車両管理台帳とは？作成するメリットと必須項目
会社の車両は適切に管理する必要があります。車両には事故によるリスクがありますが、車両管理台帳で車両管理をしておくことでいざというときにスムーズに対応できるよう備えておくことが大切です。車両を適切に管理できるようになるため事故の防止にもつながります。さらにコスト削減や生産性の向上にも効果があります。
この記事では、車両管理台帳で会社の車両を管理することのメリットやその方法について解説します。
車両管理台帳とは？
車両管理台帳とは、会社で所有している車について、登録番号、車検日、加入している保険などを管理する管理台帳のことです。この車両管理台帳によって、事故が起きた際のリスクに備えることができます。
万が一、事故が起きた際は、運転者だけでなく、車両に関する管理状態にも責任が発生します。そのため、車両の状況を可視化して適切に管理することが大切です。
車両管理とは？
車両管理とは、会社で所有している車を管理する業務のことです。車両管理では、営業社員が乗る社用車、マイカー、レンタカーを管理します。会社で日常的に使っている社用車だけではなく、通勤時に使っているマイカーや、レンタカーなどの車両も含まれます。
通勤時に使っているマイカーなどは管理者の目が行き届きにくいですし、管理者がこれらすべての車両を管理するのは大変です。車両管理は、車両管理台帳を利用して、車両の状況や保険に関する情報などを管理する必要があります。
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車両管理台帳の必要性
車両管理台帳による車両管理は事故によるリスクに備えるためにも必要です。通勤中や業務中に社員が車を運転している時に、交通事故を起こしてしまう可能性があります。
社員自身の原因によって交通事故を起こした場合であっても、責任を問われるのは社員だけではありません。交通事故を起こした車の所有者である企業に対しても管理責任が問われることになります。車を活用して利益を得ているということから、企業にも責任を有すると見なされます。
車両管理は企業のリスクマネジメントにおいて、重要なものの一つです。車両管理台帳に保険の加入状況や、車両の整備状況などを明記して、車両を適切に管理する必要があります。
車両管理台帳を作成するメリット
車両管理台帳を作成することで、事故のリスクを軽減でき、コスト削減でき、生産性も向上します。
事故のリスクを軽減できる
車両管理台帳を作成して車両の状況を1台ずつ管理することで、整備不良などによる事故をに防ぐことができます。
たとえばタイヤを適切な時期に交換するなどして車両を整備して常に安全に利用できる状態にしておくことができます。冬にタイヤを交換するのを忘れてしまってスリップ事故を起こしてしまうといったケースも少なくありません。車両管理台帳で車両を管理することで、事故のリスクを軽減できます。
コスト削減できる
車両管理台帳を作成して車両を管理することは、コスト削減にもつながります。車両が増えるとその分かかる費用も増えます。車両管理台帳を作成して車両管理を行うことで、現在の保有している車両の台数は適切なのか、本当に車両を追加購入する必要があるのかなどを正しく判断できます。
車両がいつどの時間に何台稼働しているのかといった車両の稼働状況を可視化できるようにすることで、あまり稼働していない車両を確認できます。このように必要な車両台数を見直すことで、コスト削減できます。
営業生産性が向上する
車両管理台帳を作成して車両を管理することで、生産性を向上させることができます。たとえば車両を管理することで、それぞれの営業社員が乗っている車両の位置情報が把握できるようになり、どの営業社員がどこにいるのか位置情報をリアルタイムで把握できるようになります。
このようにして誰がどこにいるのか把握しておくことで、急な依頼があった場合に、近くにいる社員に連絡して向かわせることができます。こうして生産性を上げることが可能です。
車両の現在の位置情報が把握できるようになるため、連絡して今いる場所を確認することなく、その場で最適な車両を特定し、指示することが可能です。
訪問先や訪問ルートが可視化できるため、訪問できている顧客とできていない顧客を可視化できます。また効率のよい訪問活動ができているかどうかのチェックにも役立ちます。
車両管理台帳に記載すべき必須項目
車両管理台帳には、車両ナンバーだけではなく、車両の整備状況なども詳細に記載します。車両管理台帳に記載すべき必須項目についてご説明します。記載する項目はたくさんありますが、大きく3つに分かれています。
車両を特定する情報
・車両本体の情報：車名・車体番号・登録番号・登録年度・型式・色・定員数
・購入や廃車の情報：購入年月日・廃車年月日・購入先・新車中古車区分・リース期間
車両の状況を確認する情報
・車検や整備の情報：整備状況・定期点検記録・車検有効期限・整備工場名
・使用や管理の情報：所属・運転者名・管理者・変更履歴
・修理や事故の履歴
車両の保険についての情報
・自賠責保険 ：保険期間・証券番号・保険金額・保険会社
・任意保険 ：保険期間・証券番号・保険内容・保険会社
これらの他にも、車両の使用目的などを記載することもあります。便利な車両台帳管理にするためにはどのような情報を記載するべきなのか、業種に合わせて工夫してみてください。
まとめ
ここまで車両管理台帳で会社の車両を管理することについて、得られるメリットや管理する方法についてご紹介しました。
会社の車両を管理することは大切です。車両管理台帳で車両管理をしておくことで万が一交通事故を起こした際にスムーズに対応できるよう備えておくことができます。車両管理は事故を防止する上でも大切です。コスト削減や生産性の向上にもつながります。
今回ご紹介した内容を、会社の車両を管理するための車両管理台帳の作成にご活用ください。
