オフィスのフリーアドレス化を検討されている方にメリット・デメリットをご紹介

自由に好きな席で働ける「フリーアドレス」をオフィスに導入する企業が増えています。

しかしフリーアドレスは本当に効果的なのでしょうか。

この記事では、フリーアドレスのメリット・デメリットをご紹介します。

オフィスのフリーアドレス化を検討している方や、フリーアドレスへの効果に疑問を感じている方は、ぜひチェックしてみてください。

フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは、自由（フリー）な場所（アドレス）で働くオフィススタイルです。

従来のオフィスでは、一人一台デスクがあり、決められた席で働いていました。

フリーアドレスによって、社員は自分の席を持たずに自由に好きな席を選んで働くことができるのです。

フリーアドレスという働き方には以下のような特徴があります。

• 大きなテーブルにいくつかの椅子が並んでいるカフェのようなオフィス
• 社員が空いている席を選んでパソコンなどを持って行って仕事をする
• 書類や文房具などは社内のキャビネットに収納する
• 個人のみが使用する空間を作らない

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスのメリットについてご紹介します。

部署を超えたコミュニケーションが増える

フリーアドレスでは他部署の人と関わる機会が増えます。

組織の壁がなくなり、部署を超えて幅広くコミュニケーションができるようになります。

今まで関わることがなかったメンバーとコミュニケーションできるようになるので、部署Aと部署B共同での事業など、多様なコラボレーションが生まれるきっかけになります。

新しい発想は会話の中から出まれることも多いので、新しいアイデアにもつながります。

臨機応変に働く場所を選べる

フリーアドレスでは、その時の目的や状況に合わせて臨機応変に働く場所を選べます。

臨機応変に働く場所を選んで仕事をすることは業務効率化につながります。

チームメンバーで集まって仕事をすれば、チームでしっかり情報共有できるので、スムーズなグループワークに最適です。

省スペース化

省スペースで多くの社員が働くこともできるので、省スペース化されます。

オフィスがきれいになる

自席を持たずにオフィス全体が共有の場所となるので、毎回書類や道具をキャビネットにしまうことになり、オフィスがすっきりきれいになります。

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フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスのデメリットについてもご紹介します。

社員がどこにいるのかわからない

席が固定されていないので、社員がどこにいるのかわからず探すのが大変です。

集中しにくい

オフィスの空間が狭すぎて仕切りなどもないと、他の社員との距離が近すぎて集中しにくかったり、ストレスを感じることもあります。

組織への所属意識が低下する

フリーアドレスで自由に働く場所を選べると、集団意識が薄れて、組織への所属意識が低下することも考えられます。

毎回固定の場所になりやすい

フリーアドレスは自由に働く場所を選べることが魅力ですが、毎回固定の場所になりやすく、いつも同じ席にいてはコストをかけて導入した意味がなくなってしまいます。

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フリーアドレスのデメリットを解決する方法

フリーアドレスのデメリットを解決する方法をご紹介します。

スペースを確保する

仕切りを設けるなど、一人で集中して仕事できるスペースを設けることが大切です。

席が固定されない工夫をする

フリーアドレスをオフィスに導入しても、いつも同じ席にいては意味がありません。

「くじ引きでその日に座る席を決める」など、座る席が毎日変わるような仕組みを取り入れましょう。

ロッカーにネームプレートをつける

フリーアドレスになり自分の席がなくなると、自分がどの部署に所属しているのか不明瞭になったり、企業に属している意識が薄くなってしまうことがあります。

ロッカーに自身の名前があるだけでも「自分はこの企業に所属している」という意識を持つことにつながります。

フリーアドレスに向いている仕事・向いていない仕事

フリーアドレスには向いている仕事と、向いていない仕事があります。

経営者にはフリーアドレスへの向き・不向きを理解して、フリーアドレスの導入を検討することが求められます。

フリーアドレスに向いている仕事

以下のような場合は、フリーアドレスに向いています。

• ペーパーレス化やIT化が進んでいる
• 固定電話を使う必要がない
• パソコンのみで業務を進められる

例えばソフトウェア開発などを行うIT企業はフリーアドレスを導入しやすいです。

不向き

以下のような場合は、固定席の方が適していて、フリーアドレスには不向きです。

• 専門的で少人数の部署
• 業務に使う道具が多い
• 物理的な作業が多い
• 高いセキュリティが求められる

例えば高いセキュリティが求められる経理部門などのような管理部門はフリーアドレスを導入することが困難です。

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フリーアドレスをオフィスに導入する手順

フリーアドレスを導入する手順をについてご説明します。

1.      どのように実施するか計画

フリーアドレスをどのように実施するか、目指すゴールは何か明確にします。

どんなスタイルでフリーアドレスを実施するかや、どのような働き方を目指して実施するのかなどについて話し合い決めます。

2.      試験導入

フリーアドレスを試験導入します。

事前に仮説を立てて、仮説を実証しながら進めましょう。

3.      ルールを決める

フリーアドレスを実施する上で生じる問題への対策を盛り込んだ、最終的なルールを作ります。

例えば「汚れたままの机を使いたくない」という課題があった場合は、「机を使った後はティッシュで拭く」というルールを盛り込むなど、些細な問題も解決できるようにします。

4.      全社導入

最後に全社へ導入します。

オフィス空間とICTの設計や構築に取り組みます。

多様な活用シーンへに適応できるかなどについても考慮します。

オフィスデザイナーやエンジニアとオフィス空間作りに取り組みましょう。

まとめ

自由に好きな席で働ける「フリーアドレス」をオフィスに導入する企業が増えています。

フリーアドレスにはメリットが多くありますがデメリットもあり、仕事によって向き不向きもあります。

フリーアドレスを導入する際は、ぜひここでご紹介した内容を参考にして適切に取り入れていただければと思います。