備品管理を「見える化」することでできる効率・業務改善｜「見える化」備品管理の手順も紹介

備品管理を「見える化」すると、備品が必要な時にすぐに使えるようになる、消耗品の無駄遣いを減らせるなどメリットが多くあります。

この記事では備品管理を「見える化」するメリットや「見える化」する手順をご紹介しますので、ぜひ参考にどうぞ。

備品管理を「見える化」するメリット

備品管理を「見える化」することで、次のようなメリットが得られます。

備品が必要な時にすぐに使える

備品管理を「見える化」することで、備品が必要な時にすぐに使える状態にしておくことができます。

備品の数が正確にわかることで、なくなりそうになったら補充できます。そのため、備品が必要なときに「足りなくて使えない」といったトラブルを防ぐことができます。備品が必要な時にすぐに使えます。

備品の位置が正確にわかることで、備品が必要な時にすぐに取り出して使うことが可能です。備品を探す手間と時間が省けるため、その分の労力や時間を仕事にまわすことができます。

このように備品管理を「見える化」することで、備品が必要な時にすぐに使える状態にしておくことができ、仕事が問題なくスムーズに進むようになります。

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消耗品の無駄遣いを減らせる

備品管理を「見える化」することは、経費の節約にもつながります。備品の数が正確にわかれば、必要以上に備品を買わずに済むからです。

備品の数が正確に把握できていないと「一応補充しておこう」というように必要以上に備品を買ってしまい、無駄な出費をしてしまいます。

備品の数が正確にわかれば、備品を必要な分だけ購入することができます。無駄な出費をしなくて済むため経費の節約につながります。

備品管理を「見える化」する手順

備品管理を「見える化」する方法を、手順を追ってご紹介します。

管理台帳を作成する

まず管理台帳を作成しましょう。管理台帳には、備品の数量や利用日、利用者を記入します。管理台帳には下記の項目を記載するのがおすすめです。

●      識別番号

●      備品名

●      種別

●      登録日

●      登録者

●      更新日

●      更新者

●      保管場所

●      使用状況

備品管理台帳を作成することで、備品を一元管理できます。紛失したり破損したりした場合に備えて記入する項目を設けておくと、トラブルがあることがひと目でわかり便利です。

備品を分類する

備品を分類しましょう。備品を分類すると備品を管理しやすくなります。使用する仕事や、使用する頻度などで分類しておきましょう。

備品を分類したら、それぞれの備品にラベルを貼るなどしてラベリングしましょう。ラベルには識別番号を記載します。ラベルの代わりにICタグを取り付けたり、バーコード付きのラベルにしたりすると、備品の管理が便利になります。

ルールや配置場所を全社員に知らせる

ルールや配置場所を決めたら、全社員に知らせましょう。決めたルールやや配置場所は、社員たち全員が共有しておくことが大切です。

共通のルールを作って全員が共有することで、現場で働く社員から備品管理を中心になって行う担当者まで、ルールに基づいた備品管理ができます。全社員に知らせることは備品の紛失や盗難を防止することにも効果的です。

棚卸し

棚卸しは定期的に行うようにしましょう。定期的な棚卸しでは、管理台帳に記載してある備品の情報と、実際の備品の状態に、差異がなく同じ状態であるか確認します。

棚卸しですべての備品をチェックして、必要な備品を買ったり、不要な備品を廃棄したりもしましょう。棚卸しを定期的に行うことで、紛失や破損にすぐに気付くことができ、気付いてすぐに備品の交換やメンテナンスができます。

備品を「見える化」できる管理サービス「Mamorio Biz」

「MAMORIO Biz 」は備品の紛失を防止できるサービスです。紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けサービスになっています。

MAMORIOを一元管理できるWEBページで、MAMORIOタグをつけて管理している備品の情報を取得できます。位置情報、持出状況などの備品の情報を一覧でリアルタイムに確認することが可能です。

MAMORIOタグをラベルの代わりに備品に取り付けることで、備品を管理できます。MAMORIOタグは、世界最小クラスでコンパクトなので、邪魔にならずに備品に取り付けることができます。MAMORIOタグには、取り付けるタグ型と這って使えるシール型があり、取り付ける備品に合わせて選べます。

■MAMORIO Bizに関して詳細はこちら

まとめ

この記事では備品管理を「見える化」するメリットや「見える化」する手順をご紹介しました。

備品管理を「見える化」すると、備品が必要な時にすぐに使えるようになる、消耗品の無駄遣いを減らせるなど多くのメリットが得られます。

ぜひこの記事でご紹介した手順で備品管理を「見える化」して、より働きやすい環境を目指していただければ幸いです。