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備品のメンテナンス管理の具体的な手順や管理すべき内容

備品のメンテナンス管理の具体的な手順や管理すべき内容


会社で使っている備品は、メンテナンスをして適切に管理していく必要があります。

このページでは備品のメンテナンス管理について、具体的な手順や管理すべき内容についてご紹介します。

会社での備品のメンテナンス管理を適切に行うために、ぜひこのページをチェックしてみてください。


メンテナンスの基本的な手順

備品のメンテナンスの基本的な手順をご紹介します。


備品管理台帳の作成

備品管理台帳を作成します。

備品管理台帳は、エクセルなどのような管理システムを利用して作成しましょう。

備品管理台帳を作成する目的には下記のようなものがあります。


  • 備品の情報を一括で管理して一覧で確認できるようにするため
    • 備品の情報を一括で管理して、たくさんある備品を一覧で確認できるようにすることができます。
  • 備品を紛失するのを防ぐため
    • 備品をしっかり管理して紛失するのを防ぐことができます。
  • 棚卸しをする際のミスを防ぐため
    • 棚卸しをして備品の状態を確認する時のミスを防ぐことができます。


■関連記事:社内備品の管理台帳|台帳の効果的な作成方法とコツをご紹介


備品を分類してラベルを作る

備品を分類してラベルを作ります。

備品を分類して、それぞれに合わせてラベルを作成しましょう

ラベルを作成する目的には下記のようなものがあります。


それぞれの管理内容や管理場所をわかりやすくするため

それぞれの備品がどのように管理されているかというような内容や、備品が保管してある場所をわかりやすくすることができます。

デジタルでの管理をしやすくするため

デジタルでの管理をしやすくしてデジタルでスムーズに管理することができます。

管理の手間を少なくするため

備品管理台帳とラベルを作成すると一括管理ができるようになるため、手間を減らすことができます。


備品の分類の仕方には次のようなものがあります。

  • 用途別
  • 頻度別
  • 種類別


定期的に棚卸し・メンテナンスをする

それぞれの備品は定期的に棚卸しやメンテナンスをする必要があります。

備品の棚卸しやメンテナンスは必ず定期的に行うようにしましょう。

備品の棚卸しやメンテナンスを定期的に行う目的には次のようなものがあります。


備品の状態を確認するため

備品の状態を定期的に確認することができます。

備品の不足や紛失がないか確認するため

備品の数が不足していないか紛失していないか確認することができます。

管理台帳とのズレがないか確認するため

管理台帳にある内容と実際の備品の状態が違うというようなズレをなくすなくすことができます。


■関連記事:棚卸しのやり方は?棚卸し初心者向け|目的と具体的方法をご紹介!


管理のルールやメンテナンスが必要な備品の周知

管理のルールや、メンテナンスが必要な備品について、社内で周知する必要があります。

管理のルールやメンテナンスが必要な備品を周知する目的には次のようなものがあります。


社員間での認識のズレをなくすため

情報交換することで、社員同士での間で生じる認識のズレをなくすことができます。

管理台帳と管理備品のズレをなくすため

管理台帳にある内容と実際の備品の状態が違うというようなズレをなくすなくすことができます。

盗難防止や紛失防止するため

備品が盗難されたり紛失したりするのを防止することができます。



メンテナンスの管理項目

備品のメンテナンスをして管理していく際にチェックする項目をご紹介します。


最終メンテナンス日

最終メンテナンス日をチェックしましょう。

その備品を最後にメンテンスしたのはいつか最終メンテナンス日を確認します。

最終メンテナンス日を確認するだけでなく、これまでメンテナンスしてきた日も記録しておきましょう。


その備品の状態を常に確認しておきます。

その備品をメンテナンスしている頻度を管理して、不十分であればメンテナンスをする頻度を増やすなどして、その備品の状態を常に適切な状態にしておきましょう。


点検・修理内容

備品をメンテナンスする際、点検・修理内容を記録するようにしましょう。

「どの備品のどの部分を点検/修理したのか」がわかるように記録します。


メンテナンスの内容を記録する目的については、その備品のどの部分が故障のリスクがあるのか事前に把握しておくという目的があります。

備品のどの部分が故障のリスクがあるのか事前に把握して適切にメンテナンスしていくことで、その備品の寿命を管理することができます。


担当者

その備品を誰がメンテナンスしたのか、担当者を確認しておきます。

担当者を記録することは、盗難を防止するために必要です。


複数人で管理することにより管理ミスを防ぐことができます。


■関連記事:はじめての備品管理 − 社内の備品を上手に管理するコツとツールを紹介


タグを使った備品管理サービス「MAMORIO Biz」


備品を管理するのに便利な備品管理サービス「MAMORIO Biz」をご紹介します。

MAMORIO Bizは法人向けのサービスで、MAMORIOタグを使ってスムーズに備品を管理ができます。

MAMORIO Bizを用いた備品管理の効率をアップすることが可能です。


MAMORIOタグを備品に取りつけることで、電子機器と通信して備品が今どこにあるのかを把握できるようになります。


MAMORIOタグをつけてあればそれぞれの備品の現在地を知ることができるため、備品を適切に管理することができます。

もし備品がなくなってしまっても、備品の現在地がすぐにわかるため、紛失や盗難を防止できます。


MAMORIOのサービスを利用している企業は1,500社以上あり、幅広い業界で利用しされていて、高い評価を受けているため安心です。





MAMORIO Bizの製品紹介

MAMORIO Bizの製品には種類があります。

MAMORIO Bizの製品についてそれぞれ詳しくご紹介します。

薄いタグタイプも貼って使えるシールタイプもあるのでそれぞれ備品に合わせて適した方を選べます。


タグタイプもシールタイプもどちらも電池交換が可能であるため長期間利用することが可能です。

印字対応可能であるため、社名をタグに印字することもできます。


MAMORIO Bizのメリット

MAMORIO Bizにはたくさんのメリットがあります。

MAMORIO Bizにはどのようなメリットがあるのか、それぞれご紹介します。


紛失防止

MAMORIO Bizは備品の紛失防止に効果的です。

もし備品を紛失してしまっても、備品の現在地がすぐにわかるため紛失することがありません。


コンパクト

MAMORIO Bizはコンパクトな紛失防止タグです。

世界最小クラスのコンパクトなサイズのタグであるため、それぞれの備品にコンパクトに取りつけることができます。


PCで一括管理

MAMORIO Bizでは備品をPCで一括管理できます。

MAMORIOタグはPCと通信できるため、たくさんあるそれぞれの備品をPCでまとめて管理できて便利です。


メンテナンスの管理を定期的に行おう

このページでは備品のメンテナンス管理について、具体的な手順や管理すべき内容についてご紹介しました。


会社で使っている備品は、定期的にメンテナンスをして適切に管理していく必要があります。

ぜひこのページでご紹介した内容を参考にして、会社での備品のメンテナンス管理を適切に行っていただければ幸いです。


■関連記事:不動産・ビル管理業界でのMAMORIO Biz活用

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