物品管理とは？｜会社・工場での物品管理のコツや改善方法、役に立つアプリなどをご紹介

物品管理とは、会社で使っている物品を管理することです。

何がどこにあるのか記録したり、棚卸を行って問題なく管理されているかを確認したりします。

この記事では、これから物品管理をはじめるという人に向けて、物品管理について定義から丁寧にご紹介します。

効率よく物品管理をするコツについても詳しく解説していきます。

物品管理のやり方について一から知りたいという人は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

物品管理とは？定義を紹介

物品管理とは、会社などの組織において、会社が保有しているそれぞれの物品の保管されている場所、壊れていないかなどの状態、今誰に利用されているのかといった状況などを把握するという業務です。

会社で物品管理をする目的は、業務を効率よく行えるようになったり、経費を削減できるといったメリットが得られるからです。

業務を効率化させる

物品を管理することは、業務効率をアップさせることにつながります。

オフィスにある物品は社員たちがシェアして使うという場合が多いです。

そのため、仕事をする上である物品が使用したいという時に、使いたい物品がどこにあるのか所在がわからなくなることが多くあります。

こうなると使いたい物品を探し回って時間を無駄に浪費してしまいます。

すべての物品をどこで保管しているのか、今誰がどこで使用しているのかをリアルタイムで把握できるようにすることで、物品を使用したい時に探し回らずに済みます。

また物品が壊れていないかなどの状態を把握できていないと、物品が見つかっても故障などのせいで使用できない場合があり、こうなると業務が遂行できなくなってしまいます。

物品管理によって状態をしっかり把握しておけば、物品が故障しているとわかった場合にはすぐに修理して万全な状態にしておくことができるので、故障によって業務がストップすることも防げます。

このように、オフィスの物品を管理することによって時間の無駄をなくして業務の効率をアップさせることができ、仕事がスムーズに行えるようになります。

無駄な出費をおさえる

物品を管理することは無駄な出費をおさえることにもつながります。

物品が管理されていないと、すでにある物品をあると知らずに購入してしまって無駄な出費が発生することがあります。

また物品は法人税に直結しているので、誤って計上してしまうと税金の申告にずれが生じることがあり、注意が必要です。

物品管理をすることで、ずっと誰も使っていなかった物品が見つかることがあります。

税金について申告した内容に間違いがあり延滞していた場合には、延滞税などを納めなければなりません。

故障したため現場のスタッフが勝手に廃棄していた物品が見つかることがあります。

勝手に廃棄していた物品については、このことを経理の担当者が把握していれば問題ありませんが、把握していないと不必要な税金を納めることになってしまいます。

物品を管理しておけば、こういったトラブルを防ぐことができるので、結果無駄な出費をおさえることができます。

参考：国税庁

物品管理の目的

なぜ物品管理を行わなければならないのか、物品管理を行う目的についてご説明します。

物品の数量把握

物品管理は物品の数量を把握するために行います。

物品がいくつあるのか数量を把握しておくことで、作業を効率化することができます。

たとえば物品の数量を把握できていないと「使いたい物品を取りに行ったら使用中で使えなかった」ということが起こり非効率です。

「機械が２つあり、２つとも使用中である」と数量を把握できれば「今は機械を使った作業ができないから、他の作業をしよう」と状況に合わせて効率よく作業することができます。

物品の状態把握

物品管理は物品の状態を把握するためにも必要です。

物品の状態をどのように把握すればよいのか、物品の状態について確認すべき項目を下記にご紹介します。

いつまで使用できるのか

耐用年数は何年なのかなど、いつまで使用できるのかを確認します。

現在使用できる状態なのか

正常な状態なのか、修理中なのか、故障して破棄したのかなど、現在使用できる状態なのか確認します。

物品の状態を把握して、故障しているとわかったらすぐに修理に出すことで、必要な時にきちんと使用できるようにしておけます。

正常な状態なのか故障中なのかどうか明確にしておくことで、使用した場合に業務に支障が出ることも防止できます。

物品の所在把握

物品管理は物品がどこにあるのか、物品の所在を把握するためにも必要です。

物品がどこにあるのかわからないと、必要な時にすぐに使うことができません。

探すことに時間がかかってしまい業務に支障が出てしまいます。

物品がどこにあるのか、物品の所在を把握しておくことで、必要な時にすぐに取り出して使えるようになります。

業務にすぐに使うことができ、業務が効率よく進みます。

物品の分類ごとに、それぞれの物品が保管してある場所を管理しておきましょう。

情報漏えい防止

物品管理は情報漏えいを防止するためにも必要です。

データが含まれている物品を紛失した場合は、情報漏えいにつながる可能性が考えられます。

物品の中には、紛失することで社内の情報が外部に漏れてしまうような物品もあります。

たとえば、様々なログインIDとパスワードが記憶されているパソコンや、顧客の個人情報が保存されているUSBメモリーなどです。

物品管理をすることで物品の紛失を防ぐことができるため、物品の紛失による情報漏えいのリスクも減らすことができます。

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会社全体の資産管理

物品管理は会社の資産管理をするためにも必要です。

会社の資産を管理することは会社経営において大切なことです。

物品も会社の資産の１つであるため、しっかり管理する必要があります。

物品の数量を把握できていないと「すでにたくさんある物品をまた発注してしまった」ということが起こり、無駄な出費につながります。

常に数量を把握しておくことで、必要な物品を必要なだけ発注できるようになるため、費用の無駄を省くことができます。

■関連記事：固定資産管理とは？種類、基礎知識とメリット、そしてポイントをご紹介

物品管理の方法

どのように物品管理をすればよいのか、物品管理をする方法についてご説明します。

物品管理台帳を作成

物品を管理するための物品管理台帳を作成します。

物品管理では「何が」「どこに」「いくつ」「どのような状態で」置いてあるのかを管理します。

そのため物品管理台帳には、それぞれの物品を区別するための管理番号、物品の名称、保管場所、使用状況、購入日、保証期間などの情報を記載します。

物品を分類

物品を分類します。

物品を分類しておくことで検索してすぐに見つかるようになるため、管理しやすくなります。

たとえば「オフィス家具」「IT機器」などに分類して

「オフィス家具」をさらに「デスク」「椅子」などに分類して

「デスク」をさらに使用頻度などで分類できます。

上記のように、２～３段階に分けて分類しておくとそれぞれの物品を検索しやすくなります。

Amazonなどのショッピングサイトの分類を参考にするのがおすすめです。

配置場所を決定

それぞれの物品について、種類ごとに配置場所を決めます。

種類ごとに分けて管理することでそれぞれの物品を把握しやすくなり、使用したい時にすぐに取り出せるようになります。

定期的に棚卸し

物品は定期的に棚卸しをして確認する必要があります。

物品の現物を見て、故障してないか、紛失してないかなどを確認します。

定期的な棚卸しは下記のようなことを確認するために必要です。

• 社員がきちんと管理できているか
• 会社の物品を盗んで数量を変えるといった不正がないか
• 紛失して情報漏えいの危険性にさらされていないか

定期的な棚卸しをして上記のようなことを確認し、しっかり管理しましょう。

物品管理のフローを作成

物品管理のフローを作成します。

物品を購入してから管理するまでの一連のフローを決めます。

物品管理のフローは、カテゴリーごとに決める必要があります。

オフィス用品など高額な物品は、見積り、申請、稟議といった流れで購入することが一般的です。

これに対して文房具など安い物品は、購入するのに稟議は必要ない場合がほとんどです。

このように物品によってフローが異なるため、それぞれの物品について購入から管理までのフローを作成して明確にしておくことで効率良く管理できます。

配置や管理ルールを周知

物品の配置場所や物品管理についてのルールを社員全員に周知します。

社員全員が物品の配置場所や物品管理についてのルールを理解できるように周知することが大切です。

そのためにまずは備品の配置場所や物品管理についてのルールをマニュアルにまとめます。

ルールを定めてマニュアルにまとめたら、社員全員が定められたルールを守りながら備品管理を行えるように、社員全員に周知しましょう。

物品管理を効率よく進めるコツ

物品管理を正確にかつ効率よく行うことができるコツをご紹介します。

購入から管理までをフロー化する

一連の流れをフロー化することによって、効率良くオフィスの物品を管理することができるようになります。

以下のような流れが一般的なので、参考にどうぞ。

見積→稟議→発注→納品→検収→固定資産台帳入力→現物管理

会社全体にルールを周知する

物品管理についてのルールは、会社の社員全体に周知しておきましょう。

物品管理では会社の組織全体でどのように管理していくのかルールを共有していなければしっかりと管理できません。

物品の使用状況やどこにあるのかがすべての社員に周知できていれば、業務がスムーズになり効率アップにつながり、社員たちも気持ちよく仕事できます。

物品がある場所や使用者を明確にする

物品の場所や使用者を把握することは物品管理において大切な目的です。

どこにあるのか所在を正確に把握しておくことによって、物品をすぐに利用でき業務がスムーズに行えます。

物品がどこにあるのかのチェックをするには、棚卸し業務をする時に行うと効率よくチェックできます。

使用者や所在を把握しておくことは、物品の返却忘れや紛失、私物化も防止できます。

高額な物品であれば紛失すると大きな損失になります。

また社外で紛失して情報が漏洩するようなことになれば、大きな被害につながります。

このようなことを防ぐためにも大切です。

デスク単位で細かく物品を管理しておきたいという場合には、物品ごとに管理番号を振り分けましょう。

物品の状態を定期的にチェックする

物品を管理する際には、物品の状態を定期的に確認するようにしましょう。

使おうと思った時に故障したり破損していると、その時点で業務がストップしてしまいます。

物品の状態を定期的に確認して状況を把握しておくことによって、故障している場合には修理して常に使える状態にしておけるので、このような事態を防ぐことができます。

デジタルで管理する

物品管理はデジタルで管理することで効率よく管理できます。

パソコンでExcelなどを使うことでデータとして管理することが可能です。

デジタルでの物品管理は、検索することで物品についての情報がすぐにわかるようになることがメリットです。

管理台帳をクラウド上に保存することも可能で、いつでもどこでも確認や更新ができるようになるというメリットもあります。

物品管理に便利に利用できる紛失防止タグ

物品管理を便利にできる紛失防止タグというものがあります。

紛失防止タグは物品に取り付けることによって今どこにあるのか把握できるようになります。

紛失防止タグは取り付けて簡単な設定をするだけなのですぐに利用できます。

紛失防止タグのメリット

紛失防止タグのメリットについてご紹介します。

小さくてコンパクト

紛失防止タグは小さくてコンパクトな紛失防止デバイスです。

薄いタグ型、貼って使えるシール型などの種類があり、コンパクトなので物品につけても邪魔になりにくいです。

アプリの通知で紛失するのを防止できる

物品に紛失防止タグを取り付けると、一定の範囲内から離れると、スマホにアプリの通知がきて知らせてくれます。

会社の物品を外出先に持ち出した時に、置き忘れて紛失するのを未然に防ぐことができます。

紛失したらサポートデスクが探すのを支援

物品がどこにあるのかわからなくなった場合には、専門のサポートデスクが探すのを支援してくれるので、紛失を防ぐことができます。

紛失防止タグ「Mamorio.biz」

紛失防止タグの一つとして「MAMORIO Biz 」をご紹介します。

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けのサービスで、物品の紛失を防止できます。

MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から高い評価を受けているので信頼できます。

2018年度日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、グッドデザイン賞、日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しているサービスです。

世界最小クラスのコンパクトなサイズの紛失防止タグで、薄いタグ型も貼って使えるシール型もあるので物品に合わせて選べます。

「MAMORIOBiz」は、タグを物品に取り付けることによって、物品が今どこにあるのかを把握できるサービスです。

物品を紛失してしまっても、タグをつけてあれば通信して物品の現在地を知ることができるため、物品管理が便利になります。

紛失時のアプリ通知機能もしっかり備わっています。

詳しい機能はこちらはから

まとめ

この記事では、物品管理のやり方について一から知りたいという人に向けて、物品管理の定義や効率よく進めるコツについてご紹介しました。

物品管理とは、会社の物品の場所、状態、状況などを把握する業務のことで、業務の効率アップや経費の削減などのメリットが得られます。

物品管理では購入から管理までをフロー化して行いましょう。

物品の保管場所や保管についてのルールは会社全体で共有することで、しっかり管理できて、管理によるメリットも十分に得ることができます。

物品の場所や状況の他、状態も確認しながら故障のない万全の状態をキープさせましょう。

必要に応じて紛失防止タグも利用すると便利です。

パソコンやExcelを使ってデジタルで管理したり、「MAMORIOBiz」のような管理サービスを利用したりするとより効率よく管理することができます。

ぜひこのページを参考にして、効率のよい物品管理を行っていただければと思います。