会社の備品を紛失した時の対応｜役立つ紛失防止・予防策をご紹介

社員に会社のスマホやパソコンなどを貸与する会社は多くあると思いますが、このような会社の備品を社員が紛失してしまう可能性があります。

ここでは、社員が会社の備品を紛失した時について、どのようなリスクがあるのか、また会社側はどのような対応をすればいいのかご紹介します。

効果的な紛失防止や予防策についても合わせてご紹介していきます。

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会社の備品を紛失してしまった場合のリスク

会社から貸与されているスマホやパソコン、USBなどには重要な情報が多く入っています。

このような備品を紛失してしまった場合に伴うリスクについてご紹介していきます。

個人情報が流出される

個人情報の漏洩は社会的問題になっていますが、そのうち約45％は物品の紛失が原因です。

会社のスマホやUSBの中には、資料や連絡先など顧客の情報が大量に保存されています。

会社の備品を紛失することは、これらの個人情報が流出してしまうことにつながります。

詐欺に悪用される

流出した個人情報は、詐欺グループによって悪意のあるダイレクトメールや振り込め詐欺に悪用されたり、個人情報がリストとして犯罪グループに転売されたりする可能性があります。

会社への信用が低下する

上記のように悪用される危険性があるので、顧客は情報管理体制に不満を持ち、会社への信用が低下します。

こうなると顧客を失うことにつながり、一度失った会社への信用を取り戻すことはとても困難です。

備品を紛失した時にはどうすればいいのか

社員が会社の備品を紛失してしまったら、会社側はどのような対応をすればいいのか手順をご紹介していきます。

すぐに報告させる

会社の備品を紛失しても、すぐに社員が報告してこないことは多くあります。

ですが重要な情報を紛失してしまったら、被害を最小限におさえるためにも対応は迅速にすべきで1分1秒を争います。

社員が会社の備品を紛失したらすぐに会社に報告させるよう、指導を徹底しましょう。

社員に報告させる時には以下の3つを報告させましょう。

• 保存されている情報の内容
• 紛失した備品の特徴
• 紛失するまでの経緯

より具体的な情報を収集することによって対応がしやすくなります。

遠隔ロックや位置検索をする

社員に報告させたら、スマホであれば携帯会社に問い合わせて遠隔操作で端末をロックしてもらうよう依頼したり、GPSで位置情報を検索することができます。

社員に貸与する時は、遠隔ロックや位置検索の機能を付けておきましょう。

顧客に謝罪する

個人情報が流出したまま放置すると、悪用されて顧客が被害を受ける危険があります。

また、隠しているとさらに企業の信用の低下を招いてしまいます。

紛失して個人情報を流出している可能性があるとわかったら、すぐに顧客に発信しましょう。

被害が明らかに予想されるという場合には、訪問して謝罪をすべきです。

流出した情報の数が多すぎて個別な対応ができない場合には、会社のホームページや新聞の社告で、謝罪と状況の説明、注意喚起をしましょう。

備品を紛失した社員への処遇

備品を紛失した社員に対しては、ペナルティなど処遇はどうすればよいのかご紹介します。

会社側が社員に対して与えるペナルティには、解雇や懲戒処分などがあります。

まずは事実確認をする

備品を紛失した社員の処遇をどうするか考えるために、被害の大きさがどのような場合でも、まずは正確で詳細な事実をしっかりと確認することが必要です。

社員の処遇を決める時には、始末書やヒアリングによって、きちんと事実を確認しましょう。

社員にどのくらいの落ち度があったのか、会社側の管理は適切であったか確認します。

その上で以下のような詳細な事情聴取も行うことになります。

• 紛失した経緯
• 社員の落ち度など責任重さ
• 会社の管理体制
• 被害の大きさ

事実を確認したら、状況に合った適切な対応をしましょう。

紛失した備品の実費を請求する

会社が貸与して、社員が使用していた会社のスマホやUSBなどは会社の備品です。

社員によって備品を紛失したり故障させた場合は、備品の代価として実費を請求することができます。

ですが会社側が社員をきちんと教育・指導している必要があります。

全ての責任を社員だけに請求してしまっては、反発を招いたり、やる気を失わせることにつながります。

顧客被害の賠償を請求する

備品の紛失による情報流出によって被害にあった顧客や取引先から賠償金が請求されることがあります。

このような賠償金を会社が支払った場合には、会社が備品を紛失した社員に対して損害賠償を請求することもできます。

また顧客が減少したことによって会社に損害が生じたという場合も当てはまります。

ですが会社側の管理体制が整っていたかどうか、被害額の大きさ、社員が支払える状態かなど事情によって請求できる金額は変わってきます。

減給や解雇などの懲戒処分

社員を懲戒処分で減給や解雇できる場合もあります。

どのような懲戒処分にするかその種類や重さは、責任の重さによって異なります。

ほとんどの場合、社員はわざと備品を紛失するわけではないので、社員に求められる責任は必ずしも高くはありません。

会社側の管理体制や被害額によっても変わります。

場合によっては減給や解雇ができることもありますが、多くの場合は軽い懲戒処分となることが多いです。

個人情報を守るための防止策

会社のスマホやUSBなどを紛失してしまうとことによって個人情報や会社の重要な情報が流出するのを防ぐための対策についてご紹介します。

会社の経営者が、社員全員の行為をすべて管理しておくのは不可能なので、日頃から教育や指導をしっかりと行う必要があります。

大量の情報をUSBに保存させない

USBは小さくてとくに紛失しやすいので、大量の顧客情報や業務資料は保存させないようにすることが大切です。

大抵の業務は会社のサーバーから情報を検索すればこなすことができます。

終了した案件に関する資料はUSBのような持ち出すことができるメディアには長期間保存させないようにすることでも、情報流出する可能性を下げることができます。

暗号化したりパスワードを設定する

仕事の都合によってどうしてもUSBに多くの情報を保存しなければならないという場合には、紛失した場合に備えてファイルを暗号化したり、パスワードを設定したりしましょう。

このようにすれば、もし紛失して悪意のある人間の手に渡った場合にも簡単にファイルを開かれずに済みます。

仕事量や業務スタイルを改善する

会社から情報を持ち出さなければならない状況となっている場合には、会社の業務スタイルを改善することが必要です。

例えば、業務量が多すぎるせいで持ち帰り残業が長時間あるような場合などが当てはまります。

勤務時間内に終わらせることができないような仕事量は、USBなどによって多くの情報を持ち出すことを助長してしまいます。

仕事の割り振り方などに問題があるという場合には、社員に振る仕事量など毎日の業務スタイルを改善しましょう。

備品を紛失するリスクについて注意喚起をする

会社の備品の紛失は、個人の注意不足によって起こることがほとんどです。

社員一人一人が備品を紛失することによってどのようなリスクが伴うのかを認識して、注意をする必要があります。

紛失するリスクの重大性とともに紛失した時にどのように対応すべきかもしっかり共有しましょう。

備品の紛失を防げるサービス「Mamorio Biz」

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けの備品の紛失を防止できるサービスです。

取り付けるタグ型と這って使えるシール型があり、パソコンやUSBの他、IDカード、鍵、など管理したい備品に取り付けて使えます。

専用のアプリをスマホでダウンロードして、簡単なセットアップを行うと使い始めることができます。

MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から安全性やデザイン性が高く評価されています。

経済産業省が主催するプログラム「J-Startup」の採択を始め、グッドデザイン賞、2018年度 日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、デロイト トウシュ トーマツ リミテッド 2018年 日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しています。

MAMORIO Bizの製品をご紹介

MAMORIO Bizでは、それぞれの用途に合わせて「タグ型」と「シール型」の2種類のタイプがあります。

タグ型のMAMORIO S

備品に取り付けるタグ型のMAMORIO S は、様々な備品に付けて利用できます。

価格：3,000 円（税抜） / 個

サイズ：35.5mm x 19mm x 厚さ 2.8mm

重さ：2.4g

電池寿命：約1年間

シール型のMAMORIO FUDA

備品に貼って使えるシール型の MAMORIO FUDA は、タグ型のタイプが付けられないパソコンなどの機材に貼って利用できます。

価格：3,000円（税抜） / 個

サイズ：24mm x 36.2mm x 厚さ 3.4mm

重さ：3.4g

電池寿命：約1年間

参考：その他製品詳細についてはこちら

MAMORIO Bizのメリット

MAMORIO Bizのメリットについてご紹介します。

小さくてコンパクト

MAMORIOは、世界最小クラスのコンパクトな紛失防止デバイスです。

小さくて薄いタグ型、貼って使えるシール型など、利用する備品やシーンに合わせてコンパクトで邪魔にならずに紛失防止対策が可能になります。

アプリの通知によって紛失を防止できる

MAMORIOを取り付けた備品が一定の範囲内から離れると、スマホに通知がきて知らせてくれます。

営業先など外出先で置き忘れてしまうことで紛失するのを未然に防ぐことができます。

法人に合ったサポートが充実

紛失してしまった場合にも、専門のサポートデスクが捜索を支援するので、紛失によって起こるトラブルを最小限におさえることができます。

他にも法人向けならではの便利なサポートが充実しています。

参考：その他サポート詳細についてこちら

まとめ

ここでは、社員が会社の備品を紛失した時について、生じるリスクや、会社側がすべき対応、防止策についてご紹介しました。

社員が会社のスマホやパソコン、USBなどの備品を紛失してしまうと危険があります。

社員が会社の備品を紛失したら、被害を最小限におさえるために迅速に対応することが大切です。

備品を紛失した社員の処遇については、事実確認をしっかりしてから適切な対応をしてください。

備品の紛失や情報の流出を未然に防ぐための防止策も多くあるので、今回ご紹介した内容を参考にしながら対策をしてみてください。