上司や取引先を納得させる、「経緯報告書」の書き方とポイント

仕事をしている中でトラブルが起きた場合は、その経緯や経過について報告するための経緯報告書を作成する必要があります。この記事では、トラブルが起きた際の経緯報告書の書き方について説明していきます。

シーンごと「社内向け」の経緯報告書の書き方と「社外向け」の経緯報告書の書き方に分けてそれぞれご説明します。経緯報告書の作成に使えるテンプレートも載せてありますので、ぜひご活用ください。

経緯報告書とは

経緯報告書は、仕事をしている中でトラブルが起きた時にその経緯や経過について報告するための文書です。経緯報告書は経過報告書とも言われ、トラブルがまだ解決していない進行中に提出されます。

経緯報告書と似た文書に「顛末書」という文書があります。経緯報告書は起きたトラブルが解決していない段階で作成されますが、これに対して顛末書はトラブルが収束した後に作成されその事態の一部始終や経緯を報告します。

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経緯報告書の目的とその重要性

経緯報告書は、組織内で発生した問題や事故を上層部に報告するための重要なツールです。これは、問題が発生した場合に、その詳細と現状を迅速かつ正確に伝えることを目的としています。経緯報告書は、組織間のコミュニケーションを円滑にし、リスク管理を強化し、説明責任を果たすための手段となります。問題の発生源を特定し、再発防止策を立案するための基礎情報を提供します。経緯報告書が適切に作成され、適切に使用されることで、組織全体の問題解決と改善が進められます。

経緯報告書の事例とケーススタディ

経緯報告書の作成と使用について理解を深めるために、具体的な事例を挙げてみましょう。例えば、ある製造会社では、製造ラインでの機械の故障が発生しました。この問題を上層部に報告するために、経緯報告書が作成されました。報告書には、故障が発生した日時、場所、機械の詳細、故障の原因と現状、そして対策が詳細に記載されました。この報告書により、上層部は問題を迅速に把握し、適切な対策を講じることができました。

経緯報告書の基本的な書き方

経緯報告書の基本的な書き方についてご説明します。経緯報告書では事実を簡潔に記載することが大切です。

5W1Hを意識

経緯報告書では「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを「Why（なぜ）」「How（どのようにしたか）」という「5W1H」を意識して書くことが基本です。5W1Hを意識して書くことで、正確な情報を簡潔に伝えることができます。

こちらに反省すべき点がある場合は謝罪の姿勢を示す一文を入れる必要がありますが、相手側に原因がある場合は上記のように内容を報告するだけで良いです。

出来事を時系列で報告

出来事やそれに関わった人物について時系列で報告していきます。経緯報告書（経過報告書）は、現在の状況を報告し、報告相手に理解してもらうことが目的です。

「現在の状況はどうなっているのか」「そこにいたった経緯はどのようだったのか」「今後どのようになりそうなのか」という3点を盛り込みましょう。

意見の相違や記憶違いなどがある場合はそちらも記載しておきます。ボリュームが多い場合は、時系列で報告する部分を別紙に記載するのもおすすめです。

簡潔に

経緯報告書は回りくどい言い回しや曖昧な表現は避けて、読む人に正確な情報が簡潔に伝わるようにしましょう。

事実のみを伝えて、なるべくシンプルな内容になるようにします。書き始めはだらだらとした前置きはせずに、はじめに結論を記載しましょう。経緯報告書で伝えたいことの要約から書き始めます。簡潔に事実を伝える経緯報告書の書き方は、基本的に一般的なビジネス文書の書き方と同じです。読む相手の立場になって書くことで、より簡潔で伝わりやすい文章になります。

経緯報告書をメールで送る場合

メールで経緯報告書を送る場合の書き方についてご説明します。

件名は「〇〇に関する経緯報告」とします。本文は「〇〇の件について、以下の通り報告いたします」と記してその下に経緯を記載します。この際、経緯の部分を「>>>」や「<<<」で囲んだり「（経緯ここから）」「（経緯ここまで）」と記して、どこからどこまでが経緯なのかわかりやすくしておきましょう。「経緯報告書を文書としてほしい」と要求された場合は、経緯報告書を文書ファイルで作成し、メールに添付して送りましょう。

メールで送る際は内容がリークする可能性があるため、内容によってはメールで送らない方がいい場合もあります。経緯報告書のファイルを暗号化してメールで送るという方法もあります。企業によっては経緯報告書のような機密文書をメールで送ることを禁止しているところもあります。社内のメンバーに送付する場合を除き、メールで経緯報告書を送る場合は前もって上司の許可を得ましょう。

経緯報告書のシーン別の書き方

経緯報告書の書き方をシーン別に分けて「社内向け」「社外向け」それぞれご説明します。

「社外向け」の経緯報告書を作成する場合はより慎重に作成する必要があります。

社内向けの経緯報告書の書き方

社内向けの経緯報告書は、問題が起きていることと、今後しっかり対処していくことを記載すれば大丈夫です。具体的な体策も必要ですが、細かい部分は口頭で説明してフォローすれば問題ありません。

社外向けの経緯報告書の書き方

社外向けの経緯報告書は、憶測などは決して書かずに事実のみを客観的に書くようにしましょう。トラブルの状況を正確に理解した上で、今後の対策について協議する場合もあります。

さらに社外向けの経緯報告書では、単純にすべてを正直に記載するだけでなく、相手との関係性も考慮した内容にする必要があります。自分の会社が発表する公式文書となるため、作成したら必ず上司などに確認してもらうことをおすすめします。

経緯報告書のテンプレート

経緯報告書のテンプレートを「社内向け」「社外向け」それぞれ載せますので、参考にしてみてください。

Wordファイル形式の経緯報告書テンプレートダウンロード

編集可能なWordファイル形式の経緯報告書のこちらのライブラリからダウンロードできます

社内向けテンプレート

○年○月○日

○○部　○○　○○殿

○○部　○○　○○

○○に関する経緯報告

○年○月○日に発生しました○○について、下記の通り報告いたします。

発生日時

発生場所

内容

原因

経過

以上

社外向けテンプレート

○年○月○日

株式会社　○○

○○部長　○○　○○様

株式会社　○○

○○部　山田　一郎

○○に関する経緯報告書

拝啓　時下益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、誠に有難うございます。

このたび　○年○月○日に発生いたしました○○の経緯について、詳細を以下にご報告させていただきます。

敬具

記

発生日時

発生場所

内容

現状

経緯

以上

この度はご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんでした。深くお詫び申し上げます。

経緯報告書と他の報告書との比較

組織内で使用される他の種類の報告書と比較して、経緯報告書はそのユニークな特徴と重要性を持っています。例えば、進捗報告書やプロジェクト報告書は特定のタスクやプロジェクトに焦点を当てるのに対し、経緯報告書は組織全体の問題や事故に対する包括的な視点を提供します。これにより、経緯報告書は組織のリスク管理と説明責任の観点から特に重要となります。また、経緯報告書は、問題の詳細と現状を迅速かつ正確に伝えることを目的としており、これは他の報告書とは異なる重要な特徴です。

技術ツールと自動化の活用

現代のテクノロジーは、経緯報告書の作成と管理を効率化するための強力なツールとなります。特に、クラウドベースのドキュメント管理システムやワークフロー自動化ツールは、報告書の作成、レビュー、承認、保存を一元化し、一貫性を確保します。これらのツールは、組織全体での情報共有を促進し、経緯報告書の品質と利便性を向上させます。また、これらのツールは、報告書の作成と管理を効率化し、時間とリソースを節約することができます。

まとめ

ここまで、トラブルが起きた際の経緯報告書の書き方についてご説明しました。仕事をしている中でトラブルが起きた場合は、緯報告書を作成してその経緯や経過について報告する必要があります。

経緯報告書では事実を簡潔に記載しましょう。「社内向け」の経緯報告書と「社外向け」の経緯報告書とで書き方は少し異なります。「社外向け」の経緯報告書では、相手との関係性も考慮した内容にしなければなりません。経緯報告書を作成する際は、今回ご紹介した書き方やテンプレートを参考にしていただければ幸いです。

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