エクセルで在庫管理はもう古い？エクセルで在庫管理のポイントと限界点

在庫管理とは、在庫が入ってきてから出ていくまでの「在庫」を管理することです。

在庫管理ソフトは高額ですが、エクセルで在庫管理をすればお金をかけずに在庫管理ができます。

このページでは、エクセルで在庫管理をする際のポイントと、エクセルでの在庫管理ではどのようなことができるのかという限界についてご紹介します。

在庫とは？

在庫とは、在庫が入ってきてから、出ていくまでの状態を指します。

お店では、商品が入ってきてから、売れたり廃棄ロスとなったりして出ていくまでの状態が在庫です。

工場では、材料を仕入れてから、生産するのに使うまでが在庫になります。

従業員が共有して使っている備品を取り出して使い、返却するまでの状態も在庫です。

在庫を式で表すと下記のようになります。

在庫=入庫-出庫

在庫数は入ってきた在庫から出ていく在庫を引いた数になるため、在庫数を管理するためには入庫数と出庫数を管理することが必要です。

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エクセルの在庫管理でできること

高額な在庫管理ソフトを購入せずに、エクセルで在庫管理をすればお金をかけずに在庫管理ができます。

小規模の管理であればエクセルでも在庫管理が可能です。

エクセルで在庫管理票を作ると、在庫が入ってきてから出ていくまでの「在庫」を管理することができます。

エクセルで在庫管理表を作ることで、下記のような項目をすぐに把握できるようになります。

• 月ごとの在庫数
• 現在の在庫状況
• 発注が必要な商品
• 備品の所在

エクセルの在庫管理票の種類

エクセルの在庫管理票には種類があります。

2種をそれぞれのメリット・デメリットとともにご紹介します。

単票タイプ

単票タイプは棚の横にぶら下げる吊り下げ票をそのままエクセルにしたような表です。

単票タイプのメリットは「いつ」「誰が」「何を」「何個」「入庫もしくは出庫したか」「在庫数が何個に変わったか」がわかる点です。

単票タイプのデメリットは、複数ある在庫を一覧で確認できないことです。

また行が足りなくなった場合、エクセルでは行を挿入することになります。

パソコン操作に慣れていない人が操作すると、エクセルシートを壊すことになりやすいのです。

在庫移動表タイプ

在庫移動表タイプは横軸が日付になっています。

在庫移動表タイプのメリットは、複数の在庫とその在庫数が数行ずつ表示されるため、一覧で確認できることです。

在庫移動表タイプのデメリットは、この表だけでは在庫を管理できないことです。

入庫や出庫の記録を単票タイプのように細かく入力できません。

事前にそれぞれの在庫の１日の入庫と出庫の数を集計しておく必要があります。

在庫管理では単票タイプのように、その都度入庫や出庫の記録を登録することで、在庫が更新されていくことが必要です。

そのため在庫移動表タイプは在庫管理として機能が十分ではありません。

エクセルでの在庫管理のポイントや注意点

エクセルで在庫管理をする際のポイントや気をつけるべき注意点をご紹介します。

在庫管理表に適切な項目を設定する

在庫管理表には用途に合わせて適切な項目を設定しましょう。

在庫といっても、製造業務に使用する部品、小売業務で扱う商品、従業員が使ったら返却する備品など様々な種類があります。

そのため在庫の種類によって在庫管理表に設けるべき項目が異なるのです。

たとえば従業員が使ったら返却する備品の場合は「利用者」「利用数量」「返却日」などの項目を設定します。

在庫管理のルールを作る

在庫管理をする上で、事前に管理ルールを作っておく必要があります。

適切な管理表を作ったとしても、管理表の管理や運用に問題があると意味がありません。

正確な数字で管理するために、管理ルールを作り明確にしておきましょう。

在庫管理表のマニュアルを作成し、在庫管理に関わる従業員たちで共有することが大切です。

在庫を保管しておく場所の棚・列・段に番号を振り「〇〇は棚Aの3列の2段目」というように商品ごとに保管場所を決めておきましょう。

こうして誰でも在庫が保管してある場所を把握できるような管理体制を整えておくことが大切です。

在庫管理のルールを作ることで在庫が保管してある場所を把握しやすくなります。

備品を管理する場合は、紛失防止にも役立ちます。

共有する備品の置き場所を明確にすることで、従業員が備品を私物化することを防げることもメリットです。

上書きしない

在庫管理表に上書きすることはやめましょう。

在庫だけを管理しようとして下記のように上書きして在庫管理表を使っている場合があります。

• 商品が売れたら残った数をコピーして、在庫数に上書きする
• 商品が入庫したら、在庫数に入庫数を足して上書きする

このように上書きしていると履歴が残らないため「これ上書きしたっけ？」ということが起こります。

間違えていても履歴が残ってないため調べることができず、一から在庫を数え直すことになってしまうのです。

在庫管理表は「何が何個入ってきたのか」「何が何個出て行ったのか」という入庫と出庫の履歴が残る方法で作っていく必要があります。

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エクセルによる在庫管理の限界

エクセルは「入出庫の一覧表に記入すると、在庫一覧表が自動で更新される」というような、他のデータと連携する動作はあまりできません。

在庫管理ソフトのような動作をエクセルで実現することは難しいのです。

しかしエクセルで在庫管理をすることには、費用がかからないというメリットがあります。

• 在庫数が少ない
• 在庫の動きが少ない

というような小規模の管理にはエクセルでの在庫管理が最適です。

まとめ

ここまで、エクセルで在庫管理をする際のポイントと、エクセルでの在庫管理の限界についてご紹介しました。

在庫管理ソフトは高額ですが、エクセルで在庫管理をすればお金をかけずに在庫管理ができます。

エクセルで在庫管理表を作ることで、発注が必要な商品や備品の所在をすぐに把握できるようになります。

在庫管理ソフトのような動作をエクセルで実現することは難しいですが、小規模の在庫管理にはエクセルが最適です。

エクセルで在庫管理をする際は、今回ご紹介したポイントや気をつけるべき注意点を活かしていただければと思います。