備品とは？消耗品などとの違いを徹底解説
会計業務をする上で備品と消耗品の管理はとくに紛らわしいので大変です。会計業務を始めたばかりで、備品と消耗品の違いがよくわからず困ってしまうことは少なくありません。
正確に処理するために、備品と消耗品の違いを確認しておくと安心です。この記事では、会計処理で重要な備品と消耗品の違いについて詳しく解説していきます。会計処理の際に気をつけるべきことも紹介するので、ぜひ参考にご覧ください。
備品とは
備品とは、取得価額が10万円以上20万円未満であり、耐用年数が1年以上である物品のことです。
このような備品は耐用年数に関係なく、3年で均等に償却できる「一括償却資産」として会計処理することができます。
例えば、18万円のパソコンを購入した場合は、耐用年数が何年であっても3年間かけて1年に6万円ずつ経費に計上することができます。さらに一括償却資産は固定資産税（償却資産）の対象外になるというメリットもあります。
次のような品目が備品にあたります。
備品の例
- オフィス家具：デスクやイスなど
- 家電：冷暖房機器や冷蔵庫など
- 機器：パソコンなど
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備品の会計処理
備品の計上方法は「会計」と「税務」で異なります。会計では「費用として計上する」もしくは「3年かけて減価償却資産として計上する」のどちらかを選択できます。税務の場合は「3年かけて減価償却し、資産として計上する」ことになります。
計上方法を把握できていなければ、法人税の計算を間違えてしまう可能性があります。延滞や過少申告と見なされてしまったら、さらに税金を課せられてしまうこともあるため注意しましょう。ミスを防ぐために資産で計算するケースも多くあります。
消耗品費とは
消耗品とは、10万円未満の金額で、耐用年数が1年未満である物品のことです。使用していく過程で状態が変化していき、本来の役割を果たせなくなる物品を差します。
文房具や事務用品、車の燃料などのように、利用する頻度が高くて、消費するサイクルが早いものが消耗品に当たります。
また取得価額が10万円以上の物品であっても、明らかに耐用年数が短いものは消耗品になりますので注意しましょう。
取得価額が10万円以上で耐用年数が短いものはとくに専門的な工場設備のパーツなどに多くあります。さらにパソコンや車両であっても、取得価額が10万円未満であれば消耗品として計上できるケースもあります。
次のような品目が備品にあたります。
消耗品の例
- 日用品：トイレットペーパー、ティッシュペーパー、タオル、掃除用品、洗剤、電球、観葉植物など
- 事務用品：ボールペン、封筒、コピー用紙、DVD、コピー代、印鑑、切手、棚、黒板、ホワイトボード、ドライバーなど
- 家具：デスク、イスなど
- 機器：電話、携帯電話、パソコン、カメラ、ソフトウェアなど
消耗品の会計処理
消耗品は「費用」もしくは「資産」のどちらかで処理します。たとえば、費用として計上する場合は、使用する勘定科目は「消耗品費」となります。
決算までに消耗品を使い切れなかった場合は、残ったものは「消耗品」として資産計上します。これに対して、購入時に資産として計上した場合も、決算時に使用した分を資産から消耗品費に振り替えなければなりません。決算時に混乱しないためにもきちんと管理しましょう。
事務用品費
事務用品費とは、消耗品費のうち事務関係のものを管理するための勘定科目です。主に事務関係の消耗品に使用されるため「事務用消耗品費」とも言われます。
文房具やオフィス用品などのような事務用の消耗品を購入することが多い場合は、勘定科目「消耗品費」から独立して「事務用品費」を設けることがあります。
事務用品費も消耗品費として計上できます。しかし事務用品は購入する数と金額が多くなることが多いです。消耗品費とは別に事務用品費として処理することで、事務用品費にどれだけ使ったのか把握しやすくなります。事務用品を発注する際に役立ちますし、商品の変更するか検討する場合にも役立ります。
雑費
どの勘定科目にも属さない物品や、少額で購入する頻度が少ない物品の購入については、消耗品ではなく「雑費」として計上するケースがあります。一般的に雑費は「接待交際費」「修繕費」「消耗品費」といった経費勘定に分類できないものや、一時的な費用などについて処理されます。
雑費は内訳を書く必要がないため、つい使ってしまいたくなる勘定科目です。しかし雑費の金額が大きい場合は、使途不明金として税務署から疑義を持たれてしまう可能性があり用注意です。経費全体のうち雑費は5％から10％が目安です。この数字を目安に上手く調整するようにしましょう。
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まとめ
この記事では、会計処理で重要な備品と消耗品の違いについて解説しました。
会計業務をする上で備品と消耗品の管理はとくに紛らわしいので、備品と消耗品の違いがよくわからないと困ってしまいます。
備品と消耗品の違いを確認して理解しておくと正確に処理できます。担当者が変わるたびに処理する勘定が変わることがないように、あらかじめ社内でマニュアルを作成して統一しておくことをおすすめします。
会計業務を始めたばかりの方は、ぜひこの記事を参考にして、備品と消耗品の違いや、会計処理の際に気をつけるべきことを把握して、お仕事にお役立てください。
