大量の鍵の効果的な保管方法｜紛失防止・管理方法を解説

大量の鍵を保有している企業では、鍵を保管したり管理したりするのが大変です。

この記事では、企業で大量の鍵を保管する方法について、おすすめの保管場所や保管方法をご紹介します。

鍵の保管の仕方に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

鍵はキーボックスで保管する

大量の鍵を保有している企業では、入り口の鍵以外に、倉庫の鍵、ロッカーの鍵、机の鍵、社用車の鍵などたくさんの鍵があると思います。

このような大量の鍵は、キーボックスに入れて保管する方というのが一般的です。

キーボックスには様々な種類があるので、キーボックスを購入する際は防犯性や利便性を考慮して選びましょう。

例えば下記のようなものがあります。

プッシュ・テンキータイプ

プッシュ・テンキータイプのキーボックスは、設定した番号を数字キーで打って開錠するタイプです。

鍵が必要なく、ダイヤルタイプより簡単に開錠できますが、ボタンの位置で番号がばれてしまう可能性もあります。

安全なオフィス内の棚などに使うのがおすすめです。

ダイヤルタイプ

ダイヤルタイプは、ダイヤルを回して数字を揃えて開錠するタイプです。

暗証番号がわからなければ開けることができないことに加えて、他人から数字が見えにくいので、容易に開けることができません。

外での使用にもおすすめです。

シリンダータイプ

シリンダータイプは、シリンダーキーでキーボックスを開錠するタイプです。

キーボックスの扉を簡単に開閉できますが、シリンダーキーを紛失すると開けられなくなってしまうので注意しましょう。

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大事な鍵は責任者の手元で保管する

鍵はキーボックスに保管する方というのが一般的ですが、その中でもとくに大事な鍵はキーボックスにまとめて入れずに責任者の手元で管理しましょう。

キーボックスは、大量の鍵を整理整頓して保管するのに便利ですが、とくに大事な鍵は防犯上キーボックスに保管しない方がいいのです。

キーボックスに入っていると、キーボックスを壊して鍵を持ち去ることができてしまいます。

例えば、下記のような鍵はキーボックスに保管しないようにしましょう。

【キーボックスに保管しない方がいい大事な鍵】

• お金や重要な書類が入った金庫の鍵
• 個人情報を保管している場所の鍵

上記のようなとくに大事な鍵は、キーボックスに保管せずにオーナーや責任者が手元で保管しておきます。

大事な鍵は、貸金庫に預けるか、常に責任者が自分で持ち歩くようにしましょう。

鍵を管理するおすすめの方法

ここまで鍵の基本的な保管方法をご紹介しました。

続いて、鍵をしっかりと管理できる便利でおすすめの方法をご紹介します。

台帳とラベルで管理

台帳とラベルで鍵を管理すると、たくさんある鍵をすべて把握してしっかり管理できます。

まずは管理台帳を作ります。

管理台帳は一般的にエクセルなどを使って作成します。

管理台帳を作ったら、次にラベルを作りましょう。

ICタグやバーコード付きのラベルを鍵に貼りつけることで、保管場所を把握できるようになります。

定期的な棚卸しをしてチェックすることも必要です。

定期的に棚卸しをしてすべての鍵をチェックすることで、保管場所など台帳に記載されている情報と実際の鍵の状態に違いがないか確認しましょう。

ラベルを鍵に直接貼り付けるのではなく、ラベルを札に貼り付けて、その札を鍵に取り付けるのがおすすめです。

こうすれば、直接ラベルを貼り付けることができないような小さい鍵にもラベルを取り付けて管理できます。

ラベルにあるコードは鍵の貸出し・返却時に、ICタグは棚卸しをする時に便利に利用できます。

このようにシステム化することによって鍵が今どこにあるのかすぐにわかるようになります。

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鍵の落下や紛失を防止する対策

大事な鍵は責任者が常に持ち歩くなど手元で管理する必要があります。

しかし持ち歩いていると鍵を落としたりして紛失する危険もあるのです。

そこで、簡単にできる鍵の落下や紛失を防止する対策をご紹介します。

チェーンでカバンにつなぐ

チェーンでカバンに取つないでおけば、鍵が落下して紛失することがありません。

チェーンではなく紐などでも代用できます。

大きいキーホルダーをつけておく

大きくて目立つキーホルダーやストラップを付けておけば、鍵を落としてもすぐに目に留まります。

鈴を付けておけば、道に落ちても音ですぐにわかります。

鍵ケースにしまう

鍵ケースに収納しておけば、鍵単体よりも大きくて目立つので紛失しにくくなります。

カバンの中から鍵を探しやすくなるというメリットもあります。

紛失防止タグを使う

紛失防止タグを鍵に取り付けておくことで、スマートフォンと連動して鍵を落とした時に音で知らせてくれます。

鍵のある場所もわかるのですぐに見つかります。

鍵の保管で注意すべきこと

鍵を保管する上で注意すべきことについてご紹介します。

建物の入口に鍵を隠すのは危険

建物の入口に鍵を隠しておくことはやめましょう。

合鍵を隠す場所として最も多い場所なので、強盗犯は合鍵を探す際に入口を中心に探します。

鍵を隠す典型的な場所から遠ざかった場所に保管することで、鍵を盗まれるリスクが低くなります。

合鍵を複製し過ぎないように注意

合鍵をいくつも作っておけば、紛失した時もすぐに開けることができて便利だと思うかもしれませんが、合鍵の作りすぎには注意が必要です。

合鍵を作りすぎると、その分落としたりして紛失してしまったときのリスクが高まります。

紛失してしまった鍵は、他人が拾って悪用する可能性があります。

鍵を作れば作るだけ管理することが難しくなり、鍵の数が多いと鍵を紛失したことにも気付かないかもしれません。

このようなことを防ぐために、合鍵の数は最小限にして、鍵をしっかり管理します。

もしも鍵を落としてしまったら、すぐに鍵を交換しましょう。

まとめ

ここまで、企業で大量の鍵を保管する方法について、おすすめの保管場所や保管方法をご紹介しました。

大量の鍵があると、鍵を保管したり管理したりすることが大変です。

鍵の保管の仕方に悩んでいる方は、ぜひ今回ご紹介した保管方法を取り入れてみてください。