テレワークでは業務の「見える化」が重要｜成功させるためのポイント5つ

新型コロナウイルスの影響もあり、多くの企業でテレワークの導入が進められました。テレワークで業務をスムーズに進めるためには、業務を「見える化」することが大切です。

通常のオフィスワークでも見える化は重要ですが、社員の様子が見えないテレワークではより重要になります。

この記事ではテレワークでの業務の見える化について、メリットや成功させるためのポイントを紹介します。

テレワークでの業務の「見える化」

テレワークでの業務の見える化では、働いている社員の姿が見えない中で、社員の状況をお互いに把握できるようにします。

社員一人一人がどのようなタスクを抱えているのか、社員はどのようなスケジュールなのかなどを見える化します。社員の出勤や退勤などの勤怠状況についても見える化しましょう。

テレワークで業務を見える化するメリット2つ

テレワークで業務を見える化することで、生産性が向上する、社員を正しく評価できるといったメリットが得られます。テレワークで業務を見える化することで得られる2つのメリットについて詳しく見てみましょう。

生産性が向上する

テレワークで業務を見える化することによって、生産性が向上します。テレワークで行う業務を見える化すると、改善点がわかります。

たとえば一人の従業員に業務が多く集中していて業務が遅れている場合に問題に気づくことができます。業務上の問題に気づいて改善することで、生産性を向上させることが可能です。

社員を正しく評価できる

テレワークで社員が行う業務を見える化することは、社員を正しく評価することにつながります。

社員が働いている様子を見ることが難しいテレワークでは、社員が行う業務を見える化しないと、社員がどのくらい貢献してくれているのかがわかりません。

社員がどのように業務を行っているのかを見える化して十分に把握することで、社員の働きを正しく評価することができます。

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テレワークでの業務の見える化を成功させるポイント5つ

テレワークでの業務の見える化を成功させるために覚えておくべきポイントがあります。テレワークで業務を見える化する上で大切なポイントを5つ紹介します。

タスクを見える化する

社員が抱えているタスクを見える化することも大切です。

社員一人一人がどのようなタスクを抱えているのか、そのタスクの納期はいつなのか、順調にタスクが進んでいるのかなどを見える化します。

このようにタスクを見える化することで、各社員が抱えている業務の量や内容を把握できるようになります。

業務の負担が偏っていないか確認し、偏っている場合は調整できます。急ぎの業務が発生した場合にも、業務をすぐに振り分けることが可能です。

スケジュールを見える化する

テレワークでは社員同士が顔を合わせないため、お互いのスケジュールが把握しにくくなります。これでは会議の日程を調整したり、相談して業務の連携をしたりすることが困難です。

社員のスケジュールを見える化することで、業務をスムーズに進められるようになります。スケジュールをオンラインにあげて、チーム全員で共有できるようにしましょう。

こうしてスケジュールを見える化することで、お互いの状況を把握できるようになります。すぐに会議の日程を調整したり、困ったときに他の社員に相談して連携して業務を行ったりすることが可能です。

勤怠状況を見える化する

勤怠管理を正確に行うために、勤怠状況を見える化しましょう。

テレワークをしていると、いつ出社していつ退勤したのか、いつ欠勤したのかなど、社員の勤務状況が把握しにくくなります。

チャットツールで出勤と退勤の報告をさせたり、勤怠状況を確認できるシステムで確認したりするのがおすすめです。

コミュニケーションを積極的に行う

テレワークで業務を見える化するためには、コミュニケーションを積極的に行うことが大切です。

テレワークはオフィスワークと異なり社員同士が離れた場所にいる状態で仕事をするため、十分にコミュニケーションをとることが困難です。

業務を順調に進めるためには、コミュニケーションが欠かせません。そのためコミュニケーションがとりにくいテレワークでは、コミュニケーションを十分にとれるような工夫が必要です。定期的にテレビ会議を行うなどの工夫をしましょう。

ツールの導入も検討する

適したツールを導入することは、テレワークでの業務の見える化に効果的です。

チャットツールを利用することで、進捗状況が確認でき、社員がどのように仕事をこなしているのかを見える化できます。各ソフトをどのくらい利用したかを記録できるツールもあり、これを利用することで、社員がどのくらい仕事をこなしたのかを見える化できます。

必要に応じてツールを導入して、テレワークでの業務の見える化に役立てましょう。

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まとめ

テレワークを成功させるためには、業務の見える化が重要です。テレワークでの業務を見える化することは生産性の向上や社員の正しい評価につながります。

テレワークを成功させるために、ぜひこの記事で紹介したポイントを参考にして業務の見える化に取り組んでみてください。