社員の位置情報を管理するメリットと注意点

スマートフォンなどを利用して、社員の位置情報を特定して管理することが可能です。社員の位置情報を管理することで、業務を効率化したり、勤怠管理を正確に行ったり、災害時に備えることができたり、様々なメリットが得られます。

しかし社員の位置情報を管理することには注意点もあり、管理の仕方を間違えると訴えられて裁判に発展してしまう可能制もあるため要注意です。

この記事では、社員の位置情報を管理することで得られるメリットや気を付けるべき注意点についてご紹介します。

社員の位置情報を管理するメリット

社員の位置情報を管理することで、業務を効率化したり、勤怠管理を正確に行ったりすることが可能です。災害時に適切な対応をして社員の安全を確保することにも役立ちます。

社員の位置情報を管理することで得られるメリットにはどのようなものがあるのか詳しくご紹介します。

業務が効率化される

社員の位置情報を管理することは業務の効率化にもつながります。とくに派遣サービスを行っている会社などには効果的です。

通常は、社員を現場へ向かわせたい時に、現場の近くにいそうな社員にその都度連絡して、どれくらいで到着できるのか聞く必要があります。社員を現場へ向かわせるまでに時間がかかってしまいます。

社員の位置

情報を管理していれば、現場までどれくらいで到着できるのかがすぐに把握でき、現場に近い社員をすぐに向かわせることができます。

このように業務が効率化され、サービスの品質の向上にもつながります。

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勤怠管理が正確にできる

スマートフォンなどで社員の位置情報を管理することは、勤怠管理を正確に行うのに役立ちます。

オフィスの外で勤務して直行直帰する場合も、社員の位置情報をリアルタイムで把握することで、勤怠管理が正確に行えます。

たとえば営業社員が勤務時間内に社員が営業先の企業にいたかどうかをチェックできます。

また清掃員がビルの清掃業務を行う場合、いくつかの現場へ移動して清掃業務を行う場合であっても社員の勤務状況をチェックすることが可能です。

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災害時に対応できる

社員の位置情報を管理することで、社員が東日本大震災のような災害に巻き込まれた場合に備えることができます。

社員の現在地を特定できれば、社員がいる場所の被災状況を確認したり、近隣の交通状況を知らせたりできます。

災害の状況に応じて、社員の位置情報をもとに自宅へ帰宅させたり、避難所へ誘導したり、救助を要請したりすることも可能です。このように社員の安全の確保に活かすことができます。

とくに建設現場で働いている技術職や外回りを行う営業職などは、災害による被害に遭うリスクが高いため、緊急時に備えて位置情報を管理する必要性があります。

社員の位置情報を管理する際の注意点

社員の位置情報を管理することで様々なメリットが得られますが、注意点もあります。管理の仕方を間違えると訴えられて裁判に発展してしまう可能制もあります。

ここからは社員の位置情報を管理する際に気を付けるべき注意点をご紹介します。社員の位置情報を管理する前にチェックしておきましょう。

社員の承諾を得る

社員の位置情報の管理を始める前に、社員の位置情報を特定できるようにして管理することを社員に説明して承諾してもらいましょう。

位置情報を管理できる社用スマホを支給する前に、忘れずに社員に上記のことを説明して承諾してもらうようにします。

社員は自分が監視されることになるため抵抗を感じます。納得してもらえるよう、社員の位置情報を管理する理由についても十分に説明するのがおすすめです。

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勤務時間帯に限定して利用するなどルールを決めて、承諾を得ましょう。

もし社員の承諾を得ずに社員の位置情報を特定できるようにして管理していることが判明したら、社員の反発を招いてしまう可能性があるため要注意です。

勤務時間外に位置情報を特定することは厳禁

社用スマホで社員の位置情報を特定して管理するのは、社員の勤務時間のみにしなければなりません。社員の勤務時間外の利用は厳禁です。

勤務時間外や休日は、社員のプライベートな時間になります。もし社員の勤務時間外まで社員の位置情報を特定していたことが判明したら「プライベートの侵害」として訴えられてしまう可能性があるため注意が必要です。

社内のルールの一つとして「勤務時間に限り位置情報を特定する」というように明確に定めておきましょう。

「みなし労働時間制」が無効になることを知っておく

社員の位置情報を管理していると「みなし労働時間制」が無効になります。

会社の外で働いている社員について、労働時間を算定することが難しい場合は「事業場外みなし労働時間制」を適用することで、所定労働時間働いたことにできます。

しかし社員の位置情報を管理していれば労働時間を把握できるため「みなし労働時間制」を適用できなくなります。

もし会社が社員の位置情報を管理していながら「みなし労働時間制」だからと残業代を支払っていなければ、未払いとして訴えられてしまう可能性があります。

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まとめ

社員の位置情報を管理することには、業務を効率化したり、勤怠管理を正確に行ったり、災害時に備えることができたりと、様々なメリットがあります。

しかし社員の位置情報を管理することには注意点もあり、社員の承諾を得て、勤務時間帯以外には利用しないようにしなければなりません。「みなし労働時間制」が無効になることも把握しておきましょう。

社員の位置情報を特定して管理する場合は、注意点に配慮しながら行っていただければと思います。