合わせて「タグ型」と「シール型」の2種類のタイプがあります。

タグ型のMAMORIO S

備品に取り付けるタグ型のMAMORIO S は、様々な備品に付けて利用できます。

価格：3,000 円（税抜） / 個

サイズ：35.5mm x 19mm x 厚さ 2.8mm

重さ：2.4g

電池寿命：約1年間

シール型のMAMORIO FUDA

備品に貼って使えるシール型の MAMORIO FUDA は、タグ型のタイプが付けられないパソコンなどの機材に貼って利用できます。

価格：3,000円（税抜） / 個

サイズ：24mm x 36.2mm x 厚さ 3.4mm

重さ：3.4g

電池寿命：約1年間

参考：その他製品詳細についてはこちら

MAMORIO Bizのメリット

MAMORIO Bizのメリットについてご紹介します。

小さくてコンパクト

MAMORIOは、世界最小クラスのコンパクトな紛失防止デバイスです。

小さくて薄いタグ型、貼って使えるシール型など、利用する備品やシーンに合わせてコンパクトで邪魔にならずに紛失防止対策が可能になります。

アプリの通知によって紛失を防止できる

MAMORIOを取り付けた備品が一定の範囲内から離れると、スマホに通知がきて知らせてくれます。

営業先など外出先で置き忘れてしまうことで紛失するのを未然に防ぐことができます。

法人に合ったサポートが充実

紛失してしまった場合にも、専門のサポートデスクが捜索を支援するので、紛失によって起こるトラブルを最小限におさえることができます。

他にも法人向けならではの便利なサポートが充実しています。

参考：その他サポート詳細についてこちら

まとめ

この記事では、備品管理のやり方について、備品管理をする目的やメリット、手順やそれぞれのやり方、上手に管理するコツについてご紹介しました。

備品管理とは、会社で使用している備品を管理することです。

備品管理をすることで業務の効率化や経費の削減をすることができます。

備品管理台帳を作って、備品を分類しラベリングすると管理がしやすくなります。

しっかり管理していくために、備品管理についてのルールや配置場所は社員全体に周知しましょう。

備品を交換やメンテナンス、補充して万全な状態にしておくために、定期的に棚卸しをして実際の備品の状態に差異がないか確認するようにしてください。

これから備品管理をするという人は、ぜひ今回ご紹介した内容を備品管理に活かしていただけたらと思います。