進むオフィスのフリーアドレス化｜メリットとデメリット、フリーアドレス化する流れを徹底解説

オフィスをフリーアドレス化すると、社員が好きな場所で働けるようになり自由な働き方が実現できます。

この記事ではオフィスのフリーアドレス化について、背景、メリットとデメリット、オフィスをフリーアドレス化する流れをご紹介します。

フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは、社員がそれぞれの自席を持たずに、自由に働く席を選ぶことができるオフィススタイルのことです。

従来のオフィスでは、社員たちには一人一台デスクが与えられ、決められたデスクで働いていました。フリーアドレスのオフィスでは、空いている席を見つけて、自由な場所で働くことができます。

オフィスのフリーアドレス化が進んでいる背景

オフィスのフリーアドレス化が進んでいる背景についてです。

1980年後半から2000年代初めにかけてオフィスにフリーアドレスが導入されました。これは「フリーアドレス1.0」といわれます。オフィスの省スペース化とコスト削減を目的とするものです。デスクを共有することなどが進められました。しかしパソコンはデスクトップ、電話は固定電話、文書管理は紙ベースなど、固定席の方が働きやすい環境だったため、オフィスのフリーアドレス化は広がりませんでした。

その後、再びオフィスがフリーアドレス化される流れが生まれます。これは「フリーアドレス2.0」といわれます。生産性の向上や優秀な人材の確保を実現することを目的とするものです。パソコンや電話のモバイル化、文書の電子化、クラウド上での保存・共有などが進められました。技術が進みフリーアドレス化しやすい環境になったため、オフィスのフリーアドレス化が普及しました。

さらに最近では新型コロナウィルスの感染防止対策の必要制もあり、オフィスのフリーアドレス化が進んでいます。フリーアドレスであればソーシャルディスタンスが取りやすいため、新型コロナウィルスの感染防止に効果的であるとして注目されています。

オフィスをフリーアドレス化するメリット

オフィスをフリーアドレス化するメリットをご紹介します。

紙資料の電子化

オフィスをフリーアドレス化することで、資料のペーパーレス化と電子化が進みます。フリーアドレス化されたオフィスでは、社員が自分のデスクを持っていないため、書類を入れたファイルをデスク上に置いておくことができません。そのためオフィスをフリーアドレス化することで、自然と資料が電子化されることになります。

これに伴い、紙にかかるコストを削減することができます。印刷する必要もなくなるため、手間と時間の削減も可能です。

省スペース化

オフィスをフリーアドレス化することで、省スペース化できます。フリーアドレス化によって、全社員分の座を用意する必要がなくなります。オフィスの在籍率を調査して、一度に必要になる最大の座席数を用意しておけば良いため、スペースを削減できます。オフィスで使われていないスペースをなくしてオフィスを縮小することでコスト削減が可能です。

とくに「週に3日在宅勤務させている」「在宅ワーカーが多く在籍している」などテレワークを積極的に導入している企業におすすめです。

オフィスをフリーアドレス化するデメリット

オフィスをフリーアドレス化する場合は下記のようなデメリットもあります。

誰がどこにいのるかわからない

フリーアドレスのオフィスでは誰がどこにいるのかわかりにくくなります。仕事をしていてある社員に確認をとりたい時などに支障をきたします。

デスクが固定されている通常のオフィスであればどこにいるのかすぐにわかります。しかしフリーアドレスのオフィスではデスクが固定されていないため、スマホなどで連絡がつかない時はその社員を探さなければなりません。見つけるだけで多くの時間がかかってしまいます。

セキュリティ面のリスク

オフィスをフリーアドレス化することには、紛失や盗難などセキュリティ面でのリスクが伴います。

通常のオフィスであれば自分のデスクの収納場所に荷物をしまうことができます。しかしフリーアドレスのオフィスでは自分のデスクがないため、仕事をしていて席から離れる時には持ち物がデスク上に置きっぱなしになります。

フリーアドレスのオフィスにロッカーなどの収納場所があれば安全性は高まりますが、離れている場所にあるとついついデスクに置いたまま放置してしまいがちです。そのため紛失や盗難が発生するリスクが高くなります。

フリーアドレスのオフィスでは隣の席の人が毎日変わります。そのため隣の席の人が自分の物を盗んでも発覚しにくいです。デスクが固定されていないフリーアドレスのオフィスでは失や盗難などが発生しやすくなります。そのため社員の持ち物や社用パソコンの管理に力を入れることが大切です。

■関連記事：職場での盗難・紛失を防止！サイフやスマホなどの貴重品の適切な管理方法

オフィスをフリーアドレス化する流れ

在席率を調査する

フリーアドレス化するべきか判断するために、まずは在席率を調査します。

在席率が低い場合は、フリーアドレス化すると大きなメリットが見込めます。逆に在席率が高い場合は、フリーアドレス化してもあまりメリットが見込めません。

在席率の高さから、フリーアドレス化するかを検討しましょう。

社員への周知

フリーアドレス化する場合、経営側が一方的に進めるのではなく、社員に周知しましょう。社員の中には「自分の席がなくなる」という不安を感じる方もいます。会社と社員それぞれにメリットがあることを説明して、具体的にどのように運用していくのか明確に説明しましょう。

オフィスをレイアウトする

オフィスをレイアウトします。すべてフロアをフリーアドレス化するのか、一部のみにするのかなどを決めます。レイアウトによって必要な座席やデスク、ロッカーなどの数が変わってきます。オフィスでそれぞれの社員が仕事をすることを考えてレイアウトしましょう。レイアウトが決まったら、必要な備品とその数量を確認して用意します。

ルールを決める

フリーアドレス化をしたオフィスでの過ごし方についてルールを決めて、社員へ周知しておきます。「必ず前日とは異なる座席に座る」「退勤する時は自分の持ち物を片付けて、デスクに何も残さない」など、社員全員が快適に過ごせるようにルールを明確に決めておきましょう。

まとめ

ここまでオフィスのフリーアドレス化について、背景、メリットとデメリット、オフィスをフリーアドレス化する流れをご紹介しました。オフィスをフリーアドレス化すると、社員がそれぞれの自席を持たずに好きな席を選べるようになり、自由な働き方ができるようになります。

オフィスのフリーアドレス化を検討している場合は、ぜひこの記事の内容を参考にしてみてください。