入館証／社員証（勤務先・常駐先・派遣先）の紛失防止対策、予防対策

入館証／社員証を紛失してしまうと悪用されることもあり会社へ大きな悪影響を及ぼすリスクがあります。

ですが入館証／社員証は毎日身に付けているものなので紛失しやすいものです。

ここでは、社員が入館証／社員証を紛失するのはどのような場合なのか事例をご紹介します。

紛失してしまった時の対処法や紛失を防止するのに有効な予防策についてもご紹介していきます。

社員証を紛失することのリスク

社員証はその会社の社員であることを示す重要な証明書です。この社員証を紛失することには大きなリスクがあります。

個人情報が漏洩する

社員証には、「会社名」「氏名」「顔写真」が載っています。

そのため紛失した社員証を見つけた第三者には、「〇〇という名前の人はこんな容姿で、◯◯会社に勤めているんだな」ということが知られてしまうのです。

悪用される

悪意のある人に拾われたら、悪用されてしまう危険があります。

入館時に社員証を提示することでオフィスに入館できる場合が多いです。これによって発生するリスクは「なりすまし」です。社員証を拾った第三者が、社員になりすましてオフィスに侵入してしまう危険があります。

社員証に顔写真があるといっても、入館時に厳密に本人確認をしているとは限りません。

会社の評価が下がる

社員証を紛失したことが、会社の評価の低下につながってしまう可能性もあります。

社員証には「会社名」が記載されています。そのため道などに社員証を落としてしまうと、通行人に社員証が見られることになります。

社員証を拾った人や見た人には、「◯◯会社には自分の持ち物をちゃんと管理できない社員がいるんだな」と思われてしまうかもしれません。

入館証／社員証を紛失してしまう事例

入館証はどんな時に紛失してしまうのか、事例をご紹介します。

入館証をなくしたという場合に多いのは、歩いていて落としてしまったという場合、レストランなどに置き忘れてしまったという場合です。

会社や社員の管理が不十分なことによって、入館証を失くしやすい状況を生んでしまっている可能性があります。

カードホルダーから抜け落ちる

入館証の紛失では、知らないうちに入館証を落としてしまうという場合が多くあります。

原因は、カードホルダーが知らないうちに破損していてその隙間から入館証が抜け落ちてしまうことが考えられます。

カバンから誤って出てしまう

カバンの中に入れてあったにもかかわらず入館証を紛失してしまうという場合もあります。

この原因としては、カバンの中からパソコンなど入館証以外の荷物を取り出した時に、誤って一緒に入館証が飛び出してしまい、落として紛失するということがあります。

飲み会で酔って失くす

入館証を紛失する頻度が多いのが飲み会に行った場合です。

お酒を飲むと普段よりも注意力がなくなるので、入館証をはじめ物を失くしやすいので要注意です。

酔いすぎて入館証が入っているカバンごと失くしてしまうということも多くあるようです。

弊社MAMORIOのデータを使った調査でも、落とし物が一番増えるのは、飲み会などが多い年末年始でした。

参考：『2018年版”落とし物”に関する実態調査』 忘年会・新年会シーズンは落とし物が増加！

入館証／社員証を紛失した時の対処法

入館証を紛失してしまったらどうすればいいのか、対処法についてご紹介していきます。

警察に紛失届を出す

入館証を失くしたと思われる場所を探してみても見つからないようであれば、紛失届として警察へ届け出ると見つかりやすくなります。

届け出るのは、なるべく入館証を紛失したと思われる場所の近くにある警察署にしましょう。

警察へ届出ておくと、入館証が悪用された場合にも後々有利になります。

紛失手続きをする

ある程度探して入館証が見つからない場合には、紛失手続きを行いましょう。

総務部や紛失サービスセンターに連絡して、紛失手続きを依頼します。

クレジット機能が付いているタイプの入館証を失くした場合には、クレジットカード会社へ連絡して停止手続きをする必要もあります。

失くした社員に始末書を書かせる

入館証の紛失についての手続きが終わった後は、会社にもよっては入館証をなくした社員に始末書を書かせるという場合もあります。

失くした社員があまり反省していない場合には、手続きだけで終わるのではなく、周りに迷惑をかけたことを意識してもらい今後の紛失を防ぐことにつながります。

必要に応じて弁償、損害賠償、懲戒処分も

会社や状況によっては入館証をなくした社員に対して弁償、損害賠償、懲戒処分を請求するという場合もあります。

ですが法律上、会社が社員に罰金を請求する場合には注意が必要です。

入館証を失くした時点で損害賠償を請求するというのは、労働基準法の第16条に違反することになり法令違反となってしまいます。

損害賠償は実際に損害が起きたことが証明されていなければ、会社は社員に請求することができません。

実際にその入館証が悪用されて損害が発生した場合には、損害賠償を請求するという場合もあります。

罰金の金額については、以下のものを超えてしまうと法令違反となるので注意が必要です。

• 平均賃金の半日分
• 1回の給与支払合計額の10分の1

派遣社員が入館証／社員証を紛失したら

派遣社員が入館証を紛失したという場合には、さらにするべき対処が増えます。

入館証を失くした派遣社員と連絡を取り段取りを整えて、派遣先の担当者に連絡をしましょう。

まず派遣先の会社へ派遣社員が入館証を失くしたことをお詫びする必要があります。

派遣先へ紛失届や経緯報告書を準備することも必要です。

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入館証／社員証の紛失を防ぐための予防策

入館証の紛失を防ぐのに有効な予防策をご紹介します。

社員へ紛失したらすぐ報告するよう指導

社員たちに向けて、入館証を紛失したらすぐに会社へ報告するよう指導しておきましょう。

入館証を紛失したら会社に早くに連絡することで、会社への被害を防ぐことにつながります。

紛失したとわかったら総務の人が手続きをして入館証のカードキーを無効にすることができるので、悪意のある人が入館証を拾って不法侵入するのを防げるからです。

入館証をなくしたことがわかったらすぐに会社に連絡するよう、社員たちに日頃から呼びかけて指導することが大切です。

社員は入館証を紛失すると「会社にバレたら怒られる」と考えてすぐに会社に報告しないということも多いのです。

会社へ入館証を紛失したことを連絡するのが遅れれば遅れるほど、紛失への対応も遅れてしまい、大きな被害が出る可能性が大きくなってしまいます。

紛失した場合のリスクと合わせて社員たちに指導しておきましょう。

入館証／社員証はカバンの内ポケットに入れる

カバンの中から荷物を取り出した時に、間違って一緒に入館証が出て落としてしまう場合の対策として、入館証はカバンの内ポケットにしまっておくと防ぐことができます。

いつも使っているカバンの特定の場所にしまっておくというのもおすすめです。

社員証を失くさないようにする上で、社員証を常に身につけておくことが大切です。

バッグに入れて保管する場合は、荷物を出し入れする時に社員証を落としてしまう可能性があります。そのためバッグに入れずに常に社員証を首から下げておく方が効果的です。

社員が「社員証を首から外すのは自宅だけ」という心構えでいれば、社員証を失くすリスクを減らすことができます。

入館証／社員証を社員に持ち帰らせない

退社する時に社員に入館証を持ち帰らせないという予防策は、入館証を紛失するリスクをいっきに減らすことができます。

入館証を紛失してしまう頻度が多いのは飲み会へ行った時なので、飲み会がある日にはとくに入館証は持ち帰らせずに会社に置いて行くようにさせましょう。

社員全員が入館証を持ち帰らないわけにはいかないので、特定の人だけ持ち帰ることになります。

例えば100人の社員がいた場合、100人全員が入館証を持ち帰ると100人全員に紛失するリスクがあります。

入館証を持ち帰る人を10人と少なくした場合には、100人にあった紛失するリスクを1/10にまで減らすことができます。

入館証を持ち帰った人は早めに出社ようにすればOKです。

代表して入館証を持ち帰る人は、部や課の単位で当番制にして決めたりして、臨機応変に変えていくことをおすすめします。

持ち帰らない入館証は、社内のセキュリティボックスなどで厳重に管理しておきましょう。

カードホルダーが破損していないか定期的に確認

知らない間に破損しているカードホルダーから入館証を落としてしまって紛失するという場合の対策として、入館証が入っているカードホルダーが破損していないか定期的に確認することがあげられます。

ポケットに入れる

社員証のストラップを首からかけて、さらに服のポケットに社員証を入れると安全です。

社員証は首から下げるストラップ式のものが一般的です。しかしこのストラップは、強く引っ張られた場合に、事故防止のためにあえて分断されやすい仕組みになっているものがほとんどです。

そのため何かのタイミングでストラップが外れて、そのまま落下して紛失してしまうこともあります。

ストラップを首からかけた状態で、さらにジャケットの内ポケットに社員証を入れるのがおすすめです。

見た目は気になるかもしれませんが、ジャケットを脱ぐ時にはワイシャツの胸ポケットに社員証を入れるという方法もあります。

確認して、少しでも破損しているという場合には、新しいカードホルダーに交換するようにしましょう。

オフィスに指紋認証などを導入する

コストはかかりますが、会社のオフィスに指紋認証や静脈認証などの設備を導入するという方法もあります。

指紋認証や静脈認証などのような人の生体的な特徴や特性を使って行う本人認証のことを、「バイオメトリクス」と言います。

バイオメトリクスによる本人認証は偽造することがとても難しいので、高度なセキュリティとなっています。

入館証を紛失して盗難されてしまうと誰でも会社へ入れてしまいますが、このバイオメトリクスによる本人認証では、入館証による紛失や盗難などを防止することができます。

このような不法侵入によって起こる機密情報漏洩などの被害を防止するために、指紋認証のような高度なセキュリティを利用する会社が増えています。

「Mamorio Biz」で入館証／社員証の紛失をゼロにする

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けの備品の紛失を防止できるサービスです。

取り付けるタグ型と這って使えるシール型があり、パソコンやUSBの他、IDカード、鍵、など管理したい備品に取り付けて使えます。

専用のアプリをスマホでダウンロードして、簡単なセットアップを行うと使い始めることができます。

MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から安全性やデザイン性が高く評価されています。

経済産業省が主催するプログラム「J-Startup」の採択を始め、グッドデザイン賞、2018年度 日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、デロイト トウシュ トーマツ リミテッド 2018年 日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しています。

MAMORIO Bizの製品をご紹介

MAMORIO Bizでは、それぞれの用途に合わせて「タグ型」と「シール型」の2種類のタイプがあります。

タグ型のMAMORIO S

備品に取り付けるタグ型のMAMORIO S は、様々な備品に付けて利用できます。

価格：3,000 円（税抜） / 個

サイズ：35.5mm x 19mm x 厚さ 2.8mm

重さ：2.4g

電池寿命：約1年間

シール型のMAMORIO FUDA

備品に貼って使えるシール型の MAMORIO FUDA は、タグ型のタイプが付けられないパソコンなどの機材に貼って利用できます。

価格：3,000円（税抜） / 個

サイズ：24mm x 36.2mm x 厚さ 3.4mm

重さ：3.4g

電池寿命：約1年間

参考：その他製品詳細についてはこちら

MAMORIO Bizのメリット

MAMORIO Bizのメリットについてご紹介します。

小さくてコンパクト

MAMORIOは、世界最小クラスのコンパクトな紛失防止デバイスです。

小さくて薄いタグ型、貼って使えるシール型など、利用する備品やシーンに合わせてコンパクトで邪魔にならずに紛失防止対策が可能になります。

アプリの通知によって紛失を防止できる

MAMORIOを取り付けた備品が一定の範囲内から離れると、私用スマホから会社スマホを紛失した時に通知がきて知らせてくれます。

営業先など外出先で置き忘れてしまうことで紛失するのを未然に防ぐことができます。

法人に合ったサポートが充実

紛失してしまった場合にも、専門のサポートデスクが捜索を支援するので、紛失によって起こるトラブルを最小限におさえることができます。

他にも法人向けならではの便利なサポートが充実しています。

参考：その他サポート詳細についてこちら

まとめ

ここでは、入館証の紛失について、紛失する事例、実際に紛失した時にすべき対処法、未然に防ぐための防止策についてご紹介しました。

入館証は会社へ行く時に毎日持ち歩いているものなので、他のものに比べてもとくに紛失する可能性は高くなります。

入館証を紛失した場合には、早くに対処することで被害を防ぐことができます。

未然に防げる防止策も多くあるので、ぜひ今回ご紹介した内容を参考に対策をしてみてください。