会社のUSBを紛失｜紛失後の対応と紛失防止策をご紹介

会社のUSBの中には、個人情報など大切な情報がたくさん入っているので、紛失してしまうと情報漏えいにつながってしまいます。

ここではUSBを紛失した場合について、伴うリスク、紛失後にすべき対応、紛失を防ぐ防止策をご紹介します。

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USB の紛失は1週間で3件発生している

USB の紛失は、確認できているものだけでも1週間で3件は発生しています。

USBの紛失による情報漏えいはメール送信のミスと並ぶくらい頻度が高いのです。

便利で使いやすい反面、小さいので紛失しやすく、情報管理も怠ってしまいがちなので注意が必要です。

USBを紛失した場合のリスク

USBを紛失したらどうなるのか、伴うリスクについてご紹介します。

個人情報が漏えいする

個人情報の漏えいは社会的な問題になっていますが、そのうち約45％はUSBのような物品の紛失が原因となっています。

仕事で使う資料などを入れるUSBには、顧客の情報など個人情報が大量に保存されている場合が多いです。

そのためUSBを紛失することは、第3者に渡ってはならないような個人情報が漏えいしてしまうことにつながるのです。

USBを紛失した直後には被害が確認できなかったのに、数年後にUSBに入っていた個人情報がバラまかれてしまう事例もあります。

このように一度紛失すると、見つけ出すまでは情報漏えいするリスクがなくなることはありません。

個人情報が悪用される

個人情報が漏えいすると、悪意のある人によって悪用される危険があります。

顧客情報などの個人情報が詐欺グループなどの悪徳業者の手に渡ったら、不審なダイレクトメールや振り込め詐欺などの犯罪に悪用されてしまいます。

会社の信用が低下する

情報漏えいが起こると上記のように悪用されるリスクが伴うので、流出元となった会社のイメージは低下します。

悪用されなかったとしても、情報漏えいしたことで顧客は会社の管理体制に不信感を持ち、会社への信用は低下してしまいます。

会社への信用は一度失うと取り戻すことはとても難しいので、会社への信用の低下は顧客を失うことにつながるのです。

このように小さなUSB 1つ紛失することによって、会社の存続が危ぶまれるような事態に発展してしまいます。

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USBを紛失した場合にすべき対応

もしUSBメモリを紛失してしまった場合にはどうすればいいのか、すべき対応をご紹介します。

USBの紛失が発覚したら、被害を最小限におさえるためにも早急に対応することが大切です。

ヒアリングをする

USBを紛失したことが発覚したら、紛失した社員からUSBやその時の状況について聞き取る必要があります。

以下のような内容を確認して、聞き取り調査を通して具体的な事実確認をしましょう。

・紛失したUSBの状態

暗号化するなどのセキュリティ対策はされていたか

・USBメモリに保存されていたもの

個人情報など重要な情報は含まれていたか

・紛失した経緯

最後に利用した人は誰で、最後に利用したのは何日で何時頃だったか

的確なヒアリングをすることで、情報漏えいの被害を防ぐために取り組む今後の対応がスムーズになります。

USBを紛失した場所に連絡する

電車やレストランなど、USBを紛失した場所に電話で問い合わせます。

紛失したのが電車の車内や駅であれば鉄道会社の担当窓口、レストランなどのお店であれば店舗窓口などに問い合わせましょう。

警察に紛失届を出す

紛失したUSBを紛失届として警察へ届け出ると見つかりやすくなります。

届け出るのは、なるべくUSBを紛失したと思われる場所の近くにある警察署に届け出ましょう。

警察へ届出ておくと、USBが悪用された場合にも後々有利になります。

警視庁　落とし物をしたら

情報漏えいで被害が及ぶ可能性のある人に連絡・謝罪する

情報漏えいした場合に被害が及ぶ可能性のある人に、USBを紛失したこと、それによって情報漏えいする危険があることを連絡しましょう。

紛失した場合には事実を公表する必要があることが「個人情報保護法第7条」によって定められています。

どのように紛失してしまったのかという経緯や、どのような情報が流出したのかなどをなるべく具体的に説明しましょう。

状況を伝えるとともに、被害者に対して謝罪をすることも大切です。

USBを紛失したことを発信せずに隠していると、被害が大きくなることにつながります。

企業の信用の低下もさらに大きくなってしまいます。

詳細な情報を早急に公開することで、被害者の不安を最小源におさえることができ、会社の信頼が低下するのも最小限におさえることができます。

連絡する方法

被害者のアドレスへ簡潔な事情説明と謝罪文を記載したメールを送ります。

また会社のホームページのわかりやすいところにも事情説明の文と謝罪文をアップしましょう。

大きな被害が想定される場合には防止措置を促す

　クレジットカード、銀行口座番号、IDやパスワードなどのとくに重要な情報漏えいの恐れがある場合には、速やかに連絡して、カードや口座を停止したりするよう促しましょう。

紛失した社員への対応

USBを紛失した社員の処遇についてですが、被害の大きさに関係なく、まずは事実をしっかりと確認することが必要です。

まずは事実確認から

社員の処遇を決める時には、ヒアリングや始末書によって、正確に詳しく事実を確認しましょう。

社員にどのくらいの落ち度があったのか、会社側の管理は適切であったのか確認します。

そのために以下のような詳細な事情聴取を行いましょう。

・紛失した経緯

・社員の落ち度など責任重さ

・会社の管理体制

・被害の大きさ

事実を確認したら、状況に応じて適切な対応をしましょう。

賠償金を請求する

USBの紛失によって情報漏えいすると、被害にあった顧客や取引先から賠償金が請求されることがあります。

このような賠償金は、会社のUSBを紛失した社員に対して請求することもできます。

ですが被害額の大きさ、会社側の管理体制が整っていたか、社員が支払える状態かなど事情によって請求できるかどうかや金額は変わってきます。

減給や解雇などの懲戒処分

USBを紛失した社員を懲戒処分で減給や解雇できる場合もあります。

どのような懲戒処分にするかは、責任の重さによって異なります。

ほとんどの場合、社員はわざとUSBを紛失するわけではないので、社員の責任がそこまで大きくなることはありません。

場合によりますが、多くの場合は軽い懲戒処分となることが多いです。

USBの紛失を防ぐ防止策

USBの紛失を防ぐ防止策をご紹介します。

個人情報の漏えいを防ぐために、早めにUSBの紛失の防止策を実施しましょう。

いらなくなった情報は早めにUSBから消す

USBの中のいらなくなった古いデータは早めに消去することで、紛失した場合の被害を軽減させることができます。

紛失してしまった場合を想定して、使い終わった情報はその都度消去するようにしましょう。

暗号化できるUSBを使う

社員たちに暗号化できるUSBを使わせることで、USBの紛失時に情報漏えいを防ぐことができます。

暗号化できるUSBはデータにアクセスしようとした時に事前に設定しておいたパスワードが要求されるので、悪用しようとしている人は入力しないとデータにアクセスすることができません。

持ち出し専用のUSBを用意する

社外へ持ち出す専用のUSBを用意しましょう。

社外へ持ち出して外部で使用するのは持ち出し専用のUSBのみにして、それ以外のUSBを持ち出すことは禁止にします。

普段から社内で使用しているUSBには重要な情報が入ったままになっていることが多いので、そのUSBをそのまま持ち出すと紛失した際に大きなリスクが伴います。

社外にデータを持ち出す際には必要最低限のファイルのみをコピーして持ち出し専用のUSBに入れて持ち出すようにすれば、紛失した際のリスクが大幅になくなります。

重要な情報は持ち出しUSBに保存させない

社外へ持ち出すUSBには重要な情報を保存させないようにしましょう。

顧客情報などの重要な情報はなるべく持ち出し用のUSBには保存しないようにすることで、USBを紛失した際のリスクをおさえることができます。

USBを会社で管理する

会社で使うUSBについては、会社が購入して管理番号のラベルを貼ったものだけを使うようにして、全てのUSBを管理するのがおすすめです。

USBの保管については、鍵のかかる場所に保管して、鍵は決められた人だけが管理しましょう。

管理番号ごとに台帳を作っておいて管理する方法もあります。

USBを使いたい人は台帳に持ち出した日、返却する予定日、持ち出す場所、書き込む情報の内容を記入します。

台帳に記入した内容を見せて管理者に確認を得てから、USBを持ち出すようにします。

こうすることで誰がどのUSBを持ち出しているかなどを把握できるようになります。

USBを紛失するリスクを注意喚起する

USBの紛失は、ほとんどの場合は個人の注意不足によって起きています。

そのため社員一人一人がUSBを紛失したらどんなリスクが伴うのかを理解して、注意して扱うことが情報漏えいの防止につながります。

USBを持ち出した場合には、セキュリティ上大きなリスクが伴うということを社員たちにしっかり理解させることが大切です。

USBの紛失が会社にもたらす影響の大きさと社員の責任の重さについて、社員たちに呼びかけましょう。

社員たちの危機管理の意識を教育するために、セミナーや講習会を定期的に開いて呼びかけていくことをおすすめします。

セキュリティ対策は、様々な制限を伴うことになり、仕事をする上で手間が増えることから、社員を縛るようなイメージを持たれることが多いです。

ですがUSBなどをしっかり管理してセキュリティ対策をすることは、様々なリスクから会社と社員を守るために大切だということも伝えましょう。

「Mamorio Biz」で会社USBの紛失をゼロにする

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けの備品の紛失を防止できるサービスです。

取り付けるタグ型と這って使えるシール型があり、パソコンやUSBの他、IDカード、鍵、など管理したい備品に取り付けて使えます。

専用のアプリをスマホでダウンロードして、簡単なセットアップを行うと使い始めることができます。

MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から安全性やデザイン性が高く評価されています。

経済産業省が主催するプログラム「J-Startup」の採択を始め、グッドデザイン賞、2018年度 日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、デロイト トウシュ トーマツ リミテッド 2018年 日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しています。

MAMORIO Bizの製品をご紹介

MAMORIO Bizでは、それぞれの用途に合わせて「タグ型」と「シール型」の2種類のタイプがあります。

タグ型のMAMORIO S

備品に取り付けるタグ型のMAMORIO S は、様々な備品に付けて利用できます。

価格：3,000 円（税抜） / 個

サイズ：35.5mm x 19mm x 厚さ 2.8mm

重さ：2.4g

電池寿命：約1年間

シール型のMAMORIO FUDA

備品に貼って使えるシール型の MAMORIO FUDA は、タグ型のタイプが付けられないパソコンなどの機材に貼って利用できます。

価格：3,000円（税抜） / 個

サイズ：24mm x 36.2mm x 厚さ 3.4mm

重さ：3.4g

電池寿命：約1年間

参考：その他製品詳細についてはこちら

MAMORIO Bizのメリット

MAMORIO Bizのメリットについてご紹介します。

小さくてコンパクト

MAMORIOは、世界最小クラスのコンパクトな紛失防止デバイスです。

小さくて薄いタグ型、貼って使えるシール型など、利用する備品やシーンに合わせてコンパクトで邪魔にならずに紛失防止対策が可能になります。

アプリの通知によって紛失を防止できる

MAMORIOを取り付けた備品が一定の範囲内から離れると、私用スマホから会社スマホを紛失した時に通知がきて知らせてくれます。

営業先など外出先で置き忘れてしまうことで紛失するのを未然に防ぐことができます。

法人に合ったサポートが充実

紛失してしまった場合にも、専門のサポートデスクが捜索を支援するので、紛失によって起こるトラブルを最小限におさえることができます。

他にも法人向けならではの便利なサポートが充実しています。

参考：その他サポート詳細についてこちら

まとめ

ここでは社員が会社のUSBを紛失することについて、伴うリスク、紛失後の対応、紛失の防止策についてご紹介しました。

仕事のために会社のUSBを社外へ持ち出すことは多いですが、持ち出すとUSBを紛失する危険や情報漏えいする危険が伴います。

USBを紛失したら、早急に対応することが大切です。

会社のUSBを紛失しないよう、ぜひ今回ご紹介した防止策を参考にしていただけたらと思います。