固定資産管理とは？種類、基礎知識とメリット、そしてポイントをご紹介

固定資産は、1年以上使用する予定で保有している資産を指しています。

固定資産を管理するためには、所有する固定資産について種類や管理方法を知っておく必要があります。

この記事では固定資産の管理について、基礎知識や種類から、得られるメリットや管理するポイントまで、担当者が知っておきたいことを解説していきます。

固定資産とは？

固定資産とは、1年以上使用する予定で保有している資産のことです。

販売するのではなく使用するという目的で保有しているものを指します。

資産1つあたり10万円以上のものが当てはまり、たとえばビル、車、パソコン、特許権、サーバーなどがあります。

固定資産の種類

固定資産には種類があり、実体があるかないかで分類されています。

実体のある固定資産を「有形固定資産」といい、ビル、車、パソコンが有形固定資産に当てはまります。

実体のない固定資産を「無形固定資産」といい、特許権が無形固定資産に当てはまります。

サーバーは少し複雑になっていて、実体のある物理的なサーバーは有形固定資産に当てはまり、実体のない仮想サーバーは無形固定資産に当てはまります。

固定資産管理には「会計上の管理」と「物品の管理」がある

固定資産の管理には「会計上の管理」と「物品の管理」の2つの要素があります。

固定資産の会計上の管理では、減価償却計算や固定資産税の申告といったものを行って会計上で管理します。

固定資産の物品の管理では、棚卸しなどを通して現物が配置されている場所や利用されている状況などを把握して管理します。

このように固定資産の管理には2つの要素があり、「物品管理」という言葉は「物品の管理」のみを指す言葉として使われています。

固定資産の「資産管理」によって得られるメリット

なぜ資産管理をする必要があるのか、固定資産の資産管理によって得られるメリットをご紹介します。

経費を削減できる

資産管理には会社の資産が有効に利用されているかどうかを確認することで無駄な経費を削減できるというメリットがあります。

たとえば、購入した複数のパソコンが余ってしまって、未開封のまま保管されていたとします。

保管されている未開封のパソコンは使用されていないにも関わらず減価償却されて費用となり、無駄な経費が発生してしまいます。

このような事態を避けるためにも、資産管理をすることで資産が現場でどのような状態にあるのかを把握することが必要です。

固定資産税を節税できる

固定資産を適切に処理することによって不要な資産を明らかにして、固定資産税を節税することができます。

固定資産を廃棄する際には、除却処理を行うことで帳簿残高を固定資産除却損として計上することができます。

固定資産除却損にはビルを取り壊すのにかかった費用など除却するのにかかった費用も含めることができるので、大きな金額になる場合もあります。

そのため節税をする上でメリットを得られるのです。

資産管理をしっかりと行うと、「修理中」「廃棄予定」などそれぞれの資産の状況を把握して社員たちで共有することができます。

担当者はこのような情報をもとに、正確な償却資産税の算出をすることができるのです。

固定資産税について（東京都主税局）

セキュリティ対策になる

固定資産を盗難から守ることにもつながります。

日頃から決められたルールに従って適切に資産管理ができていれば、このような危険性を回避することも可能です。

たとえば、資産の持ち出し・貸し出し・修理・廃棄などによって資産の稼働状況が変わったり、オフィスの移転・人事異動などによって資産が保管されている場所が変わったりすることもあります。

適切に資産管理が行われていれば、記録で追跡しやすくなります。

そのためもし盗難にあったとしても、盗まれた資産を追跡してその後の対処をスムーズに行うことにつながります。

固定資産の管理を始める方法とポイント

固定資産の管理を始めるという人に向けて、固定資産を管理する方法とポイントをご説明します。

固定資産管理台帳を作る

まず、固定資産管理台帳を作りましょう。

管理台帳は固定資産管理をする上で重要なものです。

先ほどご紹介したように、固定資産管理には「会計上の管理」と「物品の管理」の2つの要素があり、両方からしっかり管理をすることがポイントです。

管理台帳が「会計上の管理」に特化したものである場合には、「物品の管理」にも有効に使える管理台帳を新たに作りましょう。

棚卸しをする

固定資産の棚卸しを実施して、固定資産を把握しましょう。

始めに行う棚卸しは、作成した管理台帳それぞれの固定資産の情報を登録するために行う作業になります。

固定資産の現物を確認しながら、名称、型番、取得金額などを把握して、管理台帳に入力していきましょう。

管理ラベルを貼り付ける

管理台帳への入力と合わせて、管理ラベルも貼り付けていきます。

管理ラベルは、それぞれの固定資産を見分けるために必要なラベルで、管理番号が記載されています。

それぞれの固定資産に直接貼り付けたり、タグをつけたりしましょう。

管理番号の他、必要に応じて取得日、保管場所などいくつかの情報を記載しておくとさらに便利になります。

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固定資産管理のルールを決める

固定資産管理についてのルールを作りましょう。

固定資産管理を仕組みとしてしっかり機能させるためには、固定資産を管理するためのルールが必要になります。

決めたルールは、組織内のすべてのスタッフが共有して理解できるようにすることが大切です。

現場による日常管理も徹底させる

固定資産は、少なくても年に1〜2回は台帳と実際の資産の状態を照合することが必要です。

固定資産の移動や処分は日常的に起こっていて、とくに申請がないまま処分されてしまうと固定資産を必要以上に計上し続けることになってしまいます。

日頃から固定資産の管理に対する意識を、管理する側も現場で使用する側も共有して、現場でも定期的に固定資産の管理を行ってもらうことが大切です。

そのためにも、ルールをスタッフ全員に周知して知ってもらうことが必要です。

固定資産を新たに購入した時、処分する時には申請書で手続きしてもらうようにして、固定資産の取得や処についての報告が日常的に伝達されるような体制を整えておきましょう。

固定資産の管理をしていく方法とポイント

固定資産の管理を一度始めると、定期的に作業が発生していきます。

固定資産を管理していく方法とポイントについてご説明します。

資産を発注する

購入金額などの承認を得たら、資産を発注します。

検収する

発注書、納品書、資産の現物を照合します。

固定資産管理台帳に登録する

作った固定資産管理台帳に、取得した資産を登録しましょう。

管理している部署、保管されている場所、資産の種類などを詳細に記載しておくと、後で資産を特定しやすくなります。

管理ラベルを貼り付ける

新たに購入した資産には、管理番号を記したラベルをシールなどで資産に貼り付けましょう。

棚卸しをする

資産が保管されている場所に行って、管理台帳の記載と実際の状態が合っているかを調査します。

年1～2回、定期的に実施していきましょう。

保険を付与する・修復する

修復する場合と買い替える場合のコストを比較検討して、保険を付与するか検討します。

固定資産の管理では、この流れをひたすら繰り返していきます。

「Mamorio Biz」で会社の固定資産管理を効率的に

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けの備品の紛失を防止できるサービスです。

取り付けるタグ型と這って使えるシール型があり、パソコンやUSBの他、IDカード、鍵、など管理したい備品に取り付けて使えます。

専用のアプリをスマホでダウンロードして、簡単なセットアップを行うと使い始めることができます。

MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から安全性やデザイン性が高く評価されています。

経済産業省が主催するプログラム「J-Startup」の採択を始め、グッドデザイン賞、2018年度 日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、デロイト トウシュ トーマツ リミテッド 2018年 日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しています。

MAMORIO Bizの製品をご紹介

MAMORIO Bizでは、それぞれの用途に合わせて「タグ型」と「シール型」の2種類のタイプがあります。

タグ型のMAMORIO S

備品に取り付けるタグ型のMAMORIO S は、様々な備品に付けて利用できます。

価格：3,000 円（税抜） / 個

サイズ：35.5mm x 19mm x 厚さ 2.8mm

重さ：2.4g

電池寿命：約1年間

シール型のMAMORIO FUDA

備品に貼って使えるシール型の MAMORIO FUDA は、タグ型のタイプが付けられないパソコンなどの機材に貼って利用できます。

価格：3,000円（税抜） / 個

サイズ：24mm x 36.2mm x 厚さ 3.4mm

重さ：3.4g

電池寿命：約1年間

参考：その他製品詳細についてはこちら

MAMORIO Bizのメリット

MAMORIO Bizのメリットについてご紹介します。

小さくてコンパクト

MAMORIOは、世界最小クラスのコンパクトな紛失防止デバイスです。

小さくて薄いタグ型、貼って使えるシール型など、利用する備品やシーンに合わせてコンパクトで邪魔にならずに紛失防止対策が可能になります。

アプリの通知によって紛失を防止できる

MAMORIOを取り付けた備品が一定の範囲内から離れると、私用スマホから会社スマホを紛失した時に通知がきて知らせてくれます。

営業先など外出先で置き忘れてしまうことで紛失するのを未然に防ぐことができます。

法人に合ったサポートが充実

紛失してしまった場合にも、専門のサポートデスクが捜索を支援するので、紛失によって起こるトラブルを最小限におさえることができます。

他にも法人向けならではの便利なサポートが充実しています。

参考：その他サポート詳細についてこちら

まとめ

この記事では固定資産の管理について、基礎知識や種類から、得られるメリットや管理するポイントまで解説しました。

固定資産は、1年以上使用するという目的で保有している資産です。

固定資産を管理することで、経費の削減などのメリットを得ることができます。

ぜひここでご紹介した内容を、固定資産の管理に活かしていただけたらと思います。