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テレワークでも仕事効率化|役に立つツールをご紹介

テレワークでは、オフィスとは別のワークスペースで仕事をしたり、外出先で仕事をしたり、自宅で仕事をしたり、柔軟な働き方ができます。


テレワークを導入する場合は、問題なく業務ができるようしっかりと環境を整備することが大切です。


この記事では環境を整備して仕事を効率化してくれる、テレワークにおすすめのツールをご紹介します。


やりとりした情報を残せる「Stock」

チームでやりとりした内容を簡単に残すことができるツールです。

Stockは無料で利用することができ、無料プランの範囲以上に使いたい場合も1人につき月額400~500円と手頃な価格で利用できます。


やりとりした情報をノートに残せる

チャットツールなどでやりとりしていると流れてしまいがちな大事な情報を、ノート形式で残すことができます。


ノート型のツールなので、情報が流れていってしまうことなく、必要な情報を残してしっかり管理することができます。


会議の議事録や作業依頼など、様々な情報を残すことができます。


Stockを使っていればチーム内でやりとりした情報があちこちに分散してしまうこともありません。

社内の情報を一元管理するツールとして使うのに最適です。


シンプルで使いやすい

Stockはシンプルな作りで使いやすいのも特徴です。

余計な機能がなくシンプルなツールなので、ITに詳しくなくても誰でも簡単に使いこなせます。


ビジネスに特化したチャットツール「チャットワーク」

チャットワークはビジネスに特化したチャットツールで、通常のチャットツールよりもビジネスに特化しています。

またメールよりも気軽にコミュニケーションがとれるので、社内のコミュニーケーションを促します。


チャットワークは無料で利用できますが、グループチャットが14個までという制限があります。

グループチャットの数を増やしたり管理者機能などを付ける場合には有料プランを契約する必要があり、有料プランは1人につき月額400円です。


仕事に特化&気軽にコミュニケーションがとれる

通常のチャットツールよりもビジネスに特化していて、クラウド上の会議室のように使えるチャットツールです。


さらにLINEのような感覚で気軽にチャットでコミュニケーションをとることができ、スタンプや絵文字も充実しています。


返信機能も充実しているので、どのメッセージに対する返信なのかが把握しやすくなっています。


既読機能がない

LINEのような既読機能がないのも特徴です。

既読が付くことを気にせずにメッセージを自分のタイミングでしっかりと確認できるので、業務がスムーズに進みます。


ビジネスに特化したチャットツール「Slack」

Slackもビジネス向けのチャットツールです。

テキストメッセージやファイル添付だけでなく、絵文字、スラッシュコマンドなども利用でき、様々な機能があります。

ファイル共有ではチャットに添付されたファイルを一覧で確認することができます。


Slackは無料で利用できますが、過去のメッセージの検索可能数を増やしたり、連携できるサービスの数を増やす場合には、有料プランの契約が必要になります。

有料プランは1人につき月額850円~です。


他のサービスと連携できる

Slackは他のサービスと連携させることができます。

例えばタスク管理ツールと連携させて、タスクが作成された時にSlackで通知を送ることができるようになります。


カスタマイズ性が高い

Slackはカスタマイズ性が高いというのも特徴です。

botを利用できたり、オリジナルの絵文字を作ることもできたり、自分の好みに合わせて利用することができます。




クラウド上の保管庫「Dropbox」

Dropboxはオンラインストレージサービスで、ビジネスでも便利に使えます。

クライアントとのやり取りに使う書類やファイルなどの保管庫として利用できるので、大事なファイルは全てDropboxに入れておくようにすると安心です。


容量2GBまでなら無料で使えますが、容量を増やすには有料プランの契約が必要になります。

有料プランは1人につき月額1200円~です。


大事なファイルをクラウド上に保存できる

Dropboxはクラウド上でファイルの保管庫として利用できます。


端末に保存していたデータをクラウド上に保存しておくことができるので、データが全て消えてしまった場合も大事な情報が残せます。


他の人と共有しやすい

共有フォルダを作れるので、他の人とフォルダを共有することもできます。


簡単に共有フォルダやリンクを作れるので、他の人とスムーズにファイルや資料を共有できます。


時間管理ツール「TimeCrowd」

TimeCrowdは時間管理ツールで、チームで使うことで生産性を高めることができます。


個人での利用は無料ですが、チームで利用する場合には有料プランが必要で、料プランは1人につき月額500円です。


ワンクリックで簡単に記録できる

 ワンクリックでタイムのスタート・ストップの操作ができるので、誰でも簡単に時間の管理ができます。


タイムトラッキングができるので、どのタスクにどのくらい時間がかかったのかを記録することができます。

パソコンだけでなくスマホからでもスタート・ストップの操作ができます。


リアルタイムで時間を確認できる

リアルタイムでメンバーのタスクにかかっている時間を把握することができるので、迅速な業務の改善につながります。


チームメンバーのタスクはレポート画面からすぐに確認できるようになっています。


紛失防止タグ「MAMORIO」

MAMORIOはノートパソコンなどの紛失を防ぐことができる紛失防止タグです。


オフィスの外で仕事をするテレワークにおいて、紛失防止対策は大切です。

紛失防止タグは、ノートパソコンなどの大事な物に取り付けておくことで、紛失を防ぐことができます。


パソコンに使いやすいシールタイプのMAMORIOの価格は2,980円(税抜)です。


通知が来るので紛失を防げる

置き忘れたりしてMAMORIOタグを取り付けたパソコンから離れると、スマホに通知で知らせてくれるので、紛失するのを防ぐことができます。


例えばカフェにパソコンを置いたまま出ようとした時には、スマホに通知が来て「紛失しそうだよ」と教えてくれます。


小さいので邪魔にならない

MAMORIOは世界最小クラスのコンパクトなサイズの紛失防止タグで、薄いタグタイプや貼って使えるシールタイプもあり、パソコンにコンパクトに取り付けられます。


パソコンに取り付けやすいシールタイプのサイズは縦24mm × 横36.2mm ×厚さ3.4mmとなっています。


まとめ

この記事ではテレワークにおすすめの便利なツールをご紹介しました。


テレワークを導入する場合は、ぜひここでご紹介したような便利なツールを使って仕事をしやすい環境を整えてください。


テレワークには「Mamorio Biz」

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けの備品の紛失を防止できるサービスです。


取り付けるタグ型と這って使えるシール型があり、パソコンやUSBの他、IDカード、鍵、など管理したい備品に取り付けて使えます。

専用のアプリをスマホでダウンロードして、簡単なセットアップを行うと使い始めることができます。


MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から安全性やデザイン性が高く評価されています。


経済産業省が主催するプログラム「J-Startup」の採択を始め、グッドデザイン賞、2018年度 日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、デロイト トウシュ トーマツ リミテッド 2018年 日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しています。


MAMORIO Bizの製品をご紹介

MAMORIO Bizでは、それぞれの用途に合わせて「タグ型」と「シール型」の2種類のタイプがあります。


タグ型のMAMORIO S

備品に取り付けるタグ型のMAMORIO S は、様々な備品に付けて利用できます。


MAMORIO S


価格:3,000 円(税抜) / 個

サイズ:35.5mm x 19mm x 厚さ 2.8mm

重さ:2.4g

電池寿命:約1年間


シール型のMAMORIO FUDA

備品に貼って使えるシール型の MAMORIO FUDA は、タグ型のタイプが付けられないパソコンなどの機材に貼って利用できます。

MAMORIO FUDA


価格:3,000円(税抜) / 個

サイズ:24mm x 36.2mm x 厚さ 3.4mm

重さ:3.4g

電池寿命:約1年間


参考:その他製品詳細についてはこちら


MAMORIO Bizのメリット

MAMORIO Bizのメリットについてご紹介します。


小さくてコンパクト

MAMORIOは、世界最小クラスのコンパクトな紛失防止デバイスです。

小さくて薄いタグ型、貼って使えるシール型など、利用する備品やシーンに合わせてコンパクトで邪魔にならずに紛失防止対策が可能になります。


アプリの通知によって紛失を防止できる

MAMORIOを取り付けた備品が一定の範囲内から離れると、スマホに通知がきて知らせてくれます。


営業先など外出先で置き忘れてしまうことで紛失するのを未然に防ぐことができます。


法人に合ったサポートが充実

紛失してしまった場合にも、専門のサポートデスクが捜索を支援するので、紛失によって起こるトラブルを最小限におさえることができます。


他にも法人向けならではの便利なサポートが充実しています。


参考:その他サポート詳細についてこちら


まとめ

この記事では、備品管理のやり方について、備品管理をする目的やメリット、手順やそれぞれのやり方、上手に管理するコツについてご紹介しました。


備品管理とは、会社で使用している備品を管理することです。

備品管理をすることで業務の効率化や経費の削減をすることができます。


備品管理台帳を作って、備品を分類しラベリングすると管理がしやすくなります。

しっかり管理していくために、備品管理についてのルールや配置場所は社員全体に周知しましょう。


備品を交換やメンテナンス、補充して万全な状態にしておくために、定期的に棚卸しをして実際の備品の状態に差異がないか確認するようにしてください。


これから備品管理をするという人は、ぜひ今回ご紹介した内容を備品管理に活かしていただけたらと思います。

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詳しい資料もご用意しております。