【企業における紛失物管理の実情と経緯報告書の役割に関する実態調査】　「72.4%」が経緯報告書の作成に「負担がある」と回答

調査サマリー

・自社で最も紛失が報告されていると感じる社内物品は「文書・書類」が35.9%、「スマートフォン」が19.3%、「社員証」が17.2%
・紛失防止対策として自社で導入しているものの最多は「物理的セキュリティ(鍵、ロック等)」で41.7％
・紛失防止対策「当てはまるものはない(対策をしていないを含む)」が31.3%　3割以上の企業で選択肢にあげられた対策は行っていない
・経緯報告書の作成負担は「非常に負担が大きい」(27.1%)、「ある程度の負担はある」(45.3%)
・経緯報告書を作成するにあたって「経緯（時系列）」や「状況」を思いだすこと、「とても困難(15.6%)」「やや困難(46.9%)」
・「自身の行動履歴を確認できるツール」64.6%が「活用したい」

調査概要

調査方法：インターネット調査
調査対象：現在会社に勤めており、経緯報告書を作成したことのある全国の男女 （全国調査）
有効回答数: 192
調査実施日：2024年4月12日

調査背景

企業において、社用物品の紛失は日常的に起こる問題の1つです。
文書やスマートフォン、社員証などの重要な物品が紛失すれば、業務の支障や情報セキュリティ上のリスクにもつながります。
そのため、企業では紛失時に発見に至るまでの経緯・再発防止策などを記した「経緯報告書」を作成することが一般的です。
しかし、紛失時の詳細な状況を正確に記録することは容易ではなく、報告書作成のためのリソースと時間を要すると考えられます。
そこで、経緯報告書作成の実際の負担感や、報告書作成を補助するツールの活用ニーズなどを、広く調査するとともに、紛失問題とその対応策の実態を把握し、経緯報告書作成の負担軽減や、紛失予防・発生時対応の改善につなげるべく、今回の実態調査を行いました。

調査結果

自社における最も紛失の多い社内物品は文書・書類

まず、「自社で最も紛失が報告されていると感じる社内物品は何ですか？」と質問をしたところ、「文書・書類」が35.9%と最も多い結果となりました。
次いで「スマートフォン」が19.3%、「社員証」が17.2%と続きます。
「文書・書類」の紛失が最も多い背景には、日々の業務の中で頻繁に利用されるため、どうしても紛失のリスクが高くなってしまうことが考えられます。
紙媒体の書類は鍵をつけたり、トラッキング機能を用いることが難しいため、管理方法が困難なことも紛失しやすい理由として考えられるかもしれません。重要な情報を含む文書の管理には細心の注意を払う必要があるでしょう。
一方、スマートフォンやICカードの社員証の紛失も少なくありません。
これらは個人情報の漏洩や、第三者による不正利用など、セキュリティ面でも大きな問題につながる可能性があります。
この結果をふまえて紛失の理由には「物品の小ささ」だけではなく「使用頻度が高いこと」が影響していると考えられます。

企業の紛失対策、まだ課題も 〜物理的セキュリティと教育の両輪が重要〜

次に「紛失防止対策として自社で導入しているものは何ですか？(複数回答可)」といった質問で、最も多くの回答を集めたのは「物理的セキュリティ(鍵、ロック等)」の41.7%でした。
一方で、「当てはまるものはない(対策をしていないを含む)」が31.3%と、3割以上の方が選択肢にあげられた対策は行っていないことが明らかになりました。
社内物品の紛失は深刻な問題にもかかわらず、未だ手つかずのところも少なくないようです。
また、3番目に多かったのが「セキュリティ教育・訓練プログラム」の24.5%でした。
従業員一人ひとりの意識改革も重要な取り組みだと言えるでしょう。
このように、企業によって紛失防止への取り組み姿勢に大きな差があるのが現状です。
組織全体で問題意識を共有し、物理的セキュリティの強化や従業員教育の徹底など、多角的な対策を講じることが求められます。

社用物品紛失時の経緯報告書作成の負担

社用物品の紛失が発生した後、万が一発見に至らなかった場合、「経緯報告書」を作成するということも少なくはありません。
発見に至ったとしても、なぜ一度紛失をしてしまったのか、今後の紛失対策としてどうすべきか、などを経緯報告書としてまとめるケースもあります。
そんな紛失時の経緯報告書の作成負担について、「非常に負担が大きい」(27.1%)や「ある程度の負担はある」(45.3%)と、半数以上が負担感を感じていることが明らかになりました。
紛失した物品の特定、発見に至るまでの経緯の詳細な記録、再発防止策の検討など、経緯報告書の作成は決して簡単な作業ではありません。
特に、紛失物品が重要な情報を含む文書やスマートフォンなどの場合、セキュリティ上の懸念もあり、より慎重な対応が求められます。
にもかかわらず、多くの企業で報告書作成そのものが大きな負担となっているのは問題だと言えます。
物品管理の観点からも、そして従業員の業務負荷の観点からも、報告書作成の負担を軽減する方策を検討する必要があるでしょう。
例えば、報告書のテンプレート化や、事前の対応マニュアル整備などにより、報告書作成の標準化を図るのも一案です。
また、報告書作成以外の紛失対応業務の分担など、組織全体で対応を検討することも重要です。
社用物品の紛失は避けるべき事態ではありますが、発生した際の負担軽減も課題として捉える必要があるといえるでしょう。

経緯報告書作成における時系列記録の課題

経緯報告書の作成にあたっては、物品の紛失からその後の発見に至るまでの経緯や状況を正確に記録する必要があります。
ところが「経緯報告書を作成するにあたって「経緯（時系列）」や「状況」を思い出すのが困難なことはありましたか？」といった調査の結果、半数以上が「とても困難(15.6%)」「やや困難(46.9%)」と、記憶の引き出しに苦労している実態が明らかになりました。
社用物品の紛失は、日々の業務の中で気づかないうちに発生することも多いでしょう。
その後の慌ただしい対応の中で、いつ、どのように紛失したのか、あるいはどのような経緯で発見できたのかを詳細に思い出すのは容易ではありません。
特に、時間が経過してしまえば、当時の状況をきちんと振り返るのが難しくなってしまいます。
そのため、紛失発覚後すぐに経緯報告書の作成に取り掛かることが重要だと言えますが、業務の最中に余分な時間を割くのも容易ではありません。
このジレンマに悩む企業も多いのが実情だと考えられます。
経緯報告書作成の負担軽減と同時に、紛失時の記録の正確性を担保する方策についても、組織全体で検討していく必要があるでしょう。

社用物品の紛失時における「行動履歴記録ツール」の活用

社用物品の紛失時に作成が求められる経緯報告書について、先述のとおり、具体的な経緯や状況を思い出すのが難しいという課題が浮き彫りになりました。
そこで、「自身の行動履歴を確認できるツール」があれば、報告書作成の際の時系列の補佐として活用したいと考えている方が多いことも明らかになりました。
調査によると、64.6%が「とても活用したい」「やや活用したい」と回答しています。
このようなツールがあれば、紛失時の具体的な状況を正確に振り返ることができ、経緯報告書の信頼性が高まることが期待できますし、作成の負担軽減にもつながるでしょう。
社用物品の紛失は、業務への支障や情報セキュリティ上のリスクにもつながる深刻な問題です。
紛失予防と発生時の対応の両面から、先進的な施策を検討していく必要があるでしょう。

MAMORIO Bizの活用について

MAMORIO Bizは、Bluetoothを使ったタグと連携したスマートフォンアプリ、そして一元管理できるWebコンソールから成る、企業向けの紛失防止IoTソリューションです。 
MAMORIO Bizの活用により、物品の所在確認や持ち出し状況の把握が容易になります。
MAMORIOを取り付けた物品が紛失してしまった際の経緯報告書作成においても、いつ・どこで紛失したのか、時系列と状況の記録が可能となります。 
さらに、管理コンソールでは、企業が管理する物品の最新の位置情報や検知状況を一覧で確認できるので、報告書作成の負担を大幅に軽減できます。 
加えて、MAMORIO Bizは共有備品の持ち出し管理や台帳出力にも対応しているため、企業の物品管理事務作業の効率化も図ることが可能です。
予防対策と発生時の対応の両面で役立ち、経緯報告書作成の負担軽減と、紛失防止対策の実現ができる実践的なIotソリューションをMAMORIO Bizでは目指しています。

ホワイトペーパーのダウンロード

今回の記事を含め、その他にも便利なホワイトペーパーをご用意しております。

以下より閲覧・ダウンロードいただけますので是非ご覧ください。

=====

https://mamorio.biz/whitepaper

=====