「見える化」で備品の発注をスムーズにする方法

備品の発注では、必要以上に発注してしまったり、発注したいものが発注できていなかったり、様々なトラブルが起きます。

しかし「見える化」することによって、このような備品発注にある問題を解決できます。

この記事では、備品発注において備品を「見える化」するメリットや、その方法についてご説明します。備品発注について悩んでいる人はぜひご覧ください。

備品発注を「見える化」するメリット

備品発注において「見える化」することで、備品発注での無駄な支出を削減できたり、発注した備品をすぐに見つけて使用できたり、多くのメリットが得られます。

備品や備品発注を「見える化」するメリットについてご説明します。

備品発注での発注漏れを防止できる

備品発注業務を「見える化」することで、備品発注での発注漏れを防止できます。

発注しておくように依頼したつもりだったのに、担当者には明確に伝わっていなくて、発注漏れが発生することがあります。

備品発注の担当者を明確にし、発注依頼を口頭でなく文字ベースにすることで、備品発注業務を「見える化」でき、発注漏れを防止できます。

備品発注での無駄な支出を削減できる

備品を「見える化」することで、多く備品を発注しすぎることによる無駄な支出を減らせます。どの備品がどのくらい消費されているのかを把握することで、備品を必要な分だけ発注できるため、無駄な支出を減せるのです。

備品の消費される量は、備品の種類によって異なります。たとえばコピー用紙では、A4用紙はたくさん消費されますが、B5用紙などの特殊なサイズの用紙はあまり消費されません。ないだろう。そのため消費される量を考えずに備品を発注していると、特定の備品の在庫が増えすぎてしまいます。こうなると無駄な支出も増えてしまいます。

備品を「見える化」してどの備品がどのくらい消費されているのかを把握することで、備品発注において無駄な支出を削減できます。

発注した備品をすぐに見つけて使用できる

備品を「見える化」することで、 備品をすぐに見つけ出して使えるようになります。

せっかく備品を発注しても、使う時に備品がどこにあるのかわからないと、使用できません。保管場所がわかる担当者にすぐに聞ければ良いですが、担当者が休みでいない時には備品の場所がわからないこともあります。

備品発注を「見える化」することで、 誰もが使いたい備品をすぐに見つけて使えるようになります。そのため発注した備品を必要な時に使うことができます。

備品発注を「見える化」して備品発注をスムーズにする方法

備品発注を「見える化」することで、備品発注で起こる問題を解決して、備品発注をスムーズに行えるようになります。

備品発注を「見える化」して備品発注をスムーズにする方法をご紹介します。

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備品発注の担当者を決める

備品発注を管理する担当者を決めましょう。備品の発注状況を管理する担当者がいれば、必要な分の備品を発注できるようになります。

担当者が決まっていなくて、備品が足りなくなっていることに気付いた人が発注をかけるという体制になっていると「誰かが発注しているだろう」という考えから、「備品がなくなって使えない」などのトラブルが発生する可能性があります。

担当者が備品の発注状況を管理することで、漏れなく必要な分の備品を発注できます。

データで残る形での発注依頼をルール化

データで残る形で発注を依頼することをルールにすることで漏れなく発注できるようになります。

口頭で「あれ発注しておいて」と指示を出したつもりだったのに、担当者には明確に伝わっていなくて、発注漏れが発生することがあります。

発注の依頼は口頭ではなく文字で行うようルールとして定めるのがおすすめです。こうすることで発注漏れを防止できます。メールや社内コミュニケーションツール、Excel、Googleスプレッドシートなど、データで残る形で発注を依頼することをルールにしましょう。

フォーマットを決める

発注を依頼するフォーマットを決めておきましょう。発注を依頼するフォーマットを決めておくことで、発注をスムーズに行えるようになります。

発注の際に必要な情報が漏れていると、担当者が依頼してきた人と何度もやりとりしなければならないため、発注に時間がかかります。

発注依頼のフォーマットを決めて、社員全員が同じフォーマットで発注依頼をできるようにしておきましょう。

備品を「見える化」して備品を管理する方法

発注した備品を管理することも大切です。備品を「見える化」することで、発注した備品をきちんと管理できます。

備品管理台帳を作る

備品管理台帳を作りましょう。備品管理台帳を紙ではなくデジタルで作ることで、備品を一元管理できるようになり、どこからでも備品管理台帳を閲覧できるようになります。

デジタルの備品管理台帳であればバックアップを取っておくこともできるため、万が紛失してしまった場合も復元できるため安心です。

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はじめての備品管理 − 社内の備品を上手に管理するコツとツールを紹介

ラベリング

ラベリングとは、備品や備品の保管場所に番号を貼り付けておくことです。ラベリングして、台帳にその識別番号を記載しておくことで、どの備品がどこにあるかをすぐに確認できるようになります。

番号だけでなく、備品の購入日や、備品を管理している担当者や部署なども記載しておくと、すぐに調べることができて便利です。

ICタグを利用することで、管理する手間が減り、さらに管理しやすくなります。

カテゴリごとに分類

備品をカテゴリごとに分類しましょう。カテゴリごとに分類して保管場所を決めておくことで、備品が探しやすくなり、整理整頓もしやすくなります。

たとえば次のように分類します。

• 事務用品：ペン・ファイル・コピー用紙など
• 給湯室関係：紙コップ・割りばし・台所洗剤など
• 掃除用具：ごみ袋・ほうき・ちりとりなど

定期的に棚卸をする

定期的に備品の棚卸をしましょう。棚卸を定期的に行うことで、備品管理台帳に記載された数量と実際の数量が合っているか確認できます。備品に不具合がないか状態を確認するためにも必要です。

まとめ

ここまで備品発注において備品を「見える化」するメリットや、その方法についてご説明しました。

備品の発注では、必要以上に発注してしまったり、発注したいものが発注できていなかったりと、様々なトラブルが起きますが、「見える化」することでこのような問題を解決できます。

備品発注に問題を抱えている人は、ぜひこの記事でご紹介した方法を参考にして、「見える化」に取り組んでみてください。