デジタイゼーションとは？デジタライゼーションやDXとの違いは？方法やメリットも紹介

アナログで行っていた業務をデジタル化するデジタイゼーションによって、作業が効率化できたり、人的ミスを防止できたりと、企業の経営において様々なメリットを得ることができます。

この記事では、デジタイゼーションに取り組むことのメリットと、デジタイゼーションの具体的な方法についてご紹介します。

デジタイゼーションとは

デジタイゼーションは、アナログで行ってきた業務をデジタル化することです。IT技術を活用して業務をデジタル化することで、業務の効率化や生産性の向上につながります。

デジタイゼーション・デジタライゼーション・DXの違い

デジタイゼーションは、単なるデジタル化です。たとえば紙の書類をデジタルデータ化することや、人の手作業で行っていた作業を自動化することなどがあります。デジタル技術を活用して業務をデジタル化して、業務の効率化や生産性の向上を目指します。

デジタライゼーションは、デジタル技術を利用してビジネスモデルを変革することです。新たとえばレンタルビデオ店でDVDを貸し出すビジネスモデルから動画視聴サービスで動画を視聴してもらうビジネスモデルへ変革することなどがあります。

​DXは、業務をデジタル化することではなく、IT技術を業務に取り入れることで、企業の価値を高めて、社会をより豊かにすることです。

デジタイゼーション・デジタライゼーション・DXを​時系列にすると次のようになります。

デジタイゼーションによって、業務をデジタル化する

↓

作業効率が向上し、ビジネスモデルが変化するデジタライゼーションにつながる

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企業のDXが進む

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デジタイゼーションの例

デジタイゼーションとして多くの企業で行われているものをご紹介します。デジタイゼーションに取り組むには具体的にどのようなことをすればよいのかそれぞれの方法を見てみましょう。

デジタル端末の導入

パソコンの他に、タブレットやスマートフォンなどの様々なデジタル端末を導入します。たとえば営業社員がリアルタイムで顧客の情報などを閲覧できるようになり、より説得力のある営業活動ができます。

業務システムの導入

紙の伝票やExcelで管理していた経理、勤怠管理、受注・発注などの業務を、業務システムに置き換えてデジタル化します。一度データを入力するだけで、多くの作業を自動化できます。

オンライン会議ツールの導入

オンライン会議ツールを導入することで、オフィス外にいるリモートワーク中の社員や外回り中の社員も会議に参加できるようになります。遠方の取引先とも頻繁に会議をすることが可能です。

見積書や請求書をPDF形式にしてメールで送信

見積書や請求書、納品書、支払明細書、領収書といった帳票は、紙媒体である必要はなく、デジタルで発行することが可能です。「電子帳簿保存法」によってデジタル発行してよいと法律で認められています。送り先の了承を得て、PDF形式の帳票をメールに添付して送信することができます。こうすることで帳票をスピーディーに送ることが可能です。

資料をクラウド上で共有

資料はデジタル化してクラウド上で共有するのがおすすめです。資料をクラウド上で共有することで、社外で外回りをしている社員を含め、社員たちがいつでもどこからでも資料を確認できるようになります。

クラウド型の共有サービスを利用することで、資料をクラウド上で共有できるようになります。たとえばGoogleの「Google ドライブ」やMicrosoftの「OneDrive」などがあります。

クラウドサインでハンコを押す作業をなくす

書類にハンコを押す作業もデジタル化できます。捺印が必要な書類には稟議書や契約書、検品書などがありますが、このような書類にハンコを押す作業はタイムロスにつながってしまいます。

捺印についてもクラウドサインなどの電子契約サービスでデジタル化することが可能です。デジタル化によってハンコを押す作業をなくすことで、手間と時間を大幅に省くことができます。

デジタイゼーションのメリット

デジタイゼーションに取り組むことで、様々なメリットを得ることができます。どのような効果が得られるのか、デジタイゼーションによって得ることができるメリットをご紹介します。

作業が効率化できる

手間と時間がかかる単純作業を自動化することで、作業を効率化できます。

人が行っていた作業を機械に任せることで、短時間で作業できるようになります。手が空いた社員は他の仕事をこなすことが可能です。

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人的ミスを防止できる

人が行っていた作業をデジタル化することで、人的ミスを防止できます。

人が手作業で作業しているとミスが発生します。とくに膨大な単純作業ではミスが発生しやすくなります。

人が行っていた作業を機械に任せることで、人的ミスを防止することが可能です。

データの保管や検索が楽になる

資料の保管をデジタル化することで、資料の保管やデータの検索が楽になります。

大量の資料を保管するためには、資料室など物理的に広いスペースを確保しなければなりません。

資料の保管をデジタル化することで、保管のためにスペースを用意する必要なくなります。

過去の資料を使って調べものをしたいときにも、デジタル上の検索機能を使って簡単にデータをピックアップすることが可能です。

人手不足が解消できる

現代では少子高齢化が進んでいて、人手不足が問題になっています。

人が手作業で行っていた作業をデジタル化して機械に任せることで、社員が少人数であっても業務が回るようになります。

そのためデジタイゼーションは人手不足の解消にもつながります。

作業をデジタル化することは、社員の残業を減らすことにもつながるため、働きやすい環境づくりを進めて社員の雇用につなげることも可能です。

まとめ

この記事ではデジタイゼーションについて、メリットと具体的な例についてご紹介しました。

人が行っていた業務をデジタル化するデジタイゼーションによって、作業が効率化できたり、人的ミスを防止できたりと、企業の経営において様々なメリットを得ることができます。

ぜひこの記事でご紹介した方法を参考にしてデジタイゼーションに取り組んでみてください。