鍵の紛失防止｜大事な鍵を管理、保有している人はぜひ導入したい紛失防止対策

鍵を追加したり、必要なくなって回収したり、会社の鍵を管理するのはなかなか大変です。

鍵を紛失した際には緊急に対応する必要が出てきて、大きなリスクも伴うので、鍵の紛失で悩んでいる管理者の人は多くいると思います。

ここではたくさんの鍵を管理している業界の事例、鍵を紛失場合に発生するリスクとともに、有効な鍵の紛失防止対策についてご紹介します。

鍵を大量に管理している業界の例

とくに鍵を大量に管理することになる業界の例を以下にご紹介します。

鍵を大量に管理している業界では鍵の管理がよりいっそう大変になるのでしっかり管理できるよう対策する必要があります。

不動産でのマンションの鍵の管理

不動産では管理する物件の数が増えれば増えるほど、鍵の管理が大変になります。

物件の数が多いと、清掃業者や水道会社に鍵を貸し出したりするだけでも多くの手間と時間がかかります。

今まではドアノブに引っ掛けて使用する鍵管理BOX が一般的に使われてきましたが、それだけで対応するのは手間がかかり大変です。

現在ではよりハイレベルな鍵管理も可能になっているので、最新の技術を取り入れて効率化することができます。

電力や水道などのインフラでの基地局や出張所の鍵の管理

拠点がいくつもある場合や、数千本の鍵を管理する必要も出てきます。

インフラでは不正使用を防ぐための工夫が大切です。

例えば作業する人をグループに分けてそれぞれのグループに鍵を使用できる時間を設定したり、不正使用が発覚した時には管理者に通知するよう周知したり、カメラなどでキーボックスが設置されている場所を確認できるようにしたり、管理者が承認した時には暗証番号を入力できるようにするなどの例があります。

オフィスでの会議室や資料室の鍵の管理

企業の規模が拡大していくと支店が増えていくのに応じて管理する鍵は次第に増えていきます。

その部屋に使用できる鍵を制限して管理することによってセキュリティを向上させることができます。

入退室管理システムを設置する必要があり、さらに入退室管理システムに認証してしないと鍵を取り出せないように設定することもできます。

鍵を紛失した場合のリスク

会社の鍵をなくすと、どのようなリスクが発生するのかについてご説明します。

鍵をなくしてしまうと、第三者が拾って悪用しようと考えている人に渡ることがあり、こうなった場合には悪用される危険が出てきます。

悪用されると被害が大きくなりますが、家の鍵と違って会社の鍵だとさらに大きな被害につながってしまいます。

なくした会社の鍵を使って会社にある物を盗難される危険があります。

鍵で管理していたお金の他、個人情報を含むものを盗まれることもあるかもしれません。

鍵を紛失することは盗難だけでなく個人情報の漏えいにつながる危険があるのです。

最近では企業からの個人情報の漏えいが問題になっていて、個人情報の漏えいによって被害がどんどん広がっていくこともあります。

鍵のトラブルから、個人情報漏えいのトラブルに発展して、会社のイメージダウンや存続の危機につながることもあるのです。

鍵をなくしてしまった本人は、社会人として責任をとることになる可能性もあります。

勤めている会社や被害の大きさによって異なりますが、始末書の提出、鍵の交換費用の実費の他、大きな被害につながった場合には解雇処分となる可能性もあります。

会社の鍵をなくしてしまうと大きなリスクを伴うことを頭に入れて、扱いに十分に注意していくことが大切です。

鍵を管理することの難しさ

会社にある大量の鍵を完璧に管理することは難しいです。

一つの職場であってもあらゆる場所で使う鍵があるので、ロッカーの鍵、机の引き出しの鍵、部屋の鍵、金庫の鍵など、数多くの鍵があります。

中には機密情報が入った文書のファイルや顧客リストが入っているパソコンなど重要な物が多くありますが、このようなものを保管してある場所の鍵はとくにしっかり管理しなければなりません。

大切な鍵も多くあり、全体の数を考えると大量にある鍵を管理しなければならないので、鍵の管理に関わる人への負担は大きくなります。

鍵の紛失を防止して管理する方法

そこで、鍵の紛失を防ぎながらしっかりと管理できるおすすめの方法を以下にご紹介します。

鍵を持ち出す際には申請して管理する

鍵を持ち出す場合には担当者へ前もって申請することを義務にします。

どの鍵を持ち出すのか記録して、誰がどの鍵を持ち出しているのかわかるようにして管理しましょう。

持ち出す鍵についての申請書を用意しておいて、持ち出す人は「持ち出す目的」「期間」「使用する場所」を記入するようにします。

こうすることで持ち出した鍵を「誰が使ったか」「どこで使ったか」を把握できるようになります。

紛失しても見つけやすくなり、紛失した際の対処もスムーズにできます。

管理台帳とラベルで鍵を管理する

たくさんある鍵も台帳とラベルを使って管理すると、状況などを把握してしっかり管理できます。

まずは管理台帳を作成しましょう。

管理台帳はエクセルなどを使って作成する場合が多いです。

次にラベルを作りましょう。

ICタグ付きのラベルを鍵に貼りつけると、鍵が保管されている場所などを把握できるようになります。

定期的に棚卸しをして鍵をチェックしていくことも大切です。

棚卸しで定期的に鍵をすべてチェックすることで、管理台帳に記載されている情報と実際の鍵の状態に違いがないか確認しましょう。

管理ラベルを鍵に直接貼り付けるのではなく、ラベルを名札に貼り付けて、その名札を鍵に取り付けるのがおすすめです。

こうすることで直接ラベルを貼り付けられないような小さい鍵も管理することができます。

このようにシステム化することによって、鍵が今どこにあるのかが一目で分かるようになり、大量にある鍵もしっかり管理できます。

紛失したらすぐに報告するよう指導

社員たちに向けて、鍵をなくしてしまった場合にはすぐに会社へ報告するように日頃から指導しておきましょう。

鍵を紛失したらすぐに連絡することで、紛失した鍵を拾った人が悪用して開けられないようにロックするなどの対応を早く行うことができます。

こうして会社への被害を防ぐことができます。

なくなった鍵が関わっている場所に連絡することも必要です。

警備会社が管轄しているビルの鍵をなくしたという場合には、警備会社に連絡を入れましょう。

社員の中には鍵をなくしても「怒られるから黙っていよう」と考えて、すぐに会社に報告してこないという場合も多いです。

鍵を紛失したことを会社へ連絡するのが遅れれば遅れるほど、対応が遅れてしまうので、被害が大きくなってしまいます。

社員たちへ指導する際には、鍵を紛失した場合に伴うリスクや早急な対応の大切さと合わせて指導しておきましょう。

「Mamorio Biz」で鍵の管理・紛失防止を

「MAMORIO Biz 」は紛失防止デバイス「MAMORIO」を利用した法人向けの備品の紛失を防止できるサービスです。

取り付けるタグ型と這って使えるシール型があり、パソコンやUSBの他、IDカード、鍵、など管理したい備品に取り付けて使えます。

専用のアプリをスマホでダウンロードして、簡単なセットアップを行うと使い始めることができます。

MAMORIOを利用している法人は1,500社以上あり、施工事業からシステム会社まで幅広い業界から安全性やデザイン性が高く評価されています。

経済産業省が主催するプログラム「J-Startup」の採択を始め、グッドデザイン賞、2018年度 日経優秀製品・サービス賞 最優秀賞、デロイト トウシュ トーマツ リミテッド 2018年 日本テクノロジー Fast50 12位など、様々な賞を受賞しています。

MAMORIO Bizの製品をご紹介

MAMORIO Bizでは、それぞれの用途に合わせて「タグ型」と「シール型」の2種類のタイプがあります。

タグ型のMAMORIO S

備品に取り付けるタグ型のMAMORIO S は、様々な備品に付けて利用できます。

価格：3,000 円（税抜） / 個

サイズ：35.5mm x 19mm x 厚さ 2.8mm

重さ：2.4g

電池寿命：約1年間

シール型のMAMORIO FUDA

備品に貼って使えるシール型の MAMORIO FUDA は、タグ型のタイプが付けられないパソコンなどの機材に貼って利用できます。

価格：3,000円（税抜） / 個

サイズ：24mm x 36.2mm x 厚さ 3.4mm

重さ：3.4g

電池寿命：約1年間

参考：その他製品詳細についてはこちら

まとめ

ここでは鍵の紛失防止や管理についてご紹介しました。

たくさんの鍵を管理している業界では、鍵の管理を効率良く行うことが必要です。

会社の鍵を紛失した場合には個人情報の漏えいなど大きなリスクが発生します。

鍵はしっかりとした管理をして、社員へ管理の大切さについて周知していくことが大切です。

たくさんある会社の鍵を管理するのは大変ですが、ご紹介した方法で安全に効率良く管理できるので、ぜひ活かしてみてください。