鍵の管理方法｜大事な鍵を複数あってもなくさない方法をご紹介

事務所には大切な鍵がたくさんあり管理するのが大変です。

鍵は紛失してしまうと、不法侵入されたり悪用されたりする危険があるのでしっかり管理する必要があります。

ここでは、鍵をなくした場合に考えられるリスクと、どうすればたくさんある鍵をなくさずに管理できるのかおすすめの管理方法についてご紹介していきます。

事務所で大量の鍵を管理するのは大変

事務所などでは大量の鍵を管理することが多くて大変です。

鍵は一つの職場でもあらゆる場所で使うのでそれだけたくさんの種類があります。

例えば、ロッカーの鍵、机の引き出しの鍵、部屋の鍵、金庫の鍵など、数多くの鍵があります。

会社には機密情報が入った文書のファイルや顧客リストが入っているパソコンなど重要な物品が多くありますが、このようなものは鍵のかかるロッカーやキャビネットに入れ鍵をかけて管理していることが多いと思います。

このように大切な鍵も含め大量に管理しなければならないので、鍵の管理に関わる人への負担は大きくなってしまいます。

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鍵をなくした場合のリスク

鍵は重要なものが入っている場所を管理していることも多いので、鍵をなくすことには大きなリスクがあります。

鍵をなくすと、悪用しようとしている人の手に渡る可能性があります。

拾われてしまうと会社の鍵を使って不法侵入して盗難されたり、それによって情報流出してしまうかもしれません。

鍵をなくしてしまった場合に伴うリスクについてご紹介していきます。

不法侵入される

会社には機密情報や財産が詰まっています。

エントランスの鍵が盗まれてしまうとそこへ不法侵入されてしまいます。

参考：平成30年中の住宅対象侵入窃盗の発生状況

情報が流出される

鍵で管理されているところには、資料など重要な情報が大量に保管されていて、金庫の鍵をはじめ鍵を盗まれると大切に保管されているものに危険が及びます。

鍵をなくすと、それを拾った悪意のある人間によって大事に保管してあるものを盗まれる危険があるのです。

発表前の新製品など自社の機密情報、取引先の会社の機密情報、顧客リストにある個人情報などが保管されているところを開けられてしまうと情報を流出させられてしまいます。

鍵を紛失することは、このように大切な情報が流出してしまうことにつながるのです。

情報の漏洩は社会的な問題になっていて、そのうち約45％は鍵を含む物品の紛失が原因となっています。

悪用される

情報が流出すると、悪意のある人間によって悪用されてしまいます。

例えば個人情報は、詐欺グループによって悪意のあるダイレクトメールや振り込め詐欺などに使われたり、リストとして他の犯罪グループに転売されたりして悪用される可能性があります。

会社への信用が低下する

鍵の盗難によって、悪用され個人情報流出などのトラブルが発生すると、会社の過失として信用が低下してしまいます。

顧客は会社の個人情報の管理体制に不満を持ち、会社への信用がなくなってしまうのです。

こうなると顧客を失うことにつながり、一度失ってしまった会社への信用を取り戻すことはとても困難です。

鍵を管理するおすすめの方法を紹介

鍵をしっかりと管理できるおすすめの方法をご紹介します。

台帳とラベルで管理

台帳とラベルで鍵を管理すると、たくさんある鍵もすべて把握してしっかり管理できます。

まずは管理台帳を作成します。

管理台帳は一般的にエクセルなどを使って作成する場合が多いです。

管理台帳を作ったら、次にラベルを作りましょう。

ICタグやバーコード付きのラベルを備品に貼りつけることで、保管場所などを把握できるようになります。

また定期的な棚卸しをしてチェックすることも必要になります。

定期的に棚卸しをして鍵をすべてチェックすることで、台帳に記載されている情報と実際の鍵の状態に違いがないか確認できます。

管理ラベルを鍵に直接貼り付けずに、ラベルを名札に貼り付けて、その名札を鍵に取り付けるのがおすすめです。

このように名札に管理ラベルを貼り付けてから鍵に取り付ければ、直接ラベルを貼付できないような小さい鍵である場合にもラベリングできます。

名札に貼り付けたラベルにあるコードは貸出し・返却時に、ICタグは棚卸しをする時に利用できます。

このようにシステム化することによって鍵が今どこにあるのかが一目で分かるようになります。

キートレーサー

こちらのキートレーサーという商品を使った方法は、とてもシンプルな方法で、今誰が鍵を持っているのかが一目で分かるようになります。

簡単なしくみで値段も安いので、手軽に取り入れることができます。

キートレーサーは、ねじや両面テープで壁などに取り付けれるボックスと、鍵を取り付けためのスティック、プラスチックのカードがセットになっている商品です。

まずスティックに鍵を取り付けます。

ボックスには鍵の名前を書いたシールを貼っておきます。

プラスチックのカードには鍵を使う社員の名前をそれぞれ書いて名札にして、配っておきましょう。

鍵を使いたい時には、カードを差し込むと鍵が抜けるしくみになっています。

鍵が取り出されてなくなった場所には、今鍵を使っている人の名札が残るので、これで今誰が持ち出しているのか一目でわかるというしくみです。

通常の鍵に限らずカードキーなども、ケースに入れてスティックに付ければ、同じように管理することができます。

名札となるカードの色は5色です。

ボックスの数だけカードが付いていますが、名札カードだけ買い足すことができるので、社員の数に合わせて用意することができます。

ですが、どのボックスも同じ名札カードを使って鍵を取り出すことができるので、一人で複数の鍵を同時に使用する可能性がある場合には工夫が必要です。

複数の鍵を同時に使用することが多い人には複数の名札カードを渡すなどの工夫をして対応してみてください。

紛失したらすぐに報告させる

鍵をなくしてしまった場合に備えることも大切です。

社員たちに向けて、鍵を紛失したらすぐに会社へ報告するように日頃から指導しておきましょう。

鍵を紛失したら会社にすぐに連絡することで、その鍵を使って開けられないようにするなどの対応を早く行えるので、会社への被害を防ぐことができます。

警備会社が管轄しているビルなどの鍵をなくしたという場合には、警備会社に連絡を入れる必要があります。

その他なくなった鍵が関わる場所に連絡することも必要です。

社員の中には鍵をなくしてしまっても「会社に言ったら怒られる」と考えて、すぐに会社に報告してこないという社員も多いのです。

スペアキーを勝手に作って黙っているという可能性もあります。

鍵を紛失したことを会社へ連絡するのが遅れれば遅れるほど、紛失への対応が遅れてしまうので、被害が出る可能性は大きくなってしまいます。

社員たちへ指導する時には、鍵を紛失した場合にはどのようなリスクが伴うのかと合わせてすぐ報告するよう指導しておきましょう。

鍵の管理を「Mamorio Biz」で安全・簡単・効率的に

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けの備品の紛失を防止できるサービスです。

取り付けるタグ型と這って使えるシール型があり、パソコンやUSBの他、IDカード、鍵、など管理したい備品に取り付けて使えます。

専用のアプリをスマホでダウンロードして、簡単なセットアップを行うと使い始めることができます。

MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から安全性やデザイン性が高く評価されています。

経済産業省が主催するプログラム「J-Startup」の採択を始め、グッドデザイン賞、2018年度 日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、デロイト トウシュ トーマツ リミテッド 2018年 日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しています。

MAMORIO Bizの製品をご紹介

MAMORIO Bizでは、それぞれの用途に合わせて「タグ型」と「シール型」の2種類のタイプがあります。

タグ型のMAMORIO S

備品に取り付けるタグ型のMAMORIO S は、様々な備品に付けて利用できます。

価格：3,000 円（税抜） / 個

サイズ：35.5mm x 19mm x 厚さ 2.8mm

重さ：2.4g

電池寿命：約1年間

シール型のMAMORIO FUDA

備品に貼って使えるシール型の MAMORIO FUDA は、タグ型のタイプが付けられないパソコンなどの機材に貼って利用できます。

価格：3,000円（税抜） / 個

サイズ：24mm x 36.2mm x 厚さ 3.4mm

重さ：3.4g

電池寿命：約1年間

参考：その他製品詳細についてはこちら

MAMORIO Bizのメリット

MAMORIO Bizのメリットについてご紹介します。

小さくてコンパクト

MAMORIOは、世界最小クラスのコンパクトな紛失防止デバイスです。

小さくて薄いタグ型、貼って使えるシール型など、利用する備品やシーンに合わせてコンパクトで邪魔にならずに紛失防止対策が可能になります。

アプリの通知によって紛失を防止できる

MAMORIOを取り付けた備品が一定の範囲内から離れると、私用スマホから会社スマホを紛失した時に通知がきて知らせてくれます。

営業先など外出先で置き忘れてしまうことで紛失するのを未然に防ぐことができます。

法人に合ったサポートが充実

紛失してしまった場合にも、専門のサポートデスクが捜索を支援するので、紛失によって起こるトラブルを最小限におさえることができます。

他にも法人向けならではの便利なサポートが充実しています。

参考：その他サポート詳細についてこちら

まとめ

ここでは、鍵をなくした場合に発生するリスクと、ばたくさんある鍵をなくさずに管理できるおすすめの管理方法についてご紹介しました。

事務所には大切な鍵がたくさんあり管理するのが大変です。

鍵をなくすと、不法侵入されたり、情報を流出させられると会社を揺るがす事態に発展する可能性もあります。

このような危険を回避するためにも、しっかり管理する必要があります。

台帳とラベルでしっかり管理する方法や、応急処置的に取り入れられる簡単なキートレーサーを使った方法もあります。

鍵が今どこにあるのか、誰が持っているのかをしっかり把握して管理しましょう。