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物品管理とは?|会社・工場での物品管理のコツや改善方法、役に立つアプリなどをご紹介

物品管理とは、会社で使っている物品を管理することです。

何がどこにあるのか記録したり、棚卸を行って問題なく管理されているかを確認したりします。


この記事では、これから物品管理をはじめるという人に向けて、物品管理について定義から丁寧にご紹介します。


効率よく物品管理をするコツについても詳しく解説していきます。

物品管理のやり方について一から知りたいという人は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。


物品管理とは?定義を紹介

物品管理とは、会社などの組織において、会社が保有しているそれぞれの物品の保管されている場所、壊れていないかなどの状態、今誰に利用されているのかといった状況などを把握するという業務です。


会社で物品管理をする目的は、業務を効率よく行えるようになったり、経費を削減できるといったメリットが得られるからです。


業務を効率化させる

物品を管理することは、業務効率をアップさせることにつながります。


オフィスにある物品は社員たちがシェアして使うという場合が多いです。

そのため、仕事をする上である物品が使用したいという時に、使いたい物品がどこにあるのか所在がわからなくなることが多くあります。

こうなると使いたい物品を探し回って時間を無駄に浪費してしまいます。


すべての物品をどこで保管しているのか、今誰がどこで使用しているのかをリアルタイムで把握できるようにすることで、物品を使用したい時に探し回らずに済みます。


また物品が壊れていないかなどの状態を把握できていないと、物品が見つかっても故障などのせいで使用できない場合があり、こうなると業務が遂行できなくなってしまいます。


物品管理によって状態をしっかり把握しておけば、物品が故障しているとわかった場合にはすぐに修理して万全な状態にしておくことができるので、故障によって業務がストップすることも防げます。


このように、オフィスの物品を管理することによって時間の無駄をなくして業務の効率をアップさせることができ、仕事がスムーズに行えるようになります。


無駄な出費をおさえる

物品を管理することは無駄な出費をおさえることにもつながります。


物品が管理されていないと、すでにある物品をあると知らずに購入してしまって無駄な出費が発生することがあります。


また物品は法人税に直結しているので、誤って計上してしまうと税金の申告にずれが生じることがあり、注意が必要です。

物品管理をすることで、ずっと誰も使っていなかった物品が見つかることがあります。

税金について申告した内容に間違いがあり延滞していた場合には、延滞税などを納めなければなりません。

故障したため現場のスタッフが勝手に廃棄していた物品が見つかることがあります。

勝手に廃棄していた物品については、このことを経理の担当者が把握していれば問題ありませんが、把握していないと不必要な税金を納めることになってしまいます。


物品を管理しておけば、こういったトラブルを防ぐことができるので、結果無駄な出費をおさえることができます。

参考:国税庁


物品管理を効率よく進めるコツ

物品管理

物品管理を正確にかつ効率よく行うことができるコツをご紹介します。


購入から管理までをフロー化する

一連の流れをフロー化することによって、効率良くオフィスの物品を管理することができるようになります。


以下のような流れが一般的なので、参考にどうぞ。


見積→稟議→発注→納品→検収→固定資産台帳入力→現物管理


会社全体にルールを周知する

物品管理についてのルールは、会社の社員全体に周知しておきましょう。

物品管理では会社の組織全体でどのように管理していくのかルールを共有していなければしっかりと管理できません。

物品の使用状況やどこにあるのかがすべての社員に周知できていれば、業務がスムーズになり効率アップにつながり、社員たちも気持ちよく仕事できます。


物品がある場所や使用者を明確にする

物品の場所や使用者を把握することは物品管理において大切な目的です。


どこにあるのか所在を正確に把握しておくことによって、物品をすぐに利用でき業務がスムーズに行えます。

物品がどこにあるのかのチェックをするには、棚卸し業務をする時に行うと効率よくチェックできます。


使用者や所在を把握しておくことは、物品の返却忘れや紛失、私物化も防止できます。

高額な物品であれば紛失すると大きな損失になります。

また社外で紛失して情報が漏洩するようなことになれば、大きな被害につながります。

このようなことを防ぐためにも大切です。


デスク単位で細かく物品を管理しておきたいという場合には、物品ごとに管理番号を振り分けましょう。


物品の状態を定期的にチェックする

物品を管理する際には、物品の状態を定期的に確認するようにしましょう。

使おうと思った時に故障したり破損していると、その時点で業務がストップしてしまいます。


物品の状態を定期的に確認して状況を把握しておくことによって、故障している場合には修理して常に使える状態にしておけるので、このような事態を防ぐことができます。


物品管理に便利に利用できる紛失防止タグ

物品管理を便利にできる紛失防止タグというものがあります。


紛失防止タグは物品に取り付けることによって今どこにあるのか把握できるようになります。


紛失防止タグは取り付けて簡単な設定をするだけなのですぐに利用できます。


紛失防止タグのメリット

紛失防止タグのメリットについてご紹介します。


小さくてコンパクト

紛失防止タグは小さくてコンパクトな紛失防止デバイスです。

薄いタグ型、貼って使えるシール型などの種類があり、コンパクトなので物品につけても邪魔になりにくいです。


アプリの通知で紛失するのを防止できる

物品に紛失防止タグを取り付けると、一定の範囲内から離れると、スマホにアプリの通知がきて知らせてくれます。


会社の物品を外出先に持ち出した時に、置き忘れて紛失するのを未然に防ぐことができます。


紛失したらサポートデスクが探すのを支援

物品がどこにあるのかわからなくなった場合には、専門のサポートデスクが探すのを支援してくれるので、紛失を防ぐことができます。


紛失防止タグ「Mamorio.biz」

紛失防止タグの一つとして「MAMORIO Biz 」をご紹介します。

OGP

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けのサービスで、物品の紛失を防止できます。


MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から高い評価を受けているので信頼できます。


2018年度日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、グッドデザイン賞、日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しているサービスです。


世界最小クラスのコンパクトなサイズの紛失防止タグで、薄いタグ型も貼って使えるシール型もあるので物品に合わせて選べます。


紛失時のアプリ通知機能もしっかり備わっています。

MAMORIOBIZポイント

詳しい機能はこちらはから


まとめ

この記事では、物品管理のやり方について一から知りたいという人に向けて、物品管理の定義や効率よく進めるコツについてご紹介しました。


物品管理とは、会社の物品の場所、状態、状況などを把握する業務のことで、業務の効率アップや経費の削減などのメリットが得られます。


物品管理では購入から管理までをフロー化して行いましょう。


物品の保管場所や保管についてのルールは会社全体で共有することで、しっかり管理できて、管理によるメリットも十分に得ることができます。


物品の場所や状況の他、状態も確認しながら故障のない万全の状態をキープさせましょう。


必要に応じて紛失防止タグも利用すると便利です。


ぜひこの記事を参考にして、これからの物品管理をがんばってください。


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