総務の仕事内容を徹底解説｜日々の業務から必要なスキルまで

総務の仕事にはメールや電話の対応からイベントの企画や運営まで、様々なものがあります。この記事では、総務はどのような仕事をするのか紹介していきます。仕事内容だけではなく、魅力や必要なスキルやまで幅広く紹介しますので、ぜひご覧ください。

総務の仕事内容

総務の仕事には様々なものがあります。総務はどのような仕事をするのか、総務の仕事内容についてご紹介します。

備品管理

パソコンや電話、コピー機、シュレッダーなどの備品の個数や状態を管理します。備品に不具合がある場合は、業者に修理を依頼します。 デスクやイスなどのオフィス家具も管理して、壊れたら新しいものを発注します。 名刺やコピー用紙などの消耗品は、なくなる前に定期的に発注しなければなりません。

■関連記事：はじめての備品管理 − 社内の備品を上手に管理するコツとツールを紹介

施設管理

清掃業者の依頼、照明や空調の整備、防災設備の管理をするのも総務の仕事です。設備に不具合が生じた場合は、業者に修理を依頼します。企業によっては、オフィスや駐車場、倉庫についての契約や管理も行います。オフィスにメンテナンスが入る場合は、事前に社員に告知しなければなりません。

書類管理

機器や備品の発注文書や会議で使う資料、契約書、社員名簿、株主名簿などの書類を作成して管理します。作成した書類を保存しておいて、必要なときにすぐに使えるようにしておきます。 不要になった書類は、情報漏洩にならないよう注意しながら定期的に廃棄します。

社内行事の企画と運営

社内行事の企画と運営をします。社内行事には、入社式や社員総会、社員旅行、忘年会などがあります。年間スケジュールの作成や参加者の名簿作成、日程調整、予算決定、会場の手配、社員への告知、当日の案内などをします。イベントによっては司会を担当する場合もあります。

株主総会や取締役会の企画と運営

株主総会や取締役会の企画と運営も総務の仕事です。必要な書類の作成や会の企画、質問と回答の用意、招集の通知、会場の手配などの準備をします。会の当日は議長の進行補助や質疑応答の対応をします。総会終了後に議事録を作成するのも仕事です。株主から問い合わせがあったら、電話やメールなどで応対する必要があります。

電話・メール・来客対応

電話・メール・来客対応をします。企業の電話番号やメールアドレスは総務部につながっていることが多いです。そのため企業への問い合わせなどの対応は総務が行うことになります。来客があった場合の対応も行います。事前に来客の予定がわかっている場合は、応接室やお茶などの準備も行います。

総務の仕事内容の魅力

様々な仕事をこなしながら会社を裏で支える総務の魅力についても見てみましょう。

会社全体に関わることができる

総務は、営業やマーケティング、開発などの会社の様々な部門と関わります。そのため会社全体の動きを把握できます。組織全体を見れることを活かした提案をできる可能性もあります。

人を支える喜びを感じられる

社員が働きやすいように環境を整備したり、サポートしたりする総務は、人をサポートする喜びを感じられます。社員から「いつもありがとう」と感謝の言葉をもらえることもあり、

細かい気配りや配慮ができると「気が利くね」と褒めてもらえることもあります。

キャリアアップやキャリアチェンジも目指せる

総務の仕事をこなしていると、交渉する力や情報を処理する力など、組織を運営する上で必要な力が身につきます。総務の仕事を極めて管理業務全般に関わるマネジメント職へのキャリアアップも目指せます。総務の経験を活かして、人事や経理など他の職種へキャリアチェンジすることも可能です。

総務の仕事に必要なスキル

総務の仕事をする上で必要になるスキルについてです。総務の仕事に興味を持った方は、必要なスキルについても確認してみてください。

パソコンスキル

総務はパソコンを多く使うため、パソコン操作の基本的なスキルは必須です。様々な資料を、ExcelやWordなどの文書作成ソフトを使用して作成します。他の部署で作成された文書を管理することもあります。資料によっては、効率化のために関数やマクロを使うこともあるため、自主的にスキルアップすると仕事で役立ちます。

コミュニケーションスキル

総務は様々な人とコミュニケーションをとるため、コミュニケーションスキルも必要です。相手の要望を理解して、自分が言いたいことを相手にわかりやすく伝えるスキルが求められます。敬語やメールの書き方などの基本的なビジネスマナーも 必要になります。

経営陣ともその他の社員ともコミュニケーションをとります。場合によっては、地域や官公庁の人とやりとりすることもあります。

情報処理スキル

総務は各部署から必要な情報を集めて処理する情報処理スキルが求められます。他の部署と連携して仕事を行うことが多いためです。

その他、株主総会の事務局運営を行う場合は法的知識を知るために情報収集したり、福利厚生制度を新たに導入する場合は社外の導入例を集めたり、情報収集をする機会が多くあります。

トラブルに対応することもあるため、状況を早く把握して、必要な情報を提供しなければならない場面もあります。

■関連記事：資材管理の仕事内容とは？求められるスキルや資格も紹介

まとめ

ここまで、総務はどのような仕事をするのか紹介しました。

総務の仕事にはメールや電話の対応からイベントの企画や運営まで、様々なものがあります。そのためパソコンスキルやコミュニケーションスキルまで様々なスキルがあると活かすことができます。

総務の仕事について知って興味を持った方は、ぜひ総務の仕事に応募してみてください。